Administrera internärenden

När du lagt in budget för internärendet är processen densamma som för ansökansärenden. Lägg in förslag till beslut (FTB), bevilja medel och genomför beslut via beslutsmötesfunktionen. Det går att bevilja medel vid flera tillfällen på samma internärende. Du kan även klassa internärendet, se respektive finansiärs rutiner.

En transaktion kopplas alltid till internärendets diarienummer i Agresso. Transaktionen hämtas från Agresso och visas i internärendets flik Utbetalningar.

Du kan besluta om budget via FTB eller endast ange internärendets diarienummer i Agresso för att se transaktionerna:

Beslut om medel via FTB

- visar beviljade, utbetalade och återstående medel
- avräkning sker successivt
- går ej att ändra söknyckel efter beslut
- särskilt användbart vid samfinansiering kring bidrag med annan finansiär

Utan beslut om medel via FTB

- ingen avräkning från budget
- endast totalsumma visas

- ingen begränsning av transaktioner

Skapa förslag till beslut för internärende

Ett kort för internärende med knappen ”Skapa FTB för Internärende” på fliken ”Förslag till beslut”

  1. Öppna internärendet du vill lägga till FTB på.
  2. Klicka på fliken Förslag till beslut (A).
  3. Klicka på Skapa FTB för Internärende (B).

Ange medel att bevilja på internärende

Förslag till belopp att bevilja på ett internärende anges på FTB

info-symbol

FTB ska kopplas till ett beslutsmöte där du valt ”Ansökansbeslut” i rullgardinsmenyn Typ av möte.

  1. Följ steg 1 – 3 i Skapa förslag till beslut för internärende.
  2. Klicka på Redigera (A).
  3. Ange Beslutsinstans och Mötesdatum och välj ”Beviljad” i rullgardinsmenyn Förslag till beslut (B).
  4. Ange Beviljad projektstart och Beviljad projektslut (C).
  5. Ange belopp i Finansieringskälla (D).
  6. Klicka på Spara och stäng (E).

Du kan bevilja ytterligare medel på samma internärende genom att upprepa instruktionen.

Fatta beslut om medel att bevilja på internärende

Förslag till beslut som läggs till ett beslutsmöte

    1. Öppna internärendet du vill fatta beslut om.
    2. Klicka på fliken Förslag till beslut (A).
    3. Markera kryssrutan i kolumnen Beslut (B).

    Beslut genomförs på samma sätt som för ansökningsärenden.

    Visa fakturor och rekvisitioner på internärendet

    Exempel på fakturor och rekvisitioner, som betalats via Agresso, i ett internärende

    När protokollet för FTB godkänns genereras en beslutshandling där antal beviljade år och belopp framgår på fliken Beslut på internärendekortet. På fliken Utbetalningar visas de fakturor och rekvisitioner som betalats ut via Agresso. Även fakturor och rekvisitioner som kopplas med diarienumret direkt i Agresso, utan beslut, visas här.

    info-symbol

    Knappen Skriv ut ger en Excel-rapport på betalade fakturor.

    1. Öppna internärendet du vill visa fakturor och rekvisitioner för.
    2. Klicka på fliken Utbetalningar (A).
    3. Klicka på Skriv ut (B).

    Tips för att söka och hitta internärenden

    Exempel på sökning av internärende i Platinasök

    Du kan söka fram flera eller separata internärenden med Prismas sökfunktioner.

    1. Klicka på PLATINASÖK (A) på Idag-arean.
    2. Välj Diariefört ärende i rullgardinsmenyn (B).
    3. Ange sökvillkor i respektive sökfält och ”Endast internärenden* i Internärenden (C) i sökfönstret som öppnas.
    4. Klicka på Sök (D).

    Andra sökmöjligheter via PLATINASÖK:

    Utlysning

    Välj aktuell ”utlysning” för internärenden. Sökningen underlättas om endast årliga utlysningar för internärenden används.

    Bidragsform

    Här hittar du internärendenas ”bidragformer”. Resultatet av sökningen blir tydligare om namnen på bidragsformerna innehåller ordet ”Internt” eller motsvarande.

    Ärendetyp

    Användbart sökvillkor om du känner till vilka val av ärendetyper som gäller för finansiärens internärenden.

    Motsvarande möjlighet att söka fram internärenden hittar du även i ”Sök diariefört ärende” eller ”Sök ansökan”
    i menyn Sök och rapporter.

    Senast uppdaterad: