Den roll du har på organisationskontot styr vilken information du har tillgång till. En användare som endast kan utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter kommer att få tillgång till de uppgifter som tillhör den hemvist du är tilldelad. Det kan vara signering av ansökningar eller beviljade bidrag samt ekonomisk återrapportering. Du kan även ha uppgiften att hantera förfrågningar för beviljade bidrag som till exempel att byta hemvist för en ansökan, byta projektledare eller byte av medelsförvaltare
Du som har högre behörighet, till exempel administrationskontoansvarig eller signeringsadministratör, kan bland annat manuellt fördela uppgifter för signering och rapportering om så skulle krävas. .
Under the main menu item Organisation account , and then Applications and grants in the left-hand menu, you can find all the applications and grants for which the organisation is the administrating organisation in Prisma. If you have the role of responsible for reporting or signing, you can only see the applications and grants that correspond with the folders in which you have signing or reporting tasks.
The application has not been distributed by the administrator responsible for signing- or reporting tasks. This applies when the organisation has manual distribution of tasks. You do not have access to the signing or reporting folder where the task is located. The application has been distributed and you have access to the correct folder, but still cannot see the task. This could be because someone else with access to the same folder has already performed the task. Only active (as yet unfinished) tasks are available under Organisation tasks . This means that the tasks disappear from the table as soon as they are performed. All uses that are associated with a folder can perform the tasks present in the folder. Through the main menu Organisation account , and then the left-hand menu Signing or Reporting , you can see the status of specific tasks through the overview page. You can also contact the administrator in your organisation which manages the folders on your organisation account in Prisma.
The approval of terms are published by the funder to the personal and organisation accounts after the decision is made. This is done manually and may take some time after the decision has been published.
Click the main menu Organisation account . Click the left-hand menu Applications and grants . Click the button Details on the row of the relevant application. Click the button Deeds .
Only the users with a responsibility role have access to the tables where all the applications are listed. If you are the organisation supervisor you can download approval of terms, decisions and other documents through the main menu Organisation account . Click the left-hand menu Applications and grants , and then the left-hand menu Download . Click the button Select and choose which documents you wish to download, or if you want download all of the available documents at the same time.
Log in to your personal account in Prisma and click the main menu Organisation tasks . If you have signing tasks, for an application, approval of terms or a request, you will see the left-hand menu Signing . If you have tasks for financial reporting, you will se the left-hand menu Reporting . In the table you see the active tasks. All users associated with the folder where a task is located are able to perform the task. Once a task has been performed, it will disappear from this list. Click on the button Show responsible to see all the users that have access to the tasks in the folder.
Samlat under toppmenyn Organisationskonto sedan menyn Ansökningar och bidrag finns ansökningar och bidrag som organisationen ansvarar för. Du som är ansvarig för signering respektive rapportering kan endast se de ansökningar och bidrag som tillhör de eller den enhetsmapp du har tilldelats.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
Villkoren publiceras av finansiären till person- respektive organisationskontona efter att beslut har fattats. Detta görs manuellt och det kan dröja lite innan villkoren visas och finns tillgängliga för signering.
Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Ansökningar och bidrag . Klicka på knappen Detaljer på raden för ansökan. Klicka på knappen Handlingar i vyn som öppnas.
Endast organisationskontoansvariga eller användare med administratörsrättigheter har behörighet till tabeller där ansökningsärenden ligger samlade. Om du är organisationskontoansvarig eller en användare med administratörsrättighet, kan du ladda ner villkor och beslut via toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Ansökningar och bidrag och därefter Nedladdning . Klicka på knappen Välj på raden för ansökan och välj "Ladda ner samtliga dokument" i rullgardinsmenyn.
Logga in i Prisma och klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter . Är du en utförare som ska signera en ansökan, kontrakt eller förfrågan ser du menyn Signera till vänster. Är du ekonom som ska utföra ekonomisk återrapportering, ser du menyn Rapportera . I tabellen ser du aktiva uppgifter. Alla användare som är kopplade till den mapp där uppgiften ligger, kan utföra den. När en uppgift utförts, försvinner den från tabellen. Klicka på knappen Visa ansvariga för att se alla användare som har tillgång till uppgifterna i respektive mapp.
Signeringsuppgifter skapas när:
Du som är signeringsansvarig får då ett mejl om att du har en uppgift att utföra i Prisma.
Du måste bocka i rutan "Jag har tagit del av all information och bekräftar åtagandena" för att aktivera knappen Signera.
När du utfört uppgiften försvinner den ur listan över signeringsuppgifter.
In the Signing overview you can see all the signing tasks for the organisation. You can filter what tasks are signed or yet to be completed. Click the main menu Organisation account . Click the left-hand menu Signing and then Signing overview .
Click the button Return to organisation once you have opened the signing task. Give a description of the reason for returning the signing task, and state where in the organisation the application belongs. The signing task will be moved to higher level in the signing structure from where it can be distributed manually to the right project site.
If you click the button Reject on a signing task, this means that the organisation refuses to take responsibility for administrating the funds for the research project. This will cause the application to be dismissed by the funder, and it will not be reviewed or handled further. The project leader will be notified through e-mail and in Prisma. If you reject an application by mistake, immediately contact the responsible person at the funder.
You will receive notification of the signing task through e-mail, and can also find it in the main menu Organisation tasks and then the left-hand menu Sign . Click the button Task on the row for the relevant application to open the signing form.
Click the main menu Organisation tasks and then Sign in the left-hand menu. Click the button Task on the row for the relevant application. Click the button Reject. Write an explanation about why you rejected signing of the approval of tems in the field Reason . Click the button Reject .
The organisation can reject an approved grant by rejecting the signature of approval of terms. Click the main menu Organisation tasks and then Sign in the left-hand menu. Click the button Task on the row for the relevant application. Click the button Reject. Write an explanation of why you reject signing, and thereby reject the grant in the field Reason .
If you have the role of Signing administrator you can send reminders concerning a signing task. Click the main menu Organisation account and then Signing in the left-hand menu. Click the left-hand menu Signing overview . Tick the checkbox for the relevant application(s) for which you wish to send a reminder about a signing task. Click the button Remind below the table of applications. The message will be sent by e-mail to all the users that have access to the specific signing folder, and is also shown as a notification in their Prisma-account.
The application has not been distributed by the administrator responsible for signing- or reporting tasks. This applies when the organisation has manual distribution of tasks. You do not have access to the signing or reporting folder where the task is located. The application has been distributed and you have access to the correct folder, but still cannot see the task. This could be because someone else with access to the same folder has already performed the task. Only active (as yet unfinished) tasks are available under Organisation tasks . This means that the tasks disappear from the table as soon as they are performed. All uses that are associated with a folder can perform the tasks present in the folder. Through the main menu Organisation account , and then the left-hand menu Signing or Reporting , you can see the status of specific tasks through the overview page. You can also contact the administrator in your organisation which manages the folders on your organisation account in Prisma.
The approval of terms are published by the funder to the personal and organisation accounts after the decision is made. This is done manually and may take some time after the decision has been published.
I signeringsöversikten visas organisationens alla signeringsuppgifter. Du kan filtrera fram vilka uppgifter som är signerade eller ej. Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Signering och välj Signeringsöversikt .
Klicka på knappen Åter till organisationen när du öppnat signeringsuppgiften. Ange av vilken anledning du vill skicka tillbaka signeringsuppgiften samt var du tycker den hör hemma. Signeringuppgiften flyttas till en högre nivå i mappstrukturen där den fördelas manuellt till rätt hemvist
Klickar du på knappen Neka vid signeringen innebär det att organisationen inte vill åta sig ansvaret för att förvalta medlen för forskningsprojektet. Ansökan avvisas och bereds inte vidare. Sökande meddelas via mejl och i Prisma. Om du skulle neka en ansökan av misstag, kontakta handläggaren hos finansiären.
Du får uppgiften via mejl och hittar den även i toppmenyn Organisationsuppgifter i menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan för att öppna signeringsformuläret.
Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan. Klicka på knappen Neka . Ange varför du nekar signering av villkoret i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas. Klicka på knappen Neka .
Organisationen avböjer bidraget genom att neka signering av handlingen Godkännande av villkor. Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera . Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan. Klicka på knappen Neka . Ange varför du avböjer bidraget i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas.
Om du har behörighet som signeringsadministratör kan du påminna om en signeringsuppgift. Klicka på toppmenyn Organisationskonto och sedan menyn Signering . Klicka på menyvalet Signeringsöversikt . Markera kryssrutan för den eller de ansökningar du vill skicka påminnelse om signeringsuppgift. Klicka på knappen Påminn längst ned på sidan. Meddelandet skickas via e-post till alla signeringsansvariga för den specifika signeringsmappen och visas även som ett meddelande på Prisma-kontot.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
Villkoren publiceras av finansiären till person- respektive organisationskontona efter att beslut har fattats. Detta görs manuellt och det kan dröja lite innan villkoren visas och finns tillgängliga för signering.
Även om organisationen valt att distribuera ansökningar automatiskt kan det hända att en ansökan måste distribueras manuellt. Ett exempel är att sökande angett en felaktig hemvist i sin ansökan och signeringsansvarig valt att skicka tillbaka uppgiften till organisationen. I listan Distribuera ansökningar under menyn Signering visas ansökningar som inte tilldelats en hemvist. Markera kryssrutan på raden för ansökan som ska distribueras. Skrolla längst ned på sidan och välj den mapp som ansökan ska flyttas till i rullgardinsmenyn Flytta valda rader till mapp . Klicka på knappen Fördela .
Du som är ansvarig för att den ekonomiska återrapportering för beviljade bidrag, fyller i och skickar in den ekonomiska rapporten. När du har fyllt i alla uppgifter och registrerat den ekonomiska rapporten skickas den automatiskt till projektledaren för granskning. Projektledaren granskar rapporten och när hen godkänt den i Prisma skickas rapporten vidare till finansiären. Du får ett e-postmeddelande när rapporten har tagits emot av finansiären.
Projektledaren skickar den vetenskapliga rapporten skickas direkt till finansiären.
Du som är rapporteringsadministratör eller organisationskontoansvarig kan skapa en struktur för rapporteringsuppgifter eller välja att spegla organisationsstrukturen. De användare som ska utföra rapporteringsuppgifter kopplas till mapparna och undermapparna i rapporteringsstrukturen och får då ett e-postmeddelande när de ska utföra en uppgift.
I en rapporteringsöversikt visas information över organisationens alla bidrag som är kopplade till en återrapporteringsomgång.
Den ekonomiska återrapporteringen i korthet:
If you are responsible for the reporting task, you will receive an e-mail message notifying you that you have tasks to perform. This e-mail will be sent when the reporting period starts. You can also view the status of the reporting, for instance it might be under reporting from another responsible person or being reviewed by the project leader. Click the main menu Organisation tasks , and then the left hand-menu Reporting. Click the button Open on the row for the relevant grant.
The project leader receives an e-mail message and a message in Prisma alerting them that you have registered the report. In the list of reporting tasks, the button Open will be changed to the button Event log . Click Event log to see where the report is in the reporting process.
The project leader cannot make changes to the report themselves, they need to decline approval for the report and give the administrating organisation information on necessary changes. Comments from the project leader will be e-mailed to all the users that are responsible for filling out the report. Prisma will automatically open the report for supplementation once the project leader has declined to approve the report. After potential changes, the person responsible for the report needs to register it agan. The report will once again be sent to the project leader for review before it is submitted to the funder.
Once you have registered the financial report, it is sent to the project leader for review and approval before it is submitted to the funder. Supplementation might be needed before approval. The project leader declines and requests supplementation The project leader declines and informs the administrating organisation about necessary changes. The comments from the project leader will be sent to all the users responsible for reporting through an e-mail message. Prisma will automatically open the report for supplementation once the project leader declines approval of the report. After being supplemented (if necessary) the report must be registered again. The updated report will be returned to the project leader for approval before being sent to the funder. The funder requests supplementation The funder's comments will be sent in an e-mail message to all the users responsible for the report, as well as to the project leader. The funder will open the report for supplementation. After being supplemented (if necessary) the report must be registered again. The updated report will be returned to the project leader for approval before being sent to the funder. The administrating organisation requests supplementation The administrating organisation can request supplementation of financial reporting submitted this year or previous years. If you are reposnsible for financial reporting you can contact the funder to request a supplementation of a submitted report. The funder will open the report for supplementation. After being supplemented (if necessary) the report must be registered again. The updated report will be returned to the project leader for approval before being sent to the funder.
The application has not been distributed by the administrator responsible for signing- or reporting tasks. This applies when the organisation has manual distribution of tasks. You do not have access to the signing or reporting folder where the task is located. The application has been distributed and you have access to the correct folder, but still cannot see the task. This could be because someone else with access to the same folder has already performed the task. Only active (as yet unfinished) tasks are available under Organisation tasks . This means that the tasks disappear from the table as soon as they are performed. All uses that are associated with a folder can perform the tasks present in the folder. Through the main menu Organisation account , and then the left-hand menu Signing or Reporting , you can see the status of specific tasks through the overview page. You can also contact the administrator in your organisation which manages the folders on your organisation account in Prisma.
Du som är ansvarig för rapporteringsuppgiften, får ett e-postmeddelande om att du har en uppgift som ska utföras när återrapporteringsperioden startar. Du kan se statusen för återrapportering, den kan till exempel fyllas i av annan rapporteringsansvarig eller granskas av projektledaren. Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Rapportera . Klicka på knappen Öppna på raden för bidraget.
Projektledaren får ett e-postmeddelande och ett meddelande i Prisma om att du registrerat rapporten. I listan över Rapporteringsuppgifter ändras namnet på knappen Öppna till Händelselogg . Klicka på knappen Händelselogg för att se var i processen rapporten behandlas.
Projektledaren kan själv inte göra ändringar i rapporten utan nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras. Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen. Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten. Efter eventuell komplettering måste du som är rapporteringsansvarig registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.
När du registrerat den ekonomiska rapporten skickas den vidare till projektledaren för granskning innan den slutligen kommer in till finansiären. Innan rapporten godkänns kan olika former av komplettering krävas. Projektledaren nekar och ber om komplettering Projektledaren nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras. Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen. Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären. Finansiären begär komplettering Finansiärens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen och till projektledaren. Finansiären öppnar rapporten för komplettering. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären. Medelsförvaltaren ber om komplettering Du kan be om komplettering av uppgifter i ekonomiska rapporter som du skickat in för året eller för tidigare år. Du som är rapporteringsansvarig kontaktar finansiären och ber om att få komplettera inskickad rapport. Finansiären öppnar rapporten för komplettering. Ett e-postmeddelande skickas via Prisma till alla rapporteringsansvariga i aktuell mapp och till projektledaren. Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt. Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.
Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering. Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns. Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har. Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.
När en sökande skickar in en förfrågan om ett beviljat bidrag ska organisationen godkänna förfrågan innan den går vidare till finansiären. Det gäller alla förfrågningar förutom byte av hemvist.
Du som är signeringsansvarig får ett mejl om att du har en uppgift att utföra i Prisma.
In the Signing overview you can see all the signing tasks for the organisation. You can filter what tasks are signed or yet to be completed. Click the main menu Organisation account . Click the left-hand menu Signing and then Signing overview .
I signeringsöversikten visas organisationens alla signeringsuppgifter. Du kan filtrera fram vilka uppgifter som är signerade eller ej. Klicka på toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Signering och välj Signeringsöversikt .
Du som organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig har möjlighet att skicka in förfrågningar om ändringar som rör det beviljade organisationsbidraget. Du kan bjuda in projektledaren för organisationsansökan, om du vill ha hjälp med att fylla i uppgifter i en förfrågan.
Endast organisationskonto- och ansökningsansvarig kan starta och skicka in förfrågningar för beviljade organisationsansökningar.
Förändringar du kan skicka förfrågan till finansiären om är exempelvis:
Skicka alltid in förfrågan i god tid då vissa förfrågningar ska signeras av mer än en part.
Logga in på ditt konto i Prisma när du får mejl om att du har en uppgift att utföra. Klicka på toppmenyn Min profil och välj därefter menyn Start. Klicka på knappen Visa på raden för uppgiften. Ange de obligatoriska uppgifterna i dialogfönstret som öppnas och skicka in till organisationen. Endast ansökansansvarig eller organisationskontoansvarig kan slutligen skicka in förfrågan till finansiären.
Skapa en förfrågan för organisationsbidraget. Ange ett tecken i respektive obligatoriskt fält i formuläret för förfrågan. Klicka på knappen Skicka till projektledare .
Senast uppdaterad:
Skriv ut