Den roll du har på organisationskontot styr vilken information du har tillgång till. En användare som endast kan utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter kommer att få tillgång till de uppgifter som tillhör den hemvist du är tilldelad. Det kan vara signering av ansökningar eller beviljade bidrag samt ekonomisk återrapportering. Du kan även ha uppgiften att hantera förfrågningar för beviljade bidrag som till exempel att byta hemvist för en ansökan, byta projektledare eller byte av medelsförvaltare
Du som har högre behörighet, till exempel administrationskontoansvarig eller signeringsadministratör, kan bland annat manuellt fördela uppgifter för signering och rapportering om så skulle krävas. .
Samlat under toppmenyn Organisationskonto sedan menyn Ansökningar och bidrag finns ansökningar och bidrag som organisationen ansvarar för. Du som är ansvarig för signering respektive rapportering kan endast se de ansökningar och bidrag som tillhör de eller den enhetsmapp du har tilldelats.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
Villkoren publiceras som regel av finansiären till person- respektive organisationskonto i Prisma efter att beslutet är fattat. Det kan därför dröja innan villkoren visas.
Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Ansökningar och bidrag . Klicka på knappen Detaljer på raden för ansökan. Klicka på knappen Handlingar i vyn som öppnas.
Endast organisationskontoansvariga eller användare med administratörsrättigheter har behörighet till tabeller där ansökningsärenden ligger samlade. Om du är organisationskontoansvarig eller en användare med administratörsrättighet, kan du ladda ner villkor och beslut via toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Ansökningar och bidrag och därefter Nedladdning . Klicka på knappen Välj på raden för ansökan och välj "Ladda ner samtliga dokument" i rullgardinsmenyn.
Logga in i Prisma och klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter . Är du en utförare som ska signera en ansökan, kontrakt eller förfrågan ser du menyn Signera till vänster. Är du ekonom som ska utföra ekonomisk återrapportering, ser du menyn Rapportera . I tabellen ser du aktiva uppgifter. Alla användare som är kopplade till den mapp där uppgiften ligger, kan utföra den. När en uppgift utförts, försvinner den från tabellen. Klicka på knappen Visa ansvariga för att se alla användare som har tillgång till uppgifterna i respektive mapp.
Signeringsuppgifter skapas när:
Du som är signeringsansvarig får då ett mejl om att du har en uppgift att utföra i Prisma.
Du måste bocka i rutan "Jag har tagit del av all information och bekräftar åtagandena" för att aktivera knappen Signera.
När du utfört uppgiften försvinner den ur listan över signeringsuppgifter.
I signeringsöversikten visas organisationens alla signeringsuppgifter. Du kan filtrera fram vilka uppgifter som är signerade eller ej. Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Signering och välj Signeringsöversikt .
Klicka på knappen Åter till organisationen när du öppnat signeringsuppgiften. Ange av vilken anledning du vill skicka tillbaka signeringsuppgiften samt var du tycker den hör hemma. Signeringuppgiften flyttas till en högre nivå i mappstrukturen där den fördelas manuellt till rätt hemvist
Klickar du på knappen Neka vid signeringen innebär det att organisationen inte vill åta sig ansvaret för att förvalta medlen för forskningsprojektet. Ansökan avvisas och bereds inte vidare. Sökande meddelas via mejl och i Prisma. Om du skulle neka en ansökan av misstag, kontakta handläggaren hos finansiären.
Du får uppgiften via mejl och hittar den även i toppmenyn Organisationsuppgifter i menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan för att öppna signeringsformuläret.
Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan. Klicka på knappen Neka . Ange varför du nekar signering av villkoret i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas. Klicka på knappen Neka .
Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan. Klicka på knappen Neka . Ange varför du avböjer bidraget i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas. Klicka på Avböj bidraget .
Om du har behörighet som signeringsadministratör kan du påminna om en signeringsuppgift. Klicka på toppmenyn Organisationskonto och sedan menyn Signering . Klicka på menyvalet Signeringsöversikt . Markera kryssrutan för den eller de ansökningar du vill skicka påminnelse om signeringsuppgift. Klicka på knappen Påminn längst ned på sidan. Meddelandet skickas via e-post till alla signeringsansvariga för den specifika signeringsmappen och visas även som ett meddelande på Prisma-kontot.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
Villkoren publiceras som regel av finansiären till person- respektive organisationskonto i Prisma efter att beslutet är fattat. Det kan därför dröja innan villkoren visas.
Även om organisationen valt att distribuera ansökningar automatiskt kan det hända att en ansökan måste distribueras manuellt. Ett exempel är att sökande angett en felaktig hemvist i sin ansökan och signeringsansvarig valt att skicka tillbaka uppgiften till organisationen. I listan Distribuera ansökningar under menyn Signering visas ansökningar som inte tilldelats en hemvist. Markera kryssrutan på raden för ansökan som ska distribueras. Skrolla längst ned på sidan och välj den mapp som ansökan ska flyttas till i rullgardinsmenyn Flytta valda rader till mapp . Klicka på knappen Fördela .
Du som är ansvarig för att den ekonomiska återrapportering för beviljade bidrag, fyller i och skickar in den ekonomiska rapporten. När du har fyllt i alla uppgifter och registrerat den ekonomiska rapporten skickas den automatiskt till projektledaren för granskning. Projektledaren granskar rapporten och när hen godkänt den i Prisma skickas rapporten vidare till finansiären. Du får ett e-postmeddelande när rapporten har tagits emot av finansiären.
Projektledaren skickar den vetenskapliga rapporten skickas direkt till finansiären.
Du som är rapporteringsadministratör eller organisationskontoansvarig kan skapa en struktur för rapporteringsuppgifter eller välja att spegla organisationsstrukturen. De användare som ska utföra rapporteringsuppgifter kopplas till mapparna och undermapparna i rapporteringsstrukturen och får då ett e-postmeddelande när de ska utföra en uppgift.
I en rapporteringsöversikt visas information över organisationens alla bidrag som är kopplade till en återrapporteringsomgång.
Den ekonomiska återrapporteringen i korthet:
Du som är ansvarig för rapporteringsuppgiften, får ett e-postmeddelande om att du har en uppgift som ska utföras när återrapporteringsperioden startar. Du kan se statusen för återrapportering, den kan till exempel fyllas i av annan rapporteringsansvarig eller granskas av projektledaren. Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Rapportera . Klicka på knappen Öppna på raden för bidraget.
Projektledaren får ett e-postmeddelande och ett meddelande i Prisma om att du registrerat rapporten. I listan över Rapporteringsuppgifter ändras namnet på knappen Öppna till Händelselogg . Klicka på knappen Händelselogg för att se var i processen rapporten behandlas.
Projektledaren kan själv inte göra ändringar i rapporten utan nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras. Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen. Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten. Efter eventuell komplettering måste du som är rapporteringsansvarig registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.
När du registrerat den ekonomiska rapporten skickas den vidare till projektledaren för granskning innan den slutligen kommer in till finansiären. Innan rapporten godkänns kan olika former av komplettering krävas. Projektledaren nekar och ber om komplettering Projektledaren nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras. Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen. Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären. Finansiären begär komplettering Finansiärens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen och till projektledaren. Finansiären öppnar rapporten för komplettering. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären. Medelsförvaltaren ber om komplettering Du kan be om komplettering av uppgifter i ekonomiska rapporter som du skickat in för året eller för tidigare år. Du som är rapporteringsansvarig kontaktar finansiären och ber om att få komplettera inskickad rapport. Finansiären öppnar rapporten för komplettering. Ett e-postmeddelande skickas via Prisma till alla rapporteringsansvariga i aktuell mapp och till projektledaren. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
När en sökande skickar in en förfrågan om ett beviljat bidrag ska organisationen godkänna förfrågan innan den går vidare till finansiären. Det gäller alla förfrågningar förutom byte av hemvist.
Du som är signeringsansvarig får ett mejl om att du har en uppgift att utföra i Prisma.
I signeringsöversikten visas organisationens alla signeringsuppgifter. Du kan filtrera fram vilka uppgifter som är signerade eller ej. Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Signering och välj Signeringsöversikt .
Du som organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig har möjlighet att skicka in förfrågningar om ändringar som rör det beviljade organisationsbidraget. Du kan bjuda in projektledaren för organisationsansökan, om du vill ha hjälp med att fylla i uppgifter i en förfrågan.
Endast organisationskonto- och ansökningsansvarig kan starta och skicka in förfrågningar för beviljade organisationsansökningar.
Förändringar du kan skicka förfrågan till finansiären om är exempelvis:
Skicka alltid in förfrågan i god tid då vissa förfrågningar ska signeras av mer än en part.
Logga in på ditt konto i Prisma när du får mejl om att du har en uppgift att utföra. Klicka på toppmenyn Min profil och välj därefter menyn Start. Klicka på knappen Visa på raden för uppgiften. Ange de obligatoriska uppgifterna i dialogfönstret som öppnas och skicka in till organisationen. Endast ansökansansvarig eller organisationskontoansvarig kan slutligen skicka in förfrågan till finansiären.
Skapa en förfrågan för organisationsbidraget. Ange ett tecken i respektive obligatoriskt fält i formuläret för förfrågan. Klicka på knappen Skicka till projektledare .
Senast uppdaterad:
Skriv ut