Administrera behörigheter och användare

Funktionen används för att dela ut behörigheter och byta ägare på ärenden och objekt i Prisma ECM.

Allmänt om behörighet för grupper och användare

Vy för menyn "Grupper och användare" för systemadministration

Grupper

I behörighetsgrupperna kan du lägga till användare. Behörighetsgrupperna är knutna till ett objekt eller en process:

Objekt

De flesta anpassade behörighetsgrupperna är ofta kopplade till ett objekt, till exempel BeslutsAdmin som är kopplad till beslutsmöten.

Process

Några av behörighetsgrupperna är kopplad till processerna i Prisma. Det innebär till exempel att en knapp är aktiv för användarna i gruppen vid ett visst steg i processen. Som exempel kan nämnas ekonomigruppen när användarna arbetar med budgeten på en publicerad utlysning.

  • När ett nytt objekt skapas i gruppen får användaren automatiskt behörighet till detta. Nya användare som läggs till gruppen får även tillgång till tidigare skapade objekt. 
  • I vyn för behörighetsgrupper visas både standargrupper, som finns i Platina, och grupper som har utvecklats specifikt för Prisma. Behörighetsgrupperna kan variera mellan de olika finansiärerna.

Användare

Du kan ge en enskild användare i Prisma samma typ av behörighet som finns för grupper.

Anpassade behörigheter för grupper och användare i Prisma:

Gruppnamn

Behörigheter

Arvodesadministratör


Kan administrera arvoden utan att ha tillgång till övrig systemadministration.

BeredningsAdmin



Kan arbeta med samtliga beredningsgrupper och kopplade ansökningar, även där de inte själva är handläggare.

BeslutsAdmin

Kan skapa och administrera beslutsmöten i Prisma, samt genomföra beslutsmötena.

DiarieföringsAdmin

Kan diarieföra på samtliga utlysnings- och ansökansärenden.

Ekonomi

Kan arbeta med funktioner som rör ekonomi i Prisma ECM, till exempel ta ut ekonomirapporter och arbeta med utlysningbudgeten.

EkonomiFinansieringskälla

Kan byta finansieringskälla på utbetalningsplanen på ett "Godkännande av villkor".

EkonomiÅterrapportering

Kan arbeta med den ekonomiska återrapporteringen i Prisma.

FörfrågningsAdmin

Kan arbeta med internt initierade förfrågningar i Prisma ECM.

Mottagare preliminär ansökan

Ingen funktionalitet finns längre kopplad till denna grupp då den tillhör anpassningarna som gjordes för Etikprövningsmyndigheten,.

UppföljningsAdmin

Kan nå FTB-mapparna och exportera FTB genom särskild rapport för att kontrollera och följa upp beslut.

UtlysningsAdmin

Kan skapa mallar för alla delar av söknyckeln, nya utlysningar och har behörighet på samtliga befintliga utlysningar.

ÅterrapporteringsAdmin

Får skapa fria återrapporteringsomgångar, det vill säga återrapporteringsomgångar som inte skapas i samband med utlysning, och administrera samtliga befintliga återrapporteringsomgångar.

 

Byta ägare på flera objekt samtidigt

Du kan masshantera byte av handläggare och ägare till objekt i Prisma, till exempel när en användare slutar.

Lägga till användare till behörighetsgrupp

Formulär för att lägga till användare till en grupp

  1. Öppna vyn för administration via Idag-areans meny ADMINISTRATION.
  2. Klicka på Grupper och användare (A).
  3. Klicka på fliken Grupper (B).
  4. Dubbelklicka på gruppen (C).
  5. Ange sökvillkor för användarens namn och klicka på Sök (D).
  6. Dubbelklicka på användarens namn (E).
  7. Klicka på OK (F).

Ge behörighet till användare

Lista över behörigheter för användare

info-symbol

Du kan ange användarnamn eller personnamn för söka fram rätt användare.

  1. Följ steg 1 - 2 i Lägga till användare i behörighetsgrupp.
  2. Klicka på fliken Användare (A).
  3. Ange sökvillkor för användaren i Användarnamn eller Namn och klicka på Sök (B).
  4. Dubbelklicka på användarens namn (C).
  5. Ange sökvillkor för behörighetsgruppen och klicka på Sök (D).
  6. Dubbelklicka på den behörighet du vill ge till användaren (E).
  7. Klicka på OK (F).

Byta ägare på flera objekt och ärenden

Exempel på sökning av två användare för byte av ärende

info-symbol

Använd funktionen exempelvis när en person har slutat sin tjänst och dennes ärende ska fördelas på andra handläggare. Kontrollera och justera eventuellt vilka av de förvalda parametrar som ska gälla för bytet av ägare. Se beskrivning av parametrar nedan.

  1. Följ steg 1 - 2 i Lägga till användare i behörighetsgrupp.
  2. Klicka på fliken Byt ägare (A).
  3. Välj till exempel "Ärende" i rullgardinsmenyn för Modul (B).
  4. Ange sökvillkor för användarens namn i Användare och klicka på Sök (C).
  5. Markera ärenden du vill byta ägare på (D).
  6. Ange sökvillkor för användarens namn i Användare och tryck Enter.
  7. Markera aktuell användares namn och klicka på Välj (E).
  8. Klicka på Ändra (F).

Genom att avmarkera de förvalda paramentrarna kan du ställa in vad som ska gälla vid bytet:

Byta ägare på objekten

Ger behörighet till den nya ägaren.

Ändra handläggare på objekten

Byter till ny handläggare för markerade diarieförda ärenden.

Ändra ansvarig för aktiva klossar i flöden på objekten

Fördelar om aktiva uppgifter i en process, till exempel en förfrågan som är kopplad till de markerade objekten.

Ta bort rättigheterna för den befintliga ägaren

Tar bort rättigheter för den tidigarer ägaren på de markerade objekten.

Ge behörighet till handläggare

En användare läggs till som handläggare

Endast användare med behörighet som handläggare kan tilldelas ärenden som handläggare.
När du markerar kryssrutan Får direktdiarieföra kan handläggaren diarieföra nya handlingar på sina ärenden.

  1. Öppna vyn för administration via Idag-areans meny ADMINISTRATION.
  2. Klicka på Handläggare (A).
  3. Välj "Diarium" i Modul och "PRISMA" i Diarium ur respektive rullgardinsmeny (B).
  4. Ange sökvillkor och klicka på Sök (C).
  5. Dubbelklicka på raden för användaren du vill ge behörighet (D).
  6. Markera kryssrutan Får direktdiarieföra (E).
  7. Klicka på Spara handläggare (F).

Dubbelklicka på raden för en handläggare i listan Handläggare (ta bort genom att dubbelklicka) när du vill ta bort behörigheten från en handläggare.

Utökad behörighet i Prisma

Exempel på behörighetsgrupp i Prisma utökad behörighet

Behörighetsgrupper som är anpassade specifikt för Prisma ECM och ordinarie behörighetsgrupp i Platina hanteras i Prisma Utökad behörighet. Endast utvecklare ska använda denna funktion.

Senast uppdaterad: