Alla organisationer, det vill säga medelsförvaltare, måste ha ett organisationskonto i Prisma. Medelsförvaltaren förvaltar medel för beviljade projekt och ansvarar för dessa enligt gällande villkor.
När du ansökt om organisationskonto skickas beslutet om godkännande till organisationskontoansvarigs angivna e-postadress.
Godkänns organisationen måste du som är organisationskontoansvarig skapa ett personkonto i Prisma, om du inte redan har ett.
Uppgifter som administreras av organisationskontoansvarig och andra användare med administrationsbehörighet:
Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter via toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Inställningar . Klicka på knappen Finansiärer . Klicka på knappen Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter .
Kontrollera först att den tillträdande organisationskontoansvarig har ett personkonto i Prisma. Om frånträdande organisationskontoansvarig är kvar på organisationen Frånträdande organisationskontoansvarig bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Tillträdande organisationskontoansvarig får ett mejl med inbjudan. Tillträdande organisationskontoansvarig accepterar inbjudan. Frånträdande organisationskontoansvarig tilldelar den tillträdande rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen Kontakta Prismas tekniska support via formuläret på Prismas startsida. Förklara att organisationskontoansvarig har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvarig (den e-postadress som är kopplat till personkontot). Formulär för Prismas tekniska support
Du ansöker om ett organisationskonto via knappen Anhåll om organisationskonto på Prismas startsida. Det kan ta upp till 2 veckor att få besked.
Organisationsstrukturen styr vilka hemvister, till exempel institutioner, sökande forskare kan ange vid registrering av en ansökan. Strukturen byggs upp i två nivåer som används för att hantera de ansökningar organisationen ansvarar för.
I toppmenyn Organisationskonto har du tillgång till de verktyg du behöver för att skapa organisationsstrukturen i menyn Struktur. Strukturen växer fram allt efter som du lägger till enheter och underenheter.
Om du vill spegla organisatoinsstrukturen till mappstrukturen för signering och rapportering gör du dessa inställningar via toppmenyn Organisationskonto, menyn Inställningar och knappen Distribuering. Vi rekommenderar att du även markerar till vilka mappar du vill ha automatisk distribution, innan du börjar bygga organisationsstrukturen.
Den första nivån av enhet i organisationsstrukturen.
Nivån under enhet skapar du med respektive enhet som utgångspunkt.
Välj sedan hur många nivåer av hemvisten som ska visas för sökande via toppmenyn Organisationskonto, menyn Struktur och knappen Inställningar.
Det kan bero på att mappen är speglad, då har mappen ett hänglås. Det innebär att du inte kan ändra dem i signerings- respektive rapporteringsstrukturen. Eventuella ändringar måste ske i organisationsstrukturen.
Organisationen måste skapa minst en hemvist eftersom uppgiften är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande. Du anger vilken nivå av hemvisten som ska visas i ansökansformulären för sökande via toppmenyn Organisationskonto , menyn Struktur och knappen Inställningar . Alternativ för vilken nivå av hemvist som visas i ansökningsformuläret: Endast organisationens enheter är valbara för den sökandes projekt. Endast organisationens underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt. Både organisationens enheter och underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt.
Via toppmenyn Organisationskonto kan du ta bort möjligheten för sökande att föreslå hemvist. Alla föreslagna hemvister i tabellen Föreslagen hemvist måste vara fördelade på befintliga enheter och underenheter i organisationsstrukturen innan du gör inställningen för att ange egen hemvist. Klicka på menyn Ansökningar och bidrag . Välj menyn Föreslagen hemvist . Klicka på pilen vid knappen Inställningar på raden för utkastet. Markera kryssrutan Neka sökande att föreslå hemvist som ej ingår i organisationsstrukturen .
En enhet eller underenhet som har kopplade ansökningar, oavsett status, går inte att ta bort. Om du vill ta bort en enhet som har underenheter måste du kontrollera att det inte finns några kopplade ansökningar i någon av underenheterna. Ta först bort eventuella ansökningar på enheten respektive underenheten.
Du inaktiverar enheter och underenheter via menyn Struktur i toppmenyn Organisationskonto . Klicka på boxen med tre prickar intill namnet på enheten eller underenheten. Välj Inaktivera i rullgardinsmenyn. En enhet eller underenhet kan bara inaktiveras eller tas bort om det inte finns några öppna ärenden eller uppgifter kopplade till den. När du inaktiverat en enhet eller underenhet kan den sökande inte längre välja den som hemvist vid registrering av ansökan. Inaktiverade mappar i den speglade mappstrukturen visas med en ikon, ett hänglås, bredvid namnet, och kan inte redigeras. Du kan återaktivera en inaktiv enhet eller underenhet.
Vill du sortera organisationens enheter i en viss ordning klickar du på boxen med de tre punkterna intill toppnivån, det vill säga organisationens namn. Välj ”Sortera enheter”. I fönstret som öppnas kan du dra och släppa enheterna i den ordning du önskar. På motsvarande sätt kan du ordna underenheter i en enhet. Då klickar du på boxen med de tre punkterna intill enheten som innehåller underenheterna du vill sortera.
Endast organisationskontoansvarig har behörighet att redigera organisationsstrukturen.
Via toppmenyn Organisationskonto klickar du på menyn Struktur . Klicka på plustecknet intill enhetens namn i trädstrukturen.
Väljer organisationen att spegla organisationsstrukturen till mappstrukturen för signering och rapportering blir mappstrukturen för signering och rapportering identisk med organisationsstrukturen. Vill du använda spegling rekommenderar vi att du gör det valet innan du skapar organisationsstrukturen.
Inaktiva enheter i organisationsstrukturen speglas också över till mappstrukturen.
Du måste välja att spegla organisationsstrukturen för att uppgifterna för signering och rapportering om du vill att uppgifterna för signering och rapportering ska fördelas automatiskt.
Organisationen kan välja att spegla organisationsstrukturen till mappstrukturen för signering och rapportering. Det innebär att mappstrukturen för dessa uppgifter blir identisk med organisationsstrukturen. Ny organisation som önskar spegling Bygg upp organisationsstrukturen. Ange nivå för projektets hemvist (enhet eller underenhet) som ska visas i ansökansformuläret. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt. Välj att spegla organsiationsstrukturen.
I en manuellt byggd mappstruktur för signering och/eller rapportering som inte innehåller några ansökningar kan du spegla organisationsstrukturen enligt följande: Ta bort alla befintliga mappar i aktuell mappstruktur för signering och/eller rapportering. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt. Välj att spegla och eventuellt ha automatisk distribuering av ansökningar.
En manuellt byggd befintlig mappstruktur för signering och rapportering som motsvarar organisationsstrukturen kan inte speglas. Det beror på att det redan finns mappar med namn som motsvarar organisationsstrukturen. Innan du kan spegla organisationsstrukturen, samt eventuellt välja automatisk fördelning av ansökningar, måste den gamla mappstrukturen för signering respektive rapportering redigeras. Förslag på redigering för organisationer med ett fåtal ansökningar fördelat på några få mappar (exemplet signering) Skapa en mapp i signeringsstrukturen. Döp den till exempel till "Signering gammalt". Flytta samtliga ansökningar till denna signeringsmapp. Ansökningarna kommer fortfarande ha kvar sin ursprungliga hemvist i kolumnen Hemvist . Ta bort de tomma signeringsmapparna. Tar du bort en huvudmapp, tas även underliggande mappar bort. Spegla organisationsstrukturen och välj eventuellt automatisk distribuering. Fördela ansökningar från mappen "Signering gammalt" som i exemplet ovan. Du kan även utföra uppgifterna i den gamla mappen. Förslag på redigering för organisationer med ett stort antal ansökningar fördelat på olika mappar (exemplet signering) Behåll gärna den gamla signeringsstrukturen bredvid den nya som kommer från speglingen, innan du gör eventuella ändringar. Du kan flytta ansökningar från den gamla till den nya strukturen och sen ta bort gamla signeringsmappar. Det går även att ha kvar de gamla signeringsmapparna, med eller utan ansökningar. Då finns de gamla ansökningarna kvar i den ursprungliga signeringsstrukturen och nya ansökningar distribueras automatiskt till de speglade signeringsmapparna. Ändra namnen på mapparna i den befintliga mappstrukturen för signering respektive rapportering. Välj att spegla signeringsstrukturen och automatisk distribuering via menyn Inställningar och knappen Distribuering . Organisationsstrukturen kopieras till signeringsstrukturen och skapar signeringsmappar utöver den tidigare signeringsstrukturen. Fl...
I en organisation som valt spegling, och automatisk distribuering, innan organisationsstruktionen skapades kommer ändringa och nya mappar automatiskt att speglas i signerings- och rapporteringsstrukturen. I en organisation som har befintliga mappstrukturer för signering och rapportering med kopplade ansökningar, kommer inte ändringar från organisationsstrukturen att speglas per automatik. Även om strukturen är speglad kan du lägga till mappar manuellt i signerings- och rapporteringsstrukturen. Exempel: Om organisationen vill flytta speciella ansökningar för att endast rektor ska signera dessa, skapar du en separat signeringsmapp i signeringsstrukturen. Inga ansökningar fördelas automatiskt till de manuellt skapade mapparna även om du valt Automatisk signeringsdistribuering eller Automatisk rapporteringsdistribuering .
Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering).
Även om organisationen valt att distribuera ansökningar automatiskt kan det hända att en ansökan måste distribueras manuellt. Ett exempel är att sökande angett en felaktig hemvist i sin ansökan och signeringsansvarig valt att skicka tillbaka uppgiften till organisationen. I listan Distribuera ansökningar under menyn Signering visas ansökningar som inte tilldelats en hemvist. Markera kryssrutan på raden för ansökan som ska distribueras. Skrolla längst ned på sidan och välj den mapp som ansökan ska flyttas till i rullgardinsmenyn Flytta valda rader till mapp . Klicka på knappen Fördela .
Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering). Ny organisation som önskar automatisk distribution Bygg upp organisationsstrukturen. Ange nivå för projektets hemvist (enhet eller underenhet) som ska visas i ansökansformuläret. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt. Välj att spegla och automatisk distribuera ansökningar till signerings- och rapporteringsmappar.
Om du manuellt har skapat en mappstruktur för signering respektive rapportering som är identisk med organisationsstrukturen fungerar inte automatisk distribution. Förutom att välja automatisk distribution måste du ha valt att spegla organisationsstrukturen via menyn Inställningar . Först då kan uppgifterna för signering och rapportering ska fördelas automatiskt. Inga ansökningar fördelas automatiskt till signerings- eller rapporteringsmappar som du manuellt skapat i signerings- respektive rapporteringsstrukturen efter att du har valt att spegla organisationsstrukturen.
Huvudansvarig för organisationskontot har behörighet till all information och alla funktioner på kontot och är ofta den som ansökt om organisationskonto. Är du organisationskontoansvarig kan du bjuda in användare till roller som signerings- och rapporteringsadministratörer samt ansökningsansvariga via toppmenyn Organisationskonto. Välj sedan menyn Användare och klicka på knappen Bjud in användare.
Organisationskontoansvarig, signeringsadministratör och rapporteringsadministratör kan lägga till kontoanvändare som utför uppgifter inom respektive område.
Om användaren ska utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter, eller ha begränsad läsbehörighet, välj rollen "Användare (för tilldelning)".
Om du är signerings- eller rapporteringsadministratör kan du bjuda in och lägga till de användare som ska kopplas de olika mappar som finns inom signerings- respektive rapporteringsstrukturen.
Börja med att bjuda in användaren som ska kopplas till en signerings- eller rapporteringsstruktur.
Klicka på menyn Användare via toppmenyn Organisationskonto . Klicka på knappen Användare om den inte aktiv. Klicka på knappen Visa på raden för användaren. Klicka på knappen Läsbehörigheter . Välj den enhet som användaren ska tllldelas läsbehörighet för, ur rullgardinsmenyn.
Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare klickar du på knappen Ansvarsområden . Där har du möjlighet att klicka på knappen Redigera för respektive användare och hantera behörigheten.
Organisationskontoansvarig Ytterst ansvarig för organisationens konto och har full behörighet på kontot. Det finns alltid en huvudansvarig som kan lägga till ytterligare organisationskontoansvariga. Huvudansvarig är även kontaktperson gentemot finansiärerna. Signeringsadministratör Har full behörighet förutom att ändra huvudansvarig. Rapporteringsadministratör Har behörighet att redigera signeringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra signeringsadministratörer eller användare som ska utföra signeringsuppgifter. Ansökningsansvarig Har behörighet att redigera rapporteringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra rapporteringsadministratörer eller användare som ska utföra rapporteringsuppgifter. Användare (för tilldelning) Är ansvarig för ansökningar där organisationen är sökande (organisationsansökningar) och har behörighet att skapa samt registrera organisationsansökningar. Användare signering Användare som inte tilldelats någon roll och inte är kopplade till någon mapp. Användare som kopplats till en mapp i signeringsstrukturen för att kunna utföra signeringsuppgifter. Användare rapportering Användare som kopplats till en mapp i rapporteringsstrukturen för att kunna utföra rapporteringsuppgifter. Fullständig läsbehörighet Användaren kan läsa all information på sidorna Inställningar och Ansökningar och bidrag . Läsbehörighet Användare med begränsad läsbehörighet som är kopplad till enhet och underenhet i organisationsstrukturen. Användaren kan läsa information om ansökningar och bidrag på enheten på sidan Ansökningar och bidrag .
Länken i inbjudningsmejlet fungerar endast då det finns ett personkonto när inbjudningsmejlet skickas. Säkerställ att personen du bjuder in har ett personkonto i Prisma innan du skickar inbjudan. Ta bort den inbjudna användaren i Prisma och skicka en inbjudan på nytt.
Kontrollera först att den tillträdande organisationskontoansvarig har ett personkonto i Prisma. Om frånträdande organisationskontoansvarig är kvar på organisationen Frånträdande organisationskontoansvarig bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Tillträdande organisationskontoansvarig får ett mejl med inbjudan. Tillträdande organisationskontoansvarig accepterar inbjudan. Frånträdande organisationskontoansvarig tilldelar den tillträdande rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen Kontakta Prismas tekniska support via formuläret på Prismas startsida. Förklara att organisationskontoansvarig har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvarig (den e-postadress som är kopplat till personkontot). Formulär för Prismas tekniska support
Senast uppdaterad:
Skriv ut