Personkonto

Sök intressent

Intressentregistret är tillgängligt för samtliga interna användare i Prisma portal, däremot styr behörigheterna vilka åtgärder du kan utföra på intressenter och organisationer i registret. Alla användare kan söka ut intressenter och se deras statusar. Sökning sker genom filtreringsfunktionerna i Prisma.

Filtrering

Filtrering i intressentregistret sker på samma sätt som i övriga tabeller i Prisma. Genom att klicka på pilen bredvid en kolumnrubrik visas filtrerings- och sorteringsvyn. Välj värden att visa är inaktiverad i intressentregistret eftersom Prisma innehåller tiotusentals användarkonton och det blir övermäktigt för systemet att lista alla konton i en filtreringsvy. Genom att klicka på Filtrera får du upp olika sökalternativ som du kan använda för att söka fram personer.

Visa information om intressent

När du har sökt fram en intressent kan du öppna vyn för personinformation genom att klicka på Öppna längst ut till höger på raden. Det kan krävas att du rullar sidan till höger för att se knappen beroende på vilka kolumner du har valt att visa i listan.

Personuppgiftsvyn

I personuppgiftsvyn kan du ser händelseloggen för personkontot, du kan även skicka ett nytt lösenord genom att klicka på Återställ lösenord. Det är samma funktion som intressenterna själva har tillgång till om de klickar på Logga in i Prisma portal och sedan på Glömt lösenord.

Beroende på behörighet finns också en knapp Redigera där viss grundläggande information på personkontot kan redigeras av interna användare. Detta används huvudsakligen när en intressent skickar in en förfrågan om att korrigera sitt personnummer.

Åtgärder för intressenter

Det finns ett antal åtgärder som kan utföras för intressenter i registret. Dessa är behörighetsstyrda och vilka alternativ som finns beror på behörigheten på ditt konto:

• Inaktivera/aktivera: Möjligheten att inaktivera och aktivera intressentkonton. Konton som är kopplade till en ansökan eller en beredningsgrupp kan aldrig tas bort ur intressentregistret, det innebär att ett konto som en gång har förekommit på en ansökan kommer att finnas kvar i registret. Däremot kan kontot, exempelvis på intressentens begäran, inaktiveras. Genom att klicka på Aktivera kan du åter aktivera ett inaktiverat konto.
• Ta bort: Intressentkonton kan tas bort ur Prisma på intressentens begäran. Exempelvis ett konto som är skapat med en felaktig mailadress eller som intressenten har problem att slutföra. Detta är behörighetsstyrt och endast vissa användare har rättigheten att ta bort konton. Konton kopplade till en beredningsgrupp eller ansökan kan aldrig tas bort.
• Slå ihop konton: Med denna funktion kan du slå ihop två intressentkonton. Du kan slå ihop två konton i taget och ett av dem måste vara minimalt och ett av dem fullständigt. Du bör endast slå ihop konton när det är verifierat att de tillhör samma person. Det minimala kontot och eventuella kopplade ansökningar slås då ihop med det fullständiga kontot. Funktionen är främst tänkt att användas för att kunna ta bort minimala konton som har registrerade ansökningar kopplade och därför inte kan tas bort på vanligt sätt. Eventuella inbjudningar som finns kopplade till det minimala kontot, men ännu inte besvarats, raderas och måste skickas på nytt.
• Skicka e-post: Genom att markera användares kryssrutor och klicka på Skicka e-post kan du skicka ett e-postmeddelande direkt från Prisma till intressenterna. Ett modalfönster visas med de valda intressenternas e-postadress tillagda som mottagare. E-postmeddelandet går ut från en systemadress som inte går att svara till.
• Skapa konto: Genom att klicka på denna knapp kan du skapa ett intressentkonto, exempelvis åt en person du önskar använda som granskare. Denna funktion kräver att du har tillgång till all den information som är obligatorisk för ett konto i Prisma, inklusive personnummer/födelsedatum och ORCID.