Hur speglar jag organisationsstrukturen till en befintlig mappstruktur som innehåller fördelade ansökningar?

En manuellt byggd befintlig mappstruktur för signering och rapportering som motsvarar organisationsstrukturen kan inte speglas. Det beror på att det redan finns mappar med namn som motsvarar organisationsstrukturen. Innan du kan spegla organisationsstrukturen, samt eventuellt välja automatisk fördelning av ansökningar, måste den gamla mappstrukturen för signering respektive rapportering redigeras.

Förslag på redigering för organisationer med ett fåtal ansökningar fördelat på några få mappar (exemplet signering)

1. Skapa en mapp i signeringsstrukturen. Döp den till exempel till "Signering gammalt".
2. Flytta samtliga ansökningar till denna signeringsmapp. Ansökningarna kommer fortfarande ha kvar sin ursprungliga hemvist i kolumnen Hemvist.
3. Ta bort de tomma signeringsmapparna. Tar du bort en huvudmapp, tas även underliggande mappar bort.
4. Spegla organisationsstrukturen och välj eventuellt automatisk distribuering.
5. Fördela ansökningar från mappen "Signering gammalt" som i exemplet ovan. Du kan även utföra uppgifterna i den gamla mappen.

Förslag på redigering för organisationer med ett stort antal ansökningar fördelat på olika mappar (exemplet signering)

Behåll gärna den gamla signeringsstrukturen bredvid den nya som kommer från speglingen, innan du gör eventuella ändringar. Du kan flytta ansökningar från den gamla till den nya strukturen och sen ta bort gamla signeringsmappar.

Det går även att ha kvar de gamla signeringsmapparna, med eller utan ansökningar. Då finns de gamla ansökningarna kvar i den ursprungliga signeringsstrukturen och nya ansökningar distribueras automatiskt till de speglade signeringsmapparna.

1. Ändra namnen på mapparna i den befintliga mappstrukturen för signering respektive rapportering.
2. Välj att spegla signeringsstrukturen och automatisk distribuering via menyn Inställningar och knappen Distribuering.
3. Organisationsstrukturen kopieras till signeringsstrukturen och skapar signeringsmappar utöver den tidigare signeringsstrukturen.
4. Flytta ansökningar från gamla signeringsmappar (och deras undermappar) till den nya speglade signeringsstrukturen.
5. Ta bort de tomma gamla signeringsmapparna.

Resultatet blir:

• Om organisationen har valt automatisk distribuering av ansökningar fördelas nya ansökningar automatiskt till de nya signeringsmapparna som motsvarar ansökans hemvist.
• Inga ansökningar fördelas till de gamla signeringsmapparna.
• Du kan byta namn på och ta bort mappar från signeringsstrukturen om det inte finns några ansökningar kvar i mappen.