Prisma användarstöd logga

Handlingskort

Alla diarieförda handlingar i Prisma ECM har ett handlingskort. Du kan skapa nya handlingar och koppla relaterad information till handlingskortet. Vill du diarieföra dokument och e-postmeddelanden i ett ärende laddas filen upp och kopplas till ett eget handlingskort.

Det finns ett särskilt handlingskort för godkännande av villkor, se Godkännande av villkor.

Allmänt om Handlingskort

Första handlingskortet i en ansökan

När en ansökan diarieförs skapas per automatik det första handlingskortet, den obligatoriska informationen kopieras från ansökanskortet. Denna första handling består av forskarens ansökan i PDF-format och handlingen går inte att ta bort.

(A) Registrera

(B) Grunddata



(C) Nästa

(D) Visa kopplat dokument

(E) Visa ärende

(F) Duplicera

Information som kopierats från ärendekortet.

I fliknivå två finns ytterligare information om handlingen, beroende på typ av handling. Påminnelser kopplade till handlingen, anteckningar, ekonomisk sammanfattning för ansökan och klassificeringsinformation.

Visar nästa handlingskort.

Visar det dokument som utgör själva handlingen (i ovanstående fall ansökans PDF).

Visar ärendekortet handlingen är kopplad till (i ovanstående fall ansökningsärendet).

För att skapa en kopia av handlingen som du kan koppla till ett annat ärende.

Handlingskortets fält

Handlingskortets fält när du skapar ny handling

(A) Postlista

(B) Tillkomst


(C) In/Ut datum

(D) Exp-datum

(E) Handlingstyp
























(F) Titel

Uppgift om vilken postlista handlingen tillhör.

Du anger om handlingen är inkommande (In) eller utgående (Ut). En handling som inte ska expedieras är upprättad (Upprättad), det kan till exempel vara beslut, protokoll, PM eller en handlingsplan inom den egna myndigheten.

Dagen då handlingen inkom, skickades eller upprättades.

Datum för expediering, ingen obligatorisk uppgift, fältet kan lämnas tomt.

Du kan skriva in namnet på handlingstypen direkt i fältet eller klicka på förstoringsglaset för att välja en handlingstyp.
Några av handlingstyperna är kopplade till en viss ärendetyp och kan inte väljas, du får då ett felmeddelande.

Valbara handlingstyper visas när du klickar på förstoringsglaset

Här anger du en kort och begriplig titel, undvik förkortningar och personnamn. Texten kopieras automatiskt till fältet Beskrivning.

Öppna handlingskort

Öppna ett handlingskort från ärendekortet

  1. Öppna det aktuella ärendekortet.
  2. Klicka på fliken Information (A).
  3. Högerklicka på handlingen (B).
  4. Välj Egenskaper (C),

Vissa smarta sökmappar, exempelvis Signering, listar handlingar som även de öppnas enligt steg 3 - 4.

Koppla relaterad information till handlingskort

Steg 2, fliken Relaterad information

Inkommande handlingar, till exempel e-postmeddelanden och beslut, kopplas till ett eget handlingskort. Dessa filer räknas inte som relaterad information.

Varje dokument i Prisma ECM har ett dokumentkort med ett objektnummer som registreras i samband med att kopplas.

  1. Öppna ett befintligt handlingskort i Prisma ECM.
  2. Klicka på fliken Relaterad information (A).
  3. Klicka på Ladda upp fil (B) för att öppna Utforskaren.
  4. Dubbelklicka på filen du vill ladda upp (C).
  5. Fyll i uppgifterna i dokumentkortet och klicka OK.
  6. Stäng handlingskortet med krysset i övre högra hörnet.

Steg 3, dubbelklicka på filen du vill ladda upp från Utforskaren

Ett dokument som diarieförs på ett ärende kopplas till ett handlingskort och kan därefter inte redigeras eller tas bort.

Läs mer om att diarieföra och koppla dokument till ett handlingskort i Diarieföra handling.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.