Prisma användarstöd logga

Dokumenthantering

I trädstrukturen som finns på Idag-arean och på alla ärende- och objektkort kan du hantera dokumentmappar och dokument. Det finns även en egen modul för dokument i Prisma ECM. Redigerbara dokument kan checkas ut och in samt revisionshanteras.

Allmänt om dokumenthantering

Trädstruktur med dokumentmappar på Idag-arean och modulen Dokument

(A) Trädstruktur

Dokumentmappar i trädstrukturen finns både på ditt personliga konto i Prisma ECM och på ärenden och objekt i systemet. Du kan importera en mappstruktur från Utforskaren eller skapa egna mappar och undermappar.

(B) Modul

Dokument-modulen kan läggas till på Idag-arean för att du snabbt kunna hitta och hantera alla dina arbetsdokument. Rullgardinsmenyn i modulen innehåller inte lika många funktioner för dokument som du hittar i trädstrukturen.

(C) Rullgardinsmeny

Funktionerna i rullgardinsmenyn är olika från en dokumenttyp till en annan. I bildens exempel ovan visas funktionerna för ett Word-dokument.

Arbetsdokument i olika filformat samt ett diariefört dokument (Beslutsprotokoll)

Dokumentmappen har ett antal funktioner i menyraden som du kan använda dig av:

Skapa nytt dokument. Ett dokumentkort öppnas där du får ange uppgifter för det nya dokumentet. Uppgifterna måste sparas innan du kan börja skriva.

Ladda upp ett dokument. Utforskaren öppnas och du kan välja ett dokument du vill ladda upp.

Skicka dokument via e-post. Ett fönster för att skicka ett e-postmeddelande öppnas där du kan ange mottagaruppgifter och meddelande. Du kan skicka både arbetsdokument och diarieförda dokument i Prisma ECM.

Skriv ut. Öppnar dialogfönstret för skrivaren.

Sökfunktion för dokument i den aktuella mappen.

Klipp ut markerat dokument.

Kopiera markerat dokument.

Klistra in utklippt eller kopierat dokument.

Ta bort markerat dokument.

Förhandsgranska. En sektion öppnas i huvudfönstret där det markerade dokumentet kan förhandsgranskas.

Dra och släpp ett eller flera dokument från Utforskaren och ladda upp dessa till den aktuella mappen.

Du kan arbeta i ett arbetsdokument utan att diarieföra det. Så snart dokumentet diarieförts ändras ikonen i listan över dokument, en genväg till dokumentets handlingskort skapas i listan över arbetsdokument. Du kan inte längre redigera dokumentet när det har diarieförts. 

Du kan ladda upp olika typer av filformat men vill du skapa eller redigera ett dokument är det bara Office-programmen som ger dig den möljigheten. Alla dokument i Prisma ECM är kopplat till ett eget dokumentkort.

Skapa nytt dokument

Nytt dokument i mappen Mina dokument, på motsvarande sätt skapas nytt dokument i Informationsfliken på ett ärende

  1. Klicka på mappen Mina dokument i trädstrukturen på Idag-arean.
  2. Klicka på knappen för nytt dokument (A).
  3. Ange Dokumenttyp (B) och Mall (C) i rullgardinsmenyerna.
  4. Ange Titel (D).
  5. Markera Checka ut dokumentet (E).
  6. Klicka på OK (F).

Dokumentkort med förhandsgranskning av dokumentmall

Checka ut och in arbetsdokument

Lista över arbetsdokument på ärende

  1. Öppna ett ärende där du har ett redigerbart arbetsdokument.
  2. Dubbelklicka på dokumentet i listan (A).
  3. Klicka på Checka ut (B). Det Office-program som du kan redigera dokumentet i öppnas.
  4. Redigera dokumentet och spara.
  5. Stäng dokumentet och klicka på Checka in (C) när du får frågan från Prisma ECM. En uppdaterad version av dokumentet laddas upp.

Checka ut dokument

Checka in dokumentet

Utcheckade dokument markeras med en ikon i kolumnen attribut för att visa att det har checkats ut (D). På Idag-arean visas också om det finns utcheckade dokument.

Ikonen i kolumnen Attribut visar att dokumentet checkats ut

Läs mer om revisonhantering av arbetsdokument i Revisionshantering.
Läs mer om att diarieföra arbetsdokument i Diarieföra arbetsdokument.

Skicka dokument med e-post från Prisma ECM

Knappen för att skicka e-postmeddelande och formulär för e-postmeddelande

  1. Markera i en dokumentmapp i trädstrukturen på Idag-arean.
  2. Klicka på knappen för post (A).
  3. Ange mottagare, ämne samt ett meddelande i e-postfönstret som öppnas.
  4. Klicka på Verkställ (B).
  5. Klicka på fliken Relaterad information (C) och sök fram eller ladda upp ett eller flera dokument som ska bifogas som bilaga.
  6. Klicka på Skicka (D).

När du skickat e-postmeddelandet tillkommer knappen Vidarebefordra i e-postfönstret.

Läs mer om att koppla dokument i Fliken Relaterad information.

Skapa ny dokumentmapp

Dialogfönster för att skapa en ny mapp

Skapa en ny mapp från toppnivån i trädstrukturen eller en undermapp från en befintlig mapp.

  1. Öppna ett ärende/objekt.
  2. Aktivera fliken Information.
  3. Högerklicka på en befintlig mapp.
  4. Välj Skapa ny mapp (A).
  5. Ange vilken typ av innehåll mappen ska ha och vad den ska heta i mappkortet som öppnas (B).
  6. Klicka OK (C).

Väljer du att ladda upp en mappstruktur från Utforskaren skapas egenskaperna för mappen automatiskt i mappkortet.

Ladda ner kopia av en dokumentmapp

Hämta en kopia av dokumentet/dokumenten i mappen till din dator

Du kan ladda ner en fil på motsvarande sätt, både i trädstrukturen och från modulen Dokument.

  1. Högerklicka på en dokumentmapp i trädstrukturen på Idag-arean.
  2. Välj Hämta lokal kopia (A).
  3. Markera var du vill att mappen ska placeras på din dator (B).
  4. Klicka på OK (C).

Välj var mappen ska placeras på din dator

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.