Återrapportering

Från och med 2017 ska vissa bidrag återrapporteras via Prisma. Läs mer på följande sidor om vad som gäller för respektive finansiär: Formas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., Forte Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och Vetenskapsrådet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Du som är ansvarig för att den ekonomiska återrapportering för beviljade bidrag, fyller i och skickar in den ekonomiska rapporten. När du har fyllt i alla uppgifter och registrerat den ekonomiska rapporten skickas den automatiskt till projektledaren för granskning. Projektledaren granskar rapporten och när hen godkänt den i Prisma skickas rapporten vidare till finansiären. Du får ett e-postmeddelande när rapporten har tagits emot av finansiären.

Den vetenskapliga rapporten skickas direkt till finansiären.

Du som är rapporteringsadministratör eller organisationskontoansvarig kan skapa en struktur för rapporteringsuppgifter eller välja att spegla organisationsstrukturen. De användare som ska utföra rapporteringsuppgifter kopplas till mapparna och undermapparna i rapporteringsstrukturen och får då ett e-postmeddelande när de ska utföra en uppgift.

I en rapporteringsöversikt visas information över organisationens alla bidrag som är kopplade till en återrapporteringsomgång.

Den ekonomiska återrapporteringen i korthet:

• När det är dags för ekonomisk återrapportering får ekonomen hos medelsförvaltaren och projektledaren ett
  e-postmeddelande om detta. Du hittar rapporteringsuppgiften på startsidan Prisma.
• Ekonomen fyller i uppgifterna i återrapporteringsformuläret i Prisma och registrerar rapporten.
• Rapporten skickas vidare till projektledaren för kontroll. Projektledaren kan inte göra ändringar i rapporten men kan påtala eventuella behov av korrigeringar för medelsförvaltaren.
• Om projektledaren nekar rapporten skickas den tillbaka till ekonomen. Efter eventuell komplettering måste rapporten registreras på nytt för att granskas av projektledaren och sedan skickas in till finansiären.
  

Läs mer om att fördela uppgifter till ekonomer i Fördela ansökningar manuellt.

Fylla i ekonomisk rapport

Rapporteringsuppgifterna kan utföras av alla ekonomer som är användare i den aktuella mappstrukturen.
På fliken ORGANISATIONSUPPGIFTER i menyn Rapportera, sektionen Rapportering kan du se hur bidragen fördelats i respektive mapp och undermapp.

Du som är ekonom, eller ansvarig för rapporteringsuppgiften, får ett e-postmeddelande om att du har en uppgift som ska utföras när återrapporteringsperioden startar.

1. Logga in på ditt konto i Prisma.
2. Klicka på Visa (A) i sektionen Uppgifter på startsidan.
   
3. Klicka på Öppna (B) på raden för bidraget på fliken ORGANISATIONSUPPGIFTER.
4. Klicka på Redigera (C) i formuläret som öppnas, för att kunna fylla i rapporten.
5. Klicka på Spara (D) och stäng fönstret.

Du kan fortsätta fylla i rapporten om den är sparad men ännu inte registrerad.

Läs mer om var du hittar rapporteringsuppgifter i Uppgifter om ekonomisk och vetenskaplig rapport.

Registrera ekonomisk rapport

Du kan inte registrera den ekonomiska rapporten om obligatoriska uppgifter saknas.

1. Följ steg 1 - 3 i avsnittet ovan, Fylla i ekonomisk rapport.
   
2. Klicka på REGISTRERA (A).
3. Klicka på länken för att åtgärda eventuella obligatoriska uppgifter som saknas (B).
4. Markera kryssrutan Jag intygar att lämnade uppgifter är riktiga (C).
5. Klicka på Registrera (D).
6. Klicka på OK för att bekräfta registreringen (E).
7. Klicka på OK (F).

När du registrerat rapporten visas den inte längre i listan över rapporteringsuppgifter.
Projektledaren får ett e-postmeddelande och ett meddelande i Prisma om att du registrerat rapporten.

Läs mer om hur projektledaren godkänner eller nekar den ekonomiska rapporten i Beviljat bidrag - Återrapportering i kapitlet Forskare/Ansökningar och bidrag.

Komplettera ekonomisk rapport

När du registrerat den ekonomiska rapporten skickas den vidare till projektledaren för granskning innan den slutligen
kommer in till finansiären.

Du får en uppgift på Prismas startsida när rapporten öppnas för komplettering.

Projektledaren nekar och ber om komplettering

• Projektledaren kan själv inte göra ändringar i rapporten utan nekar och påtalar för medelsförvaltaren
  om vad som ska ändras.
• Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen.
• Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten.
• Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
• Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Finansiären begär komplettering

• Finansiärens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen
  och till projektledaren.
• Finansiären öppnar rapporten för komplettering.
• Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
• Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Medelsförvaltaren ber om komplettering

Du kan be om komplettering av uppgifter i ekonomiska rapporter som du skickat in för året eller för tidigare år.

• Du som är ekonom kontaktar finansiären och ber om att få komplettera inskickad rapport.
• Finansiären öppnar rapporten för komplettering.
• Ett e-postmeddelande skickas via Prisma till alla rapporteringsansvariga i aktuell mapp och till projektledaren.
• Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
• Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Ladda ner inskickad ekonomisk rapport

Du kan ladda ner de ekonomiska rapporter som du skickat in till finansiären.

Läs mer om hur du laddar ner ekonomiska rapporter i Ladda ner ansökans dokument.

Vetenskaplig återrapportering

Projektledaren för det beviljade bidraget ansvarar för den vetenskapliga återrapporteringen. När projektledaren har fyllt i uppgifterna och registrerat rapporten skickas den direkt till finansiären.

Läs mer om hur projektledaren gör den vetenskapliga återrapporteringen i Vetenskaplig återrapportering i kapitlet Forskare/Ansökningar och bidrag/Beviljat bidrag - Återrapportering.