Organisationskontot i Prisma är den yta där en organisation administrerar och förvaltar ansökningar och pågående bidrag. Huvudansvarig för kontot har det yttersta ansvaret och är kontaktperson gentemot finansiärerna. Den huvudansvarige kan i sin tur bjuda in fler användare med rollen organisationskontoansvarig, vilka har lika hög behörighet på kontot
Bland de uppgifter som administreras av organisationskontoansvarig och andra användare med administrationsbehörighet ingår:
Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter via toppmenyn Organisationskonto . Klicka på menyn Inställningar . Klicka på knappen Finansiärer . Klicka på knappen Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter .
Kontrollera först att den tillträdande organisationskontoansvarig har ett personkonto i Prisma. Om frånträdande organisationskontoansvarig är kvar på organisationen Frånträdande organisationskontoansvarig bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Tillträdande organisationskontoansvarig får ett mejl med inbjudan. Tillträdande organisationskontoansvarig accepterar inbjudan. Frånträdande organisationskontoansvarig tilldelar den tillträdande rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen Kontakta Prismas tekniska support via formuläret på Prismas startsida. Förklara att organisationskontoansvarig har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvarig (den e-postadress som är kopplat till personkontot). Formulär för Prismas tekniska support
Via knappen Anhåll om organisationskonto på Prismas startsida anger du vilka finansiärer du önskar etta organisationskonto hos. Varje finansiär tillämpar sina egna rutiner för hur en sådan begäran behandlas.
Organisationsstrukturen styr vilka hemvister, till exempel institutioner, sökande forskare kan ange vid registrering av en ansökan. Strukturen byggs upp i två nivåer som används för att hantera de ansökningar organisationen ansvarar för.
I toppmenyn Organisationskonto har du tillgång till de verktyg du behöver för att skapa organisationsstrukturen i menyn Struktur. Strukturen växer fram allt efter som du lägger till enheter och underenheter.
Den första nivån av enhet i organisationsstrukturen.
Nivån under enhet skapar du med respektive enhet som utgångspunkt.
Välj sedan hur många nivåer av hemvisten som ska visas för sökande via toppmenyn Organisationskonto, menyn Struktur och knappen Inställningar.
För att tillåta automatisk distribution av signerings- och rapporteringsuppgifter måste du spegla organisationsstrukturen till mappstrukturen. Inställningar för spegling och automatisk distribuering gör du via toppmenyn Organisationskonto, menyn Inställningar och knappen Distribuering.
Det kan bero på att mappen är speglad, då har mappen ett hänglås. Det innebär att du inte kan ändra dem i signerings- respektive rapporteringsstrukturen. Eventuella ändringar måste ske i organisationsstrukturen.
Organisationen måste skapa minst en hemvist eftersom uppgiften är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande. Du anger vilken nivå av hemvisten som ska visas i ansökansformulären för sökande via toppmenyn Organisationskonto , menyn Struktur och knappen Inställningar . Alternativ för vilken nivå av hemvist som visas i ansökningsformuläret: Endast organisationens enheter är valbara för den sökandes projekt. Endast organisationens underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt. Både organisationens enheter och underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt.
Via toppmenyn Organisationskonto kan du ta bort möjligheten för sökande att föreslå hemvist. Alla föreslagna hemvister i tabellen Föreslagen hemvist måste vara fördelade på befintliga enheter och underenheter i organisationsstrukturen innan du gör inställningen för att ange egen hemvist. Klicka på menyn Ansökningar och bidrag . Välj menyn Föreslagen hemvist . Klicka på knappen Inställningar och markera kryssrutan i fönstret som öppnas för att inaktivera möjligheten för sökande att själva föreslå en hemvist i ansökan.
En enhet eller underenhet som har kopplade ansökningar, oavsett status, går inte att ta bort. Om du vill ta bort en enhet som har underenheter måste du kontrollera att det inte finns några kopplade ansökningar i någon av underenheterna. Ta först bort eventuella ansökningar på enheten respektive underenheten.
Du inaktiverar enheter och underenheter via menyn Struktur i toppmenyn Organisationskonto . Klicka på boxen med tre prickar intill namnet på enheten eller underenheten. Välj Inaktivera i rullgardinsmenyn. En enhet eller underenhet kan bara inaktiveras eller tas bort om det inte finns några öppna ärenden eller uppgifter kopplade till den. När du inaktiverat en enhet eller underenhet kan den sökande inte längre välja den som hemvist vid registrering av ansökan. Inaktiverade mappar i den speglade mappstrukturen visas med en ikon, ett hänglås, bredvid namnet, och kan inte redigeras. Du kan återaktivera en inaktiv enhet eller underenhet.
Vill du sortera organisationens enheter i en viss ordning klickar du på boxen med de tre punkterna intill toppnivån, det vill säga organisationens namn. Välj ”Sortera enheter”. I fönstret som öppnas kan du dra och släppa enheterna i den ordning du önskar. På motsvarande sätt kan du ordna underenheter i en enhet. Då klickar du på boxen med de tre punkterna intill enheten som innehåller underenheterna du vill sortera.
Endast organisationskontoansvarig har behörighet att redigera organisationsstrukturen.
Via toppmenyn Organisationskonto klickar du på menyn Struktur . Klicka på plustecknet intill enhetens namn i trädstrukturen.
I en organisation som valt spegling, och automatisk distribuering, innan organisationsstruktionen skapades kommer ändringa och nya mappar automatiskt att speglas i signerings- och rapporteringsstrukturen. I en organisation som har befintliga mappstrukturer för signering och rapportering med kopplade ansökningar, kommer inte ändringar från organisationsstrukturen att speglas per automatik. Även om strukturen är speglad kan du lägga till mappar manuellt i signerings- och rapporteringsstrukturen. Exempel: Om organisationen vill flytta speciella ansökningar för att endast rektor ska signera dessa, skapar du en separat signeringsmapp i signeringsstrukturen. Inga ansökningar fördelas automatiskt till de manuellt skapade mapparna även om du valt Automatisk signeringsdistribuering eller Automatisk rapporteringsdistribuering .
Väljer organisationen att spegla organisationsstrukturen blir mappstrukturen för signering och rapportering identisk med organisationsstrukturen. Vill du använda spegling måste du göra det valet innan du skapar organisationsstrukturen.
Inaktiva enheter i organisationsstrukturen speglas också över till mappstrukturen.
Du måste välja att spegla organisationsstrukturen för att uppgifterna för signering och rapportering om du vill att uppgifterna för signering och rapportering ska fördelas automatiskt.
Innan du börjar bygga din organisationsstruktur behöver du först välja spegling. Genom att välja spegling kommer mappstrukturerna för signering och rapportering bli identisk med organisationsstrukturen. Detta är ett nödvändigt steg för att sedan kunna välja automatisk distribuering. Du kan alltså inte tillämpa automatisk distribuering för mappar som skapats innan speglingen.
I en organisation som valt spegling, och automatisk distribuering, innan organisationsstruktionen skapades kommer ändringa och nya mappar automatiskt att speglas i signerings- och rapporteringsstrukturen. I en organisation som har befintliga mappstrukturer för signering och rapportering med kopplade ansökningar, kommer inte ändringar från organisationsstrukturen att speglas per automatik. Även om strukturen är speglad kan du lägga till mappar manuellt i signerings- och rapporteringsstrukturen. Exempel: Om organisationen vill flytta speciella ansökningar för att endast rektor ska signera dessa, skapar du en separat signeringsmapp i signeringsstrukturen. Inga ansökningar fördelas automatiskt till de manuellt skapade mapparna även om du valt Automatisk signeringsdistribuering eller Automatisk rapporteringsdistribuering .
Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering).
If you have manually created folder structures for signing and reporting, identical to the organisation structure, automatic distribution will not work. In addition to selecting automatic distribution you must also select mirroring of the organisation structure through Settings in the left hand menu and the tab Distribution . It is only then that the signing and reporting tasks will be distributed automatically. No applications will be distributed to folders that you have created manually in the signing or reporting structures after you have selected mirroring of the structure.
The first step is to activate mirroring for the signing and/or reporting structures, which means that they become identical to the organisation structure. In the next step, you can choose to let the distribution of applications and tasks be distribued automatically. When you have a new organisation that wants to have automatic distribution: Build your organisation structure. Assign the project site level (unit or sub-unit) that you wish to show in the application form. Check that the organisation structure is correct. Select mirroring and automatic distribution for signing and reporting tasks for your organisation.
Även om organisationen valt att distribuera ansökningar automatiskt kan det hända att en ansökan måste distribueras manuellt. Ett exempel är att sökande angett en felaktig hemvist i sin ansökan och signeringsansvarig valt att skicka tillbaka uppgiften till organisationen. I listan Distribuera ansökningar under menyn Signering visas ansökningar som inte tilldelats en hemvist. Markera kryssrutan på raden för ansökan som ska distribueras. Skrolla längst ned på sidan och välj den mapp som ansökan ska flyttas till i rullgardinsmenyn Flytta valda rader till mapp . Klicka på knappen Fördela .
För att kunna ha automatisk distribuering måste du först ha valt att spegla signerings- och rapporteringsstrukturerna. Välj därefter automatisk signeringsdistribuering och/eller automatisk rapporteringsdistribuering. Notera att båda dessa steg krävs för att uppgifterna ska distribueras automatiskt och att det inte går att välja spegling och automatisk spegling i efterhand. Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering). Bygg upp organisationsstrukturen. Ange nivå för projektets hemvist (enhet eller underenhet) som ska visas i ansökansformuläret. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt. Välj att spegla och automatisk distribuera ansökningar till signerings- och rapporteringsmappar.
Det kan bero på att organisationen inte valde att spegla signerings- och rapporteringsstrukturen när de skapade organisationsstrukturen. En förutsättning för att aktivera automatisk distribuering är att signerings- och rapporteringsstrukturen speglas. Det går alltså inte att koppla på automatisk distribuering av signerings- och rapporteringsuppgifter efter att organisationsstrukturen byggts.
Huvudansvarig för organisationskontot har behörighet till all information och alla funktioner på kontot och är ofta den som ansökt om organisationskonto. Är du organisationskontoansvarig kan du bjuda in användare till roller som signerings- och rapporteringsadministratörer samt ansökningsansvariga via toppmenyn Organisationskonto. Välj sedan menyn Användare och klicka på knappen Bjud in användare.
Organisationskontoansvarig, signeringsadministratör och rapporteringsadministratör kan lägga till kontoanvändare som utför uppgifter inom respektive område.
Om användaren ska utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter, eller ha begränsad läsbehörighet, välj rollen "Användare (för tilldelning)".
Om du är signerings- eller rapporteringsadministratör kan du bjuda in och lägga till de användare som ska kopplas de olika mappar som finns inom signerings- respektive rapporteringsstrukturen.
Börja med att bjuda in användaren som ska kopplas till en signerings- eller rapporteringsstruktur.
Aside from these administrative roles, you can add read access to the entire account or to specific folders. Organisation supervisor This role has the main responsibility for the organisation account and has access to all functionality and information. There is always a main responsible that can add other supervisors to the account. The main responsible is also the main contact point for the account visavi the funders in Prisma. Signing administrator Has full access to the signing functionality including the folder structure and distribution of signing tasks. It can also invite users who need to perform signing. Reporting administrator Has full access to the reporting functionality including the folder structure and distribution of reporting tasks. It can also invite users who need to perform reporting. Application administrator Has access to create and register application drafts in calls where the organisation is the applicant. Once a draft is created, the application administrator can invite a project leader that can work on the application content. User (for distribution) A user that has been invited to perform signing or reporting tasks, but that needs to be added to folders in order to have access to tasks. Once they have been associated with either reporting or signing folders, they will be signing or reporting users. User signing Users that have been associated with one or more folders in the signing structure and have access to signing tasks within those folders. User reporting Users that have been associated with one or more folders in the reporting structure and have access to reporting tasks within those folders. Complete read access The user has full read access to the organisation account, meaning that they can read the information but not change any settings or perform any tasks. Read access Read access is given to specific folders (units and sub-units) in the organisation structure. Users with read access can read the information in...
Through the main menu Organisation account and the left-hand menu Users you can assign read access to a user in a specific folder. Click the arrow next to the button "Edit" for the user that you wish to give read acess. Select "Give read access" in the drop down-menu. Search for the folder for which you want to give the user read access. You can give a user read access in more than one folder using the steps above.
Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare kan du tilldela läsbehörighet för en enskild mapp. Klicka på pilen vid knappen Visa för användaren du vill tilldela läsbehörighet. Välj "Ange läsbehörighet" i rullgardinsmenyn. Ange den mapp användaren ska ha läsbehörighet för och spara. Du kan lägga till fler mappar som användaren ska ha läsbehörighet för.
The link in the invitation e-mail only works when there is a personal account when the invitation e-mail is sent. Make sure that the person you are inviting has a personal account when the invitation is sent. If needed, you can remove the invited user from your organisation and invite them again once they have an account.
Through the main menu Organisation account , and the left hand menu Users , you can click the button Responsibilities . There you can click the button Edit to assign responsibilites for each user.
Click the menu Users under Organisation account . In the list of users, click Details for the relevant user. Click the button Read access for the specific user. Select the unit for which you want to give the user read acess. Read access means that they can see the information related to the unit, but not perform any tasks like signing or reporting. It is also possible to give complete read access to a user under Users in the left-hand menu and then Reponsibilites , meaning they get access to read across all units that exist within the organisation.
Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare kan du tilldela läsbehörighet för en enskild mapp. Klicka på pilen vid knappen Visa för användaren du vill tilldela läsbehörighet. Välj "Läsbehörigheter" i rullgardinsmenyn. Ange den mapp användaren ska ha läsbehörighet för och spara. Du kan lägga till fler mappar som användaren ska ha läsbehörighet för.
Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare klickar du på knappen Ansvarsområden . Där har du möjlighet att klicka på knappen Redigera för respektive användare och hantera behörigheten.
Det kan finnas fler organisationskontoansvariga som har huvudansvaret för organisationskonto. Utöver ansvarsområden kan du tilldela läsbehörighet till enskilda mappar för användare med , men Organisationskontoansvarig Ytterst ansvarig för organisationens konto och har full behörighet på kontot. Det finns alltid en huvudansvarig som kan lägga till ytterligare organisationskontoansvariga. Huvudansvarig är även kontaktperson gentemot finansiärerna. Signeringsadministratör Har full behörighet förutom att ändra huvudansvarig. Rapporteringsadministratör Har behörighet att redigera signeringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra signeringsadministratörer eller användare som ska utföra signeringsuppgifter. Ansökningsansvarig Har behörighet att redigera rapporteringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra rapporteringsadministratörer eller användare som ska utföra rapporteringsuppgifter. Användare (för tilldelning) Är ansvarig för ansökningar där organisationen är sökande (organisationsansökningar) och har behörighet att skapa samt registrera organisationsansökningar. Användare signering Användare som inte tilldelats någon roll och inte är kopplade till någon mapp. Användare som kopplats till en mapp i signeringsstrukturen för att kunna utföra signeringsuppgifter. Användare rapportering Användare som kopplats till en mapp i rapporteringsstrukturen för att kunna utföra rapporteringsuppgifter. Fullständig läsbehörighet Användaren kan läsa all information på sidorna Inställningar och Ansökningar och bidrag . Läsbehörighet Användare med begränsad läsbehörighet som är kopplad till enhet och underenhet i organisationsstrukturen. Användaren kan läsa information om ansökningar och bidrag på enheten på sidan Ansökningar och bidrag .
Länken i inbjudningsmejlet fungerar endast då det finns ett personkonto när inbjudningsmejlet skickas. Säkerställ att personen du bjuder in har ett personkonto i Prisma innan du skickar inbjudan. Vid behov kan du ta bort den inbjudna användaren från organisationen och bjuda in på nytt när de har ett konto.
Kontrollera först att den tillträdande organisationskontoansvarig har ett personkonto i Prisma. Om frånträdande organisationskontoansvarig är kvar på organisationen Frånträdande organisationskontoansvarig bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Tillträdande organisationskontoansvarig får ett mejl med inbjudan. Tillträdande organisationskontoansvarig accepterar inbjudan. Frånträdande organisationskontoansvarig tilldelar den tillträdande rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen Kontakta Prismas tekniska support via formuläret på Prismas startsida. Förklara att organisationskontoansvarig har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvarig (den e-postadress som är kopplat till personkontot). Formulär för Prismas tekniska support
Senast uppdaterad:
Skriv ut