Speglingsfunktionen och automatisk distribuering har olika konsekvenser för en ny organisation och för en organisation som redan har befintliga mappstrukturer med kopplade ansökningar. Även om strukturen är speglad kan du lägga till fler mappar manuellt för signeringsuppgifter. Detta kan vara aktuellt om organisationen vill flytta speciella ansökningar, till exempel ansökningar som endast rektor ska signera. Inga ansökningar fördelas automatiskt till dessa mappar.
En befintlig mappstruktur för signering och rapportering som motsvarar organisationsstrukturen kan inte speglas. Det beror på att det redan finns mappar med namn som motsvarar organisationsstrukturen. Systemet kommer då att meddela att det redan finns mappar med samma namn i strukturen. Innan man kan spegla organisationsstrukturen, samt eventuellt välja automatisk fördelning av ansökningar, krävs därför att den gamla mappstrukturen redigeras.
Förslag på redigering för organisationer med ett fåtal ansökningar fördelat på några få mappar (exemplet signering)
Förslag på redigering för organisationer med ett stort antal ansökningar fördelat på olika mappar (exemplet signering)
Behåll gärna den gamla signeringsstrukturen bredvid den nya som kommer från speglingen. Då har du full kontroll innan du gör eventuella ändringar. Du kan flytta ansökningar från den gamla till den nya strukturen och sen ta bort gamla signeringsmappar. Ett annat alternativ är att ha kvar de gamla signeringsmapparna, med eller utan ansökningar. Inga nya ansökningar distribueras automatisk till mappar som tillhör den gamla strukturen.
Det är viktigt att namnen på de ospeglade mapparna i signeringsstrukturen skiljer sig från namnen i organisationsstrukturen. Du kan till exempel ta bort ordet "Institution" eller lägga till ett prefix.
Gammal mapp (A) och nya signeringsmappar (B) i signeringsstrukturen - de nya, speglade mapparna visas med ett hänglås
Läs mer om hur du byter namn på mappar i Redigera enhet och underenhet.
Senast uppdaterad: