Rapporteringsuppgifter - ekonomisk återrapportering

Från och med 2017 ska vissa bidrag återrapporteras via Prisma. Läs mer på följande sidor om vad som gäller för respektive finansiär: Formas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., Forte Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och Vetenskapsrådet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

På denna sida finns instruktioner som vänder sig till dig som är ansvarig för att göra den ekonomiska återrapporteringen av ett bidrag. När du har fyllt i alla uppgifter och registrerat den ekonomiska återrapporteringen skickas den automatiskt till projektledaren för granskning. När projektledaren har granskat rapporten och klickat "Godkänn" går den vidare till finansiären. Du får ett mejl när rapporten har mottagits av finansiären. Här hittar du en processbild som beskriver hur det fungerar.

Projektledaren kan inte själv göra ändringar i rapporten men kan påtala eventuella behov av korrigeringar. Du kommer isåfall att få ett mejl med ett meddelande från projektledaren. Efter eventuella ändringar måste du på nytt registrera rapporten för att den, via granskning av projektledaren, ska skickas in till finansiären. 

Rapportera

När det är dags för den ekonomiska återrapporteringen av ett bidrag där du är ansvarig för att utföra rapporteringsuppgiften kommer du att få ett mejl från Prisma samt en uppgift i portalen.

Observera att mejlet som skickas ut från Prisma när återrapporteringsperioden startar bara skickas ut till de som är tillagda i rätt rapporteringsmapp när återrapporteringen startar. Om den/de som ska utföra rapporteringsuppgiften läggs till i rapporteringsmappen efter att återrapporteringsperioden har börjat kommer hen endast få en uppgift i portalen som i bilden ovan.

Du kan också få en överblick av dina rapporteringsuppgifter på sidan Rapportera, flik Organisationsuppgifter.

I mappstrukturen visas de mappar och eventuella undermappar i vilka du är upplagd som användare. Om du klickar på översta nivån ser du alla dina rapporteringsuppgifter. Om du klickar på en lägre nivå ser du de rapporteringsuppgifter som är placerade i just den mappen. Alla användare i en mapp kan se varandra och har tillgång till samma uppgifter  

På sidan Rapportera visas endast aktiva uppgifter, det vill säga ej utförda uppgifter. När en rapporteringsuppgift är utförd, försvinner den från tabellen.

För att öppna formuläret och utföra återrapporteringen klickar du på knappen Öppna (se bilden ovan).

Du kan spara ett utkast av formuläret genom att klicka på knappen Spara och sedan Stäng. När du är färdig och vill skicka in rapporten går du till sidan Registrera. Om obligatoriska uppgifter saknas kommer systemet att informera om detta med ett valideringsmeddelande. När du är klar med rapporten kryssar du i rutan Jag intygar att lämnade uppgifter är riktiga och klickar på Registrera.

Rapporten skickas då vidare till projektledaren för granskning innan den registreras hos finansiären. Om projektledaren inte godkänner rapporten kommer den att öppnas upp för komplettering och ett mejl med projektledarens kommentarer skickas till alla användare i mappen. Efter eventuell komplettering registrerar du rapporten på nytt. Den skickas då vidare till projektledaren för granskning innan den går vidare in till finansiären.

Om finansiären begär kompletteringar kommer ett mejl skickas ut till både den som är ansvarig för att utföra rapporteringsuppgifter och till projektledaren.