Administratör - organisation

Organisationsstrukturen styr vilka hemvister, till exempel institutioner, sökande forskare kan ange vid registrering av en ansökan. Strukturen byggs upp i två nivåer som används för att hantera de ansökningar organisationen ansvarar för.

• Organisationens namn hämtas från uppgifterna som angivits i menyn Inställningar (Organisationsuppgifter), i toppmenyn Organsiationskonto.
• Det finns två nivåer för respektive hemvist: Första enhetsnivån - enhet och andra enhetsnivån - underenhet.
• Med hjälp av rullgardinsmenyn kan du som organisationsansvarig välja vilka enhetsnivåer för hemvist som ska visas i ansökansformuläret.
• En inaktiverad enhet visas inte för den sökande i ansökansformuläret.

I toppmenyn Organisationskonto har du tillgång till de verktyg du behöver för att skapa organisationsstrukturen i menyn Struktur. Strukturen växer fram allt efter som du lägger till enheter och underenheter.

Lägga till enhet

Den första nivån av enhet i organisationsstrukturen.

1. Klicka på menyn Struktur.
2. Klicka på boxen med tre prickar intill namnet på din organisation.
3. Välj Lägg till enhet i rullgardinsmenyn.

Lägga till underenhet

Nivån under enhet skapar du med respektive enhet som utgångspunkt.

1. Klicka på boxen med tre prickar intill namnet på en enhet.
2. Välj Lägg till underenhet i rullgardinsmenyn.
   

Välj sedan hur många nivåer av hemvisten som ska visas för sökande via toppmenyn Organisationskonto, menyn Struktur och knappen Inställningar.

För att tillåta automatisk distribution av signerings- och rapporteringsuppgifter måste du spegla organisationsstrukturen till mappstrukturen. Inställningar för spegling och automatisk distribuering gör du via toppmenyn Organisationskonto, menyn Inställningar och knappen Distribuering.

Väljer organisationen att spegla organisationsstrukturen blir mappstrukturen för signering och rapportering identisk med organisationsstrukturen. Vill du använda spegling måste du göra det valet innan du skapar organisationsstrukturen.

Inaktiva enheter i organisationsstrukturen speglas också över till mappstrukturen.

1. Klicka på toppmenyn Organisationskonto.
2. Klicka på menyn Inställningar.
3. Klicka på knappen Distribuering.
4. Välj Spegla signeringsstrukturen respektive Spegla rapporteringsstrukturen eller båda.
   

Du måste välja att spegla organisationsstrukturen för att uppgifterna för signering och rapportering om du vill att uppgifterna för signering och rapportering ska fördelas automatiskt.

Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering).

1. Klicka på toppmenyn Organisationskonto.
2. Klicka på menyn Inställningar.
3. Klicka på knappen Distribuering.
   
4. Markera vilka uppgifter du vill ska distribueras; Automatisk signeringsdistribuering, Automatisk rapporteringsdistribuering eller båda.

Huvudansvarig för organisationskontot har behörighet till all information och alla funktioner på kontot och är ofta den som ansökt om organisationskonto. Är du organisationskontoansvarig kan du bjuda in användare till roller som signerings- och rapporteringsadministratörer samt ansökningsansvariga via toppmenyn Organisationskonto. Välj sedan menyn Användare och klicka på knappen Bjud in användare.

Organisationskontoansvarig, signeringsadministratör och rapporteringsadministratör kan lägga till kontoanvändare som utför uppgifter inom respektive område.

Om användaren ska utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter, eller ha begränsad läsbehörighet, välj rollen "Användare (för tilldelning)".

Administratör för signering och rapportering

Om du är signerings- eller rapporteringsadministratör kan du bjuda in och lägga till de användare som ska kopplas de olika mappar som finns inom signerings- respektive rapporteringsstrukturen.

Börja med att bjuda in användaren som ska kopplas till en signerings- eller rapporteringsstruktur.

1. Klicka på toppmenyn Organisationskonto.
2. Klicka på menyn Signering eller Rapportering.
3. Klicka på knappen Signeringsstruktur alternativt Rapporteringsstruktur.
   
4. Klicka på de boxen med de tre punkterna och välj Redigera ansvariga personer.