Frågor & Svar - Organisation

Här nedan kan du som arbetar med administrativa uppgifter för en medelsförvaltare finna svar på en del av dina frågor. Det kan till exempel handla om signeringsuppgifter eller hur uppgifter fördelas på organisationskontot.

Innehåll

Jag har ärenden som ska signeras, men det finns inga uppgifter när jag loggar in i Prisma?

Att ingen uppgift syns kan bero på tre saker. Antigen är ansökan/ärendet inte fördelat av den som är ansvarig för att fördela signeringsuppgifter. Om organisationen inte har så kallad automatisk distribuering av signeringsuppgifter, så måste dessa fördelas manuellt på signeringsmapparna. Detta ansvarar signeringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga för. Du kan läsa mer om detta i användarstödet här.öppnas i nytt fönster

Eller så är du (personen) som ska utföra uppgiften inte kopplad till en signeringsmapp. Innan en användare kan utföra en signeringsuppgift, måste hen vara kopplat till signeringsmappen där uppgiften ligger. Signeringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga, ansvarar för detta.

Om ärendet är fördelat, och du som ska signera det är kopplat till rätt mapp, men ändå inte ser uppgiften, kan det vara att en annan användare kopplat till samma signeringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Alla användare kopplat till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Det är bara aktiva uppgifter som syns under fliken Organisationsuppgifter, vilket innebär att de försvinner från tabellen så snart de är utförda.

Jag har ärenden som ska rapporteras men det finns inga uppgifter när jag loggar in i Prisma?

Att ingen uppgift syns kan bero på tre saker. Antigen är ansökan/ärendet inte fördelat av den som är ansvarig för att fördela rapporteringsuppgifter. Om organisationen inte har så kallad automatisk distribuering av rapporteringsuppgifter, så måste dessa fördelas manuellt på rapporteringsmappar. Detta ansvarar rapporteringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga för. Du kan läsa mer om detta i användarstödet här.öppnas i nytt fönster

Eller så är du (personen) som ska utföra uppgiften inte kopplad till en rapporteringsmapp. Innan en användare kan utföra en rapporteringsuppgift, måste hen vara kopplad till rapporteringsmappen där uppgiften ligger. Rapporteringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga, ansvarar för detta.

Om ärendet är fördelat, och du som ska rapportera det är kopplat till rätt mapp, men ändå inte ser uppgiften, kan det vara att en annan användare kopplat till samma rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Alla användare kopplat till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Det är bara aktiva uppgifter som syns under fliken Organisationsuppgifter, vilket innebär att de försvinner från tabellen så snart de är utförda.

Jag ska ta över som organisationskontoansvarig för organisationen – hur gör jag?

Om den frånträdande organisationskontoansvariga är kvar på organisationen, så kan denna utföra bytet. Först måste den tillträdande organisationskontoansvariga ha ett personkonto i Prisma, eftersom man alltid loggar in i Prisma som person. Den frånträdande organisationskontoansvariga bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Den tillträdande organisationskontoansvariga får en e-post med inbjudan som ska accepteras. När inbjudan accepterats, ändrar den frånträdande organisationskontoansvariga ansvarsområde så att den tillträdande får rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Läs mer om hur man bjuder in och ändrar ansvarsområde i användarstödet här.öppnas i nytt fönster

Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen, så måste den tekniska supporten för Prisma hjälpa till att genomföra bytet. Se först till att den tillträdande organisationskontoansvariga har ett personkonto i Prisma. Kontakta därefter supporten genom formuläret häröppnas i nytt fönster. Förklara att organisationskontoansvariga har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvariga (den e-postadress som är kopplat till personkontot).

Går det inte att få till en automatisk fördelning av uppgifter?

Jo, man måste inte fördela uppgifterna manuellt. Om man väljer att signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen speglar organisationsstrukturen kan man välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till fördelas automatiskt (automatisk distribuering).

Varför kan jag inte se vem som har signerat vad och när? Varför kan jag som prefekt bara se aktiva uppgifter?

I nuläget syns endast aktiva uppgifter på sidan Signering, fliken Organisationsuppgifter. För närvarande måste du kontakta den som är ansvarig för att administrera signeringsuppgifter, alternativt organisationskontoansvariga, på din organisation och be de ta fram informationen åt dig.

Varför kommer jag inte åt mer information på organisationskontot?

Den roll du har på organisationskontot styr vilken information du har tillgång till. Om du är ansvarig för att administrera (fördela) signerings- eller rapporteringsuppgifter, eller om du är organisationskontoansvarig, kommer du åt all information på kontot. Är du dock "endast" ansvarig för att utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter, kommer du inte åt annat än de aktiva uppgifterna, alltså uppgifter som ska utföras.

Hur kan jag ladda ner flera dokument (kontrakt, beslut mm.) på samma gång?

Idag är nedladdningen begränsad per ansökan. Endast organisationskontoansvariga eller användare med administratörsrättigheter kommer åt tabeller där ansökningsärenden ligger samlade. Om du är organisationskontoansvarig eller en användare med administratörsrättighet, kan du ladda ner kontrakt och beslut genom att gå till tabellen Alla ansökningar och klicka på knappen Visa till höger i tabellen på aktuell rad. Ett fönster öppnas. Klickar på knappen Visa beslut kommer du åt de beslut som finns i PDF.

Jag har fått mejl om att en uppgift (signering/rapportering) ska utföras, men när jag loggar in i Prisma för att utföra uppgiften finns den inte där. Gör jag något fel?

Nej, du gör inget fel. Någon annan har hunnit göra uppgiften före dig. En annan användare som är kopplat till samma mapp som du och därmed har samma behörighet till att utföra uppgiften, har alltså redan gjort utfört uppgiften.

Vi håller nu på att utveckla organisationskontot så att de som utför signerings – och/eller rapporteringsuppgifter ska få tillgång till mer information och kunna se vem som utfört vilka uppgifter och när.

Jag har fått mejl om att jag har en uppgift att utföra i Prisma, hur gör jag?

Logga in i Prisma och gå till fliken Organisationsuppgifter. Beroende på om du är en prefekt eller motsvarande som ska signera en ansökan, kontrakt eller förfrågan, eller en ekonom som ska utföra ekonomisk återrapportering, ser du rubrikerna Signering eller Rapportering i vänstermenyn. I tabellen ser du aktiva uppgifter, vilket betyder att när en uppgift utförts, försvinner den från tabellen. Alla användare som är kopplade till den mapp där uppgiften ligger, kan utföra den. Läs här i användarstödet för instruktioner om hur du utför en signeringsuppgift och här om hur du utför en rapporteringsuppgift.

Varför kommer villkor (kontrakt) för signering in lite då och då, inte på samma gång?

Det beror på att ansvarig handläggare hos finansiären inte har publicerat villkoren (kontraktet) än. Villkoren publiceras till kontona i Prisma (person- och organisationskonto) manuellt bland annat för att handläggaren ska kunna lägga till särskilda villkor samt kontrollera utbetalningsplan. När detta görs beror på handläggaren. Olika typer av bidrag har också ofta olika beslutsdatum, vilket ju påverkar när villkoren kan publiceras.

Jag har bjudit in användare till organisationskontot, men det fungerar inte. Vad är fel?

Troligen är det så att du bjudit in personen innan denna hade skapat ett Prisma-konto (personkonto), men att personen hann skapa konto innan hen klickade på länken i inbjudningsmejlet. Då fungerar inte länken längre. Detta brukar lösa sig om man tar bort inbjuden person och bjuder in den på ny. Lär mer om användare här.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller frågor och svar?

Senast uppdaterad: 2017-03-06

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Östra Järnvägsgatan 27, Box 894, 101 37 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.