Prisma användarstöd logga

Godkännande av villkor

När en ansökan beviljas och protokollet godkänns på beslutsmötet upprättas villkorshandlingen automatiskt med den information som finns i beslutet. Du som är handläggare för en beviljad ansökan får även en uppgift i Prisma ECM för att komplettera och publicera villkor för godkännande. Villkoren ska signeras av sökande och medelsförvaltare för att utbetalningarna ska kunna påbörjas.

Du kan lägga till särskilda villkor och justera senaste datumet för att signera villkoret. Det går även att skicka påminnelser och förlänga signeringsperioden.

Innan du publicerar villkoret för signering bör du noga kontrollera att det är korrekt

Upprättande av handling för godkännande av villkor

En egen handling för godkännande av villkor upprättas när en ansökan är beviljad och beslutet godkänt

Så snart beslutet för en beviljad ansökan godkänts upprättas automatiskt en handling (A) för godkännande av villkor i Prisma ECM.

I modulen Uppgifter skapas även en uppgift för godkännande av villkor (B), för den användare som är handläggare på ansökansärendet.

Handläggaren får en uppgift i Prisma ECM för den beviljade ansökan

Fliken Villkorsdata för godkännande av villkor

Granska och publicera villkor för godkännande på handlingskortets flik Villkorsdata

Följande information och viktiga funktioner vid granskning och publicering av villkor för godkännande hittar du på handlingskortet och fliken Villkorsdata:

(A) Status


(B) Kontraktsvillkor



(C) Information godkännande av villkor



(D) Återrapportering




(E) Engelskt godkännande av villkor


(F) Inkludera villkor

(G) Förhandsgranska godkännande av villkor

(H) Publicera godkännande av villkor

Kan vara "Parkerad", "Normal" eller "Stängd", kryssrutan Godkännande av villkor markeras när godkännande av villkor publicerats.

Lägg till/Ändra villkor öppnar ett dialogfönster där du kan ange särskilda villkor i textfältet. Om det finns texter i Prismas textbank kan du lägga till dessa med hjälp av rullgardinsmenyerna.

Visa villkor visar villkorstext som är kopplad till utlysningens bidragsform.

Informationen som visas hämtas från beslutet och kan inte ändras. Senaste datumet för att godkänna villkor räknas automatiskt fram för sökande och medelsförvaltare. Antalet dagar för signeringsperioden sätts som standard av respektive finansiär och kan variera. Du kan ändra det datumet i Senaste datum för godkännande av kontraktet.

Datum för ekonomisk och vetenskaplig rapport visas om det finns en återrapporterings-omgång med återrapporteringsregler kopplad till ansökan. Återrapporteringsomgången kan vara kopplad via utlysningen eller genom att ansökan manuellt har kopplats till återrapporteringsomgången.

De generella villkoren från utlysningens bidragsform som inkluderas är på skrivna på engelska istället för på svenska. Kom ihåg att även välja engelska villkor, om du lägger till särskilda villkor, när du markerar kryssrutan.

Markera kryssrutan för att bifoga villkoren som hör till bidragsformen. Normalt ska denna ruta vara markerad, men det kan skilja sig åt mellan de olika finansiärerna.

Knappen öppnar en förhandsgranskning av villkoret i PDF-format. Kontrollera villkorstexter, utbetalningsperiod och återrapportering.

När du klickar på knappen publicerar du villkorshandlingen på Prisma portal. Villkoret kommer då att finnas tillgänglig för signering på både sökandes och medelsförvaltares konton.

Läs mer om handlingskortet i Handlingskort för godkännande av villkor.

Granska och publicera godkännande av villkor

Kontrollera att villkoret är korrekt innan du publicerar det

Du kan endast publicera godkännande av villkor en gång, därefter inaktiveras funktionerna på fliken Villkorsdata.
Om ändringar ska göras efter detta måste ett nytt beslut fattas och ett nytt godkännande av villkor upprättas.

Datum för återrapportering kontrolleras vid godkännande av villkor men dessa datum går att ändra när återrapporteringen är öppen.

  1. Dubbelklicka på raden med uppgiften för att godkänna villkor i modulen Uppgifter.
  2. Välj fliken Registrera, fliknivå ett, Villkorsdata, fliknivå två (A).
  3. Klicka på Lägg till/Ändra villkor (B) och justera eventuellt Senaste datum för godkännande av kontrakt (C).
  4. Markera kryssrutan Inkludera villkor (D).
  5. Klicka på Verkställ (E).
  6. Klicka på Förhandsgranska godkännande av villkor (F) och kontrollera att villkoret ser korrekt ut.
  7. Klicka på Publicera godkännande av villkor (G).
  8. Klicka på OK (H) för att bekräfta publiceringen i dialogfönstret.
  9. Klicka på OK (I) för att stänga dialogfönstret.

Du kan även öppna handlingskortet för godkännande av villkor via ansökanskortet. Välj fliken Information och högerklicka på handlingen Godkännande av villkor. Välj "Egenskaper" i rullgardinsmenyn som visas.

Lägga till eller ändra text för särskilda villkor

Lägg till särskilda villkor som ska inkluderas vid godkännande av villkor

  1. Följ steg 1 - 2 i instruktionen i Granska och publicera godkännande av villkor.
  2. Klicka på Lägg till/Ändra villkor (B).
  3. Välj text från Prismas textbank med hjälp av rullgardinsmenyerna (C)
    Alternativt:
    Skriv eller klistra in text för särskilda villkor i textrutan (D).
  4. Klicka på OK (E) i dialogfönstret för särskilda villkor.
  5. Klicka på Verkställ (F) på handlingskortet för godkännande av villkor.

Förlänga tid för godkännande av villkor, signering

Du kan förlänga signeringsperioden för godkännande av villkor

Du kan, i undantagsfall, förlänga signeringsperioden för godkännande av villkor.

  1. Öppna beredningsgruppen via Favoriter eller modulen Beredningsgrupp.
  2. Klicka på fliken Information (A).
  3. Välj "Ja" i Visa resultat (C) och ”Godkännande av villkor” i rullgardinsmenyn Handlingstyp (D).
  4. Klicka på Uppdatera (E).
  5. Markera kryssrutorna för den eller de ansökningar som du vill förlänga signeringstiden för (F).
  6. Ange nytt datum i Sista datum för signering (G).
  7. Klicka på Förläng tid för signering (H).
  8. Klicka på OK (I) för att stänga dialogfönstret.

Skicka påminnelse för godkännande av villkor, signering

Du kan skicka en påminnelse om signering till sökande eller medelsförvaltare via den smarta sökmappen Signering

Godkännande av villkor ska signeras även av sökande, till skillnad mot när ansökan skickas in då endast medelsförvaltaren måste signera. Påminnelsen skickas som ett e-postmeddelande.

  1. Öppna beredningsgruppen via Favoriter eller modulen Beredningsgrupp och klicka på fliken Information (A).
  2. Klicka på den smarta sökmappen Signering (B).
  3. Välj "Ja" i Visa resultat (C) och ”Godkännande av villkor” i rullgardinsmenyn Handlingstyp (D).
  4. Klicka på Uppdatera (E).
  5. Markera kryssrutorna för den eller de ansökningar som du vill skicka en påminnelse om i listan (F).
  6. Välj ett alternativ ur Skicka påminnelse till (G).
  7. Klicka på Påminn om signering (H).
  8. Klicka på OK (I) för att stänga dialogfönstret.

Du kan kontrollera status för signering genom att ange villkor för parameterfiltrer i den smarta sökmappen.
Fliken Signering på handlingen för godkännande av villkor innehåller information om signering för respektive ansökan.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.