Prisma internwebb

Externt användarstöd

Prisma internwebb

Allmänt om ECM

Sökfunktioner och genvägar

Diarieföring

Diarieföra ärende

Diarieföra handling

Intressenter

Diarieföra arbetsdokument

Administrera ansökningar

Handläggarens arbete i beredningsgruppen

Ansökansbeslut

Administrera beviljad ansökan

Förfrågningar

Återrapportering

Finansiering i Prisma ECM

Skapa utlysning

Internärenden

Intressentregister

Organisationskonto

Systemadministration

Frågor och svar

Supportformulär

Skriv ut

Prisma internwebb
» Diarieföring
» Diarieföra handling

Diarieföra handling

Som handläggare har du behörighet att diarieföra nya handlingar på ärendet/ansökan. En handling är ofta kopplad till en fil, ett dokument eller ett e-postmeddelande till exempel.

När en ansökan diarieförs skapas per automatik det första handlingskortet, den obligatoriska informationen kopieras från ansökanskortet. Denna första handling innehåller forskarens ansökan i pdf-format.

Diarieföra ny handling på ansökan
Koppla e-postmeddelande eller dokument till handlingskort
Diarieföra handling med befintligt dokument i Prisma ECM
Koppla flera dokument till samma handlingskort

Diarieföra ny handling på ansökan

Lägg till ny handling, i nästa steg kan en e-postfil eller en dokumentfil kopplas till handlingen

Du måste alltid lägga till minst en intressent på det nya handlingskortet.
När du sparat handlingen kan du koppla ett dokument till det nya handlingskortet.

Högerklicka på ett ärende i modulen för ärenden.
Välj Ny handling i rullgardinsmenyn.
Ange Tillkomst (C) och justera eventuell dagens datum i In/Ut-datum.
Ange Handlingstyp (D).
Ange Titel (E).
Klicka på Verkställ (F).
Klicka på Lägg till/Ta bort intressent (G) för att lägga till en eller flera intressenter.
Klicka på OK (H).

Läs mer om att lägga till intressenter på handlingskort i Intressenter.
Läs mer om fälten i handlingskortet i Handlingskortets fält.

Koppla e-postmeddelande eller dokument till handlingskort

Öppna ansökanskort, fliken Information, och högerklicka på raden för handlingen

Spara e-postmeddelandet från Outlook innan du kopplar det till handlingskortet.

Öppna ansökan du vill diarieföra e-postmeddelandet på och klicka på fliken Information (A).
Högerklicka på raden för handlingen.
Välj Ladda upp och koppla dokument (B).
Klicka på Bläddra... (C) för att öppna Utforskaren.
Dubbelklicka på filen du vill ladda upp (D).
Fyll i uppgifterna i dokumentkortet och klicka OK.
Stäng handlingskortet med krysset i övre högra hörnet.

Ange sökvägen eller öppna Utforskaren

Dubbelklicka på den sparade filen i Utforskaren

Läs mer om dokumentkortets egenskaper i Skapa nytt dokument.

Diarieföra handling med befintligt dokument i Prisma ECM

Koppla ett befintligt dokument i Prisma ECM, till exempel ett arbetsdokument

Ett handlingskort med ett diariefört dokument kan inte tas bort, det måste makuleras av registrator. Ett dokument som diarieförts kan inte redigeras.

Öppna ansökan du vill diarieföra dokumentet på och klicka på fliken Information.
Högerklicka på raden för handlingen (A).
Välj Koppla dokument (B).
Ange sökvillkor (C) och klicka på Sök (D).
Klicka på filen du vill ladda upp (E).
Klicka på OK (F).

Avmarkera kryssrutan Visa endast dokument som ligger under... om dokumentet inte finns på det aktuella ärendet.

Sök fram ett dokument på det specifika ärendet eller i hela Prisma ECM

Läs mer om att diarieföra arbetsdokument i Diarieföra arbetsdokument.

Koppla flera dokument till samma handlingskort

Flera dokument kan endast kopplas till samma handlingskort av registrator.

Prisma ECM registreringsapplikation är en funktion som tar emot e-postmeddelanden. Används denna kan flera bilagor i
e-postmeddelandet läggas till samma handlingskort.