Rapporteringsstruktur gammal

Innan återrapportering kan genomföras måste en rapporteringsstruktur finnas på plats. Denna struktur kan byggas av organisationskontoansvarig samt av en person som är ansvarig för att bygga rapporteringsstruktur och fördela rapporteringsuppgifter hos medelsförvaltaren (rapporteringsadministratör). Organisationen kan istället för att bygga upp en separat struktur välja att rapporteringsstrukturen speglar organisationsstrukturen, dvs. att mappstrukturen för rapportering blir identisk med organisationsstrukturen. Dessa inställningar görs på sidan Information.

Informationen nedan om hur användare kopplas till mappar är aktuell oavsett vilket av alternativen som väljs för att bygga upp strukturen. Även om strukturen är speglad kan fler mappar läggas till manuellt på rapporteringsstrukturen. Inga ansökningar fördelas automatiskt till dessa mappar.

Rapporteringsstrukturen visar alla bidrag som har publicerade återrapporteringsomgångar.

Bjud in ansvariga för att utföra rapporteringsuppgifter

För att lägga till nya användare på organisationskontot, gå till sidan Användare flik, Organisationskonto. Tabellen visar befintliga användare, deras roller på kontot och status. Lägg till en användare genom att klicka på knappen Bjud in användare.

Dialogruta Bjud in användare visas

För att bjuda in rapporteringsadministratör, med behörighet att bygga upp mappstruktur för rapportering och fördela rapporteringsuppgifter, så väljer du Rapporteringsadministratör i rullistan. Om du vill bjuda in någon som ska utföra rapporteringsuppgifter väljer du Användare (för tilldelning). När alla uppgifter har fyllts i och ansvarsområde har valts klicka på knappen Skicka.

Den som är ansvarig för att utföra rapporteringsuppgifter får en inbjudan via e-post som hen kan acceptera eller neka. Om personen accepterar och inte har ett konto i Prisma kommer hen även att få ett nytt mejl med instruktioner om skapande och aktiverande av konto.

De tillagda användarna får den roll som valdes i inbjudan. I exemplet ovan visas användare som är Rapporteringsadministratör och användare rapportering. För att ge en användare utan tilldelning rollen Användarer rapportering, och därmed möjligheten till att utföra rapporteringsuppgifter, behöver man koppla användarens konto till en Rapporteringsmapp.

Mappstruktur

För att bygga upp, redigera och knyta behöriga personer till mappstrukturen, gå till sida Rapporteringsstruktur. Under Rapportering kan du redigera strukturen. Lägg till en mapp genom att klicka på Redigera högst upp i strukturen, bredvid Rapportering.

Dialogruta för att redigera strukturen öppnas

Skriv in mappnamn i textfältet Namn och klicka på Lägg till. Observera att mappen sparas när du klickar på Lägg till. Mappar som läggs till placeras sist i listan/strukturen.

Lägg till önskat antal mappar och klicka på Stäng för att stänga dialogrutan och returnera till mappstrukturen.

Koppla användare till en mapp genom att klicka på Redigera bredvid Rapportering högst upp i strukturen och klicka sedan Redigera vid den mapp där användare ska kopplas.

Välj en användare i listan över användare på organisationskontot och klicka på knappen Lägg till. Lägg till flera användare med samma procedur. Observera att kopplingen sparas när du klickar Lägg till. Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan. För att ta bort en användare klickar du på Ta bort bredvid den användare du vill ta bort från mappen/undermappen.

Skapa en undermapp genom att klicka på Redigera bredvid den mappen där undermapp ska läggas till.

Dialogruta för att redigera strukturen öppnas

Skriv in undermappnamn i textfältet Namn och klicka på Lägg till. Observera att undermappen sparas när du klickar på Lägg till. Undermappar som läggs till placeras sist av undermappar under aktuell mapp.

Klicka på Redigera för att koppla användare till undermappen.

Välj en användare i listan över användare på organisationskontot och klicka på knappen Lägg till. Lägg till flera användare med samma procedur. Observera att kopplingen sparas när du klickar Lägg till. För att ta bort en användare klickar du på Ta bort bredvid den användare du vill ta bort från undermappen. Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan.

Ta bort mapp/undermapp genom att klicka på nedåtpilen bredvid aktuell mapp/undermapp och klicka på knappen Ta bort. Systemet frågar om du är säker på att du vill ta bort mappen/undermappen. Klicka på OK. Endast mappar som inte har ansökningar kopplade till sig kan tas bort.

Fördela ansökningar i mapparna

Tabellen Ansökningar visar ansökningar som är kopplade till funktionen Rapportering. Rapporteringsadministratören fördelar bidrag till mappar/undermappar till vilka ansvariga personer är kopplade. Markera ett eller flera bidrag, välj mapp under Flytta till mapp och klicka på Fördela. För att se bidrag som fördelats till en mapp/undermapp kan du antingen filtrera i kolumnen Tilldelad eller klicka på den aktuella mappens namn i rapporteringsstrukturen.

Varje mapp har en egen tabell där bara mappens tilldelade ansökningar visas. Alla användare som står som ansvariga för den specifika mappen har tillgång till de uppgifter som har fördelats dit.