Testa ny struktur - Prisma support

How do I assign read access to users in specific folders?

Val av användare som ska tilldelas läsbehörighet för enskild mapp

Through the main menu Organisation account and the left-hand menu Users you can assign read access to a user in a specific folder.

Click the arrow next to the button "Edit" for the user that you wish to give read acess.
Select "Give read access" in the drop down-menu.
Search for the folder for which you want to give the user read access.

You can give a user read access in more than one folder using the steps above.

Hur tilldelar jag användare läsbehörighet för enskilda signerings- och rapporteringsmappar?

Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare kan du tilldela läsbehörighet för en enskild mapp.

Klicka på pilen vid knappen Visa för användaren du vill tilldela läsbehörighet.
Välj "Ange läsbehörighet" i rullgardinsmenyn.
Ange den mapp användaren ska ha läsbehörighet för och spara.

Du kan lägga till fler mappar som användaren ska ha läsbehörighet för.

Hur fyller jag i en förfrågan om ett organisationsbidrag när jag är projektledare?

Uppgift till projektledare om att fylla i en förfrågan

Logga in på ditt konto i Prisma när du får mejl om att du har en uppgift att utföra.

Klicka på toppmenyn Min profil och välj därefter menyn Start.
Klicka på knappen Visa på raden för uppgiften.
Ange de obligatoriska uppgifterna i dialogfönstret som öppnas och skicka in till organisationen.

Endast ansökansansvarig eller organisationskontoansvarig kan slutligen skicka in förfrågan till finansiären.

Hur bjuder jag in projektledare för att fylla i förfrågan för organisationsbidrag?

Formulär för förfrågan med möjlighet att bjuda in projektledare för att fylla i formuläret

Skapa en förfrågan för organisationsbidraget.
Ange ett tecken i respektive obligatoriskt fält i formuläret för förfrågan.
Klicka på knappen Skicka till projektledare .

I have invited users to the organisation but the invitation doesn't work?

The link in the invitation e-mail only works when there is a personal account when the invitation e-mail is sent. Make sure that the person you are inviting has a personal account when the invitation is sent.If needed, you can remove the invited user from your organisation and invite them again once they have an account.

How can I see the sub-units for a unit?

Through the main menu Organisation account you can click Structure in the left-hand menu. Click the plus-sign next to the unit name in the structure.

I cannot make changes to the organisation structure, why?

You need to be the organisation supervisor in order to make changes in the organisation structure.

How do I arrange units and sub-units in the organisation structure?

If you wish to sort the organisation units in a specific order, you can click the box with three dots next to the top-level with the organisation name.

Select "Sort units".
In the window that opens you can drag and drop the units in the desired order.

In the same way, you can sort the sub-units under a specific unit. Click the box with the three dots in for the unit under which you wish to sort the sub-units, and repeat the steps described above.

What happens when I disable a unit or sub-unit?

You disable units and sub-units on the page Structure under the main menu Organisation account .

Click the box with three dots next to the name of a unit or sub-unit.
Select Disable in the drop down-menu.

A unit or sub-unit can only be disabled if there are no open applications or tasks connected to it. Once you have disabled a unit or sub-unit, the applicant can no longer select it as their project site when writing their application.Disabled folders in the mirrored folder structure are shown with a padlock icon next to the name, and cannot be edited.A unit or sub-unit that has been disabled can be re-activated if necessary.

Why is it not possible to remove a unit from the structure?

A unit or sub-unit that has applications connected to it, regardless of status, cannot be removed. If you wish to remove a unit that has sub-units you must also check that the sub-units do not have connected applications.First move any potential applications to another unit or sub-unit before trying to remove the unit or sub-unit from the structure.

How do I change the responsibilities for a user?

Through the main menu Organisation account , and the left hand menu Users , you can click the button Responsibilities . There you can click the button Edit to assign responsibilites for each user.

Why is it not possible to change a folder for signing or reporting?

It might be because your organisation has activated mirroring of the structure, in which case there is a padlock icon on the folder. This means that the folder structure for signing and reporting cannot be changed. Any changes must be done to the organisational structure and will reflect in the signing and reporting structure as they are mirrored and always identical.

How do I check the level of the project site in the application form?

It is mandatory for each organisation to have at least one project site, as this information is mandatory in the application. The organisation decides which level of the organisation structure that is displayed in the application, through the main menu Organisation account , the left hand menu Structure and the button Settings .Available options for project site level for the application form:

Only the units are available to the applicant.
Only the sub-units are available to the applicant.
Both units and sub-units are available to the applicant.

How do I stop applicants from adding their own project site in the application form?

Through the main menu Organisation account, and then Applications and grants and Suggested project site in the left hand-menu you can disable the opportunity for applicants to add their own project site. All the applications with a suggested project site must be distributed to existing project sites before you can change the settings.

Click the menu Applications and grants under Organisation account .
Click the menu Suggested project site .
Click the button Settings and then select the box that prevents applicants from suggesting a project site.

Why are signing and reporting tasks not being distributed, despite their folder structure being identical to the organisation structure?

If you have manually created folder structures for signing and reporting, identical to the organisation structure, automatic distribution will not work. In addition to selecting automatic distribution you must also select mirroring of the organisation structure through Settings in the left hand menu and the tab Distribution . It is only then that the signing and reporting tasks will be distributed automatically.No applications will be distributed to folders that you have created manually in the signing or reporting structures after you have selected mirroring of the structure.

What should I consider concerning automatic distribution of applications?

The first step is to activate mirroring for the signing and/or reporting structures, which means that they become identical to the organisation structure. In the next step, you can choose to let the distribution of applications and tasks be distribued automatically.When you have a new organisation that wants to have automatic distribution:

Build your organisation structure.
Assign the project site level (unit or sub-unit) that you wish to show in the application form.
Check that the organisation structure is correct.
Select mirroring and automatic distribution for signing and reporting tasks for your organisation.

What happens when I make changes to my mirrored structure?

For an organisation which activated mirroring and automatic distribution before the structure was built, changes to the structure including new folders will be automatically mirrored in the signing and reporting structures.In an organisation with folder structures for signing and reporting built before activaten mirroring, changes will not be mirrored automatically.Even if you have a mirrored structure, you can add manual folders in the signing and reporting structures. For example , if the organisation wishes to move particular applications with the intent that the principal should sign them, you can create a separate signing folder in the signing structure for this purpose.No applications will be automatically distributed to the manual folders, even if you have selected Automatic signing distribution and/or Automatic reporting distribution .

What should I consider when I want to mirror the organisation structure?

The organisation can choose to mirror the organisational structure to the folder structures for signing and reporting. This means that the folder structure for these tasks will be identical to the organisation structure, and tasks connected to each application will be placed in the folder that corresponds with the selected project site.When a new organisation wishes to use mirroring

Build your organisation structure.
Set the organisational level for the project site (unit or sub-unit) that is visible in the application form.
Check that the organisation structure is correct.
Activate mirroring for the organisation structure.

How do I assign read access to a user?

Funktioner för att ge en användare behörighet att läsa en signeringsmapp

Click the menu Users under Organisation account .
In the list of users, click Details for the relevant user.
Click the button Read access for the specific user.
Select the unit for which you want to give the user read acess.

Read access means that they can see the information related to the unit, but not perform any tasks like signing or reporting. It is also possible to give complete read access to a user under Users in the left-hand menu and then Reponsibilites , meaning they get access to read across all units that exist within the organisation.

Where can I find organisation applications and drafts?

Through the menu Organisation account , then Calls for organisations in the left hand menu, you can find all the calls and applications for the organisation. These are the calls and applications where the organisaion, not an individual, is the applicant. In the list The organisation's applications you can filter the applications based on status and decision, for instance if you want applications that have been approved by the funder.If you have drafts that you do not want to submit, you can delete them. Once deleted, you can find them for 30 days under Recently deleted drafts , before they are deleted permanently and can no longer be retrieved.

How do I distribute applications and grants manually?

Even if the organisation has chosen to distribute applications automatically, there might be cases where you want to distribute them manually. For instance if the applicant has selected the wrong project site in the applicattion, and the person responsible for signing has elected to return the task to the organisation.In the list Distribute applications under the menu Signing , you can see applications that have not been distributed to a folder.

Tick the checkbox for the application that needs to be distributed.
Scroll to the bottom of the page and select the folder that you want to distribute the application to.
Click the button Distribute .

How do I decline an approved grant?

It is possible to decline a grant when you receive a message about signing the approval of terms for the grant.

Open the form to sign the approval of terms.
Click the button Decline and give a reason for declining the grant.
Click the button Decline grant .

How do I change the organisation supervisor?

First check with the desired organisation supervisor whether they have a personal account in Prisma.If the resigning organisation supervisor is still with the organisation

The resigning supervisor invites the new supervisor as a user for the organisation.
The new supervisor will receive an invitation through e-mail.
The new supervisor accepts the invitation.
The resigning supervisor gives the new supervisor the role of supervisor for the organisation.

If the resigning supervisor is not with the organisation anymore

Contact the Prisma support through the support form in the Prisma user guide.
Explan that the supervisor has left the organisaiton without transferring responsibility for the organisation account in Prisma.
Leave the name and e-mail adress for the new desired supervisor, the e-mail should be the address associated with their personal account in Prisma.

Technical support form Länk till annan webbplats.

How do I apply for approval for my organisation with additional funders?

Apply for approval with additional funders for your organisation by selecting Organisation account in the menu. Then:

Click the menu Settings .
Click the button Funders .
Click the button Apply for approval by additional authorities .

I cannot accept or decline remuneration?

Most likely the deadline for accepting remuneration has passed. Contact the handling officer for your review panel for help with extending the deadline.

What information is necessary from my passport for the SINK-application?

Passuppslag med foto och uppgifter för att ansöka om SINK

If a passport is required for payment of your remuneration, upload a copy of your passport showing the spread with your photo. It is important that all the information on these pages is clearly visible as they contain all the information that The Swedish tax authority needs to handle your application regarding SINK.

How do I upload a copy of my passport?

A passport copy is required for the SINK-application for non-Swedish residents. Upload a copy of the spread with your photo from your passport, making sure that all the information is clearly visible. Your passport copy can be in the following file formats: .jpg, .jpeg, .png, .bmp, .tif, .tiff, .pdf.

I cannot remove my payment information?

You cannot remove your payment information if there are remuneration payments that are pending in Prisma. By clicking Remunerations in the left-hand menu you can see what remunerations are approved for payment, and which are already paid. As soon as all remunerations are handled, you can remove your payment information if you wish.

Where do I accept or decline remuneration?

If you are a reviewer in more than one review panel, you must accept or decline remuneration for each panel separately before the assigned deadline for each panel.

Navigate to the relevant panel under Review in the main menu.
Click the Remuneration settings in the left-hand menu.

Make sure that your payment information is updated and correct if you decide to accept remuneration.

Why do I need a decision about SINK?

SINK (Special income tax for non-residents) is a special income tax for people who are residents in other countries but that work in Sweden. In this case, the Swedish tax authority requires that there is a SINK-approval in order for you to receive your remuneration. For the SINK-application you need to upload a copy of your passport in your payment information. The SINK-tax is 25 % on your remuneration and other potential benefits, and if you are approved for SINK you do not need to declare taxes in Sweden.If you wish, it is possible to to apply for SINK yourself at the Swedish Tax Authority. If you decide to send the application yourself, you must inform the funder of this fact as information from the SINK-decision is mandatory in order for the funder to pay your remuneration.

Why do I have to upload a copy of my passport?

If you are a reviewer getting remuneration and are not a resident in Sweden, the funder must apply for a so-called SINK-approval (special income tax for non-residents) with the Swedish Tax Authority. On the copy of your passport, all information on the page with your photo must be clearly visible. At present, it takes about 12 weeks for the Swedish Tax Authority to approve an application regarding SINK. For that reason, it is advisable to upload the copy of your passport as soon as possible so that you remuneration can be paid on time.

How do I distribute applications per reviewer?

First you select a member of the review panel, then you check the applications where they should have either the role reviewer or the role rapporteur.

Click the button Distribute by reviewers .
Select a reviewer through the drop down-menu Select panel member .
Check the box for the application(s) that the selected panel member should review.
Select which role the panel member should have on the selected applications in the drop down-menu Role below the table of applications.
Click the button Distribute .

How do I distribute review tasks per application?

For each application, all members of the review panel are listed. Each member can be assigned either the role of reviewer or the role of rapporteur on the application.

Click the button Distribute by applications .
Click the button Select on the row for the relevant application.
Select which role each member of the review panel should have on the application in the drop down-menu in the column "Row".

What happens if I change a reviewer's role on an application to "No Role"?

If you remove the assigned role (reviewer or rapporteur) from a panel member on an application, the assessments or preliminary statements that they have written for this application are deleted. You will see a message detailing which review tasks will be affected by removing their role.Click the button Close if you don't want to make the change in Role after seeing the detailed message.

Can I change the assigned role of a reviewer on an application?

You can change the role of a panel member on an application from reviewer to rapporteur or vice versa. If the reviewer has review tasks that are saved or submitted for the application, the content is transferred into the new task type. You will see a message regarding which tasks will be transferred.The role can also be removed completely to the status of No role . In this case, saved or submitted review tasks will be deleted.

As a panel chair, how do I edit a final statement before approving it?

If you are the panl chair or vice chair, you can make minor corrections in the final statement before approving it.

Click the menu item All applications in the review panel.
Click the button "Select" for the relevant row.
Click "Read assessment" in the drop-down menu to view the final statement.
Click the button "Edit final statement". Once you are in editing mode, the text on the button will change to "Finish editing".
Click the button "Finish editing" once you are finished, your changes will then be saved automatically.

How can I access the other panel members' assessments in PDF-format?

You have access to the assessments written by the other panel memebers once the date Assessments and preliminary statements visible to the panel has passed. You can check this date at the landing page of your review panel.

Click the Download manager in the left-hand menu of your panel.
Read and approve the rules for downloads if you have not done this already.
Make your selection for what material you wish to download, for instance review tasks for applications where you are the rapporteur.

Why are assessments missing for some applications in the download manager and the report for all assessments?

For applications where you have reported a conflict of interest, assessments and preliminary statements will not be included in the downloaded PDF-files from the Download manager, nor the report All assessments. You can still read the applications' themselves, but not the review information.

I cannot submit my ranking?

There are several possible reasons:

You are not done ranking all of the applications. Make sure that you have ranked all the applications for each grant type.
The ranking period has not yet started, check the dates on the landing page for your review panel.
The deadline for submitting review tasks and ranking has passed. Contact the handling officer responsible for your panel, they can help you extend the review deadline.

How do I rank the applications?

You find the ranking function at the top of the page Review tasks .You can drag and drop the application-tiles from the column Unranked to the column Ranked , and also change the order of the ranked applications in the same fashion. You can also assign each application a ranking number, for instance if you have performed your ranking outside of Prisma, and then move all of them at the same time to the column Ranked by clicking Rank all .

Why is the button Write inactivated for my review tasks?

In order to open the review forms to write assessments and preliminary statements, you have to first report a preference regarding remuneration.
The period to write assessments, preliminary statements and statements must have begun. If it has not, a warning triangle will be shown. Contact your handling officer to adjust the dates for the task.
The deadline to write reviews might have passed, in which case a warning triangle will be shown. Contact your handling officer to adjust the dates for the task.
Once you have submitted a review task, the button Write will be replaced by the button Open . At this point it is not possible to make changes in the review form. Contact your handling officer if you wish to make changes after submitting your review task.

What is the difference between an assessment and a preliminary statement?

The review forms for an assessment and a preliminary statement are often identical, although they do not have to be. Later in the review process when the rapporteur writes the final statement, the grades and text from the preliminary statement are copied in to the final statement form if the content matches.The final statement is a separate review task that is performed in the next step after the preliminary statements and assessments.

Why is there a warning triangle on my reivew tasks?

The deadline for submitting these review tasks has passed. Contact your handling officer for help extending the deadline.

I cannot read the other reviewers' assessments?

The period for reading all assessments and preliminary statements has not started yet. Check the dates on the landing page for your review panel.

How do I copy information from the preliminary statement to the final statement?

Using the buttons "Copy all from preliminary statement", or "Copy", you can transfer information from your Preliminary statement to the form for the Final statement. You can also manually copy text from the other reviewers' assessments from a summary page that shows all the assessments from the panel for the specific application:

Click the button "Assessments" in the Final statement form.
Mark and copy selected portions in the summary shown on the summary page.
Go back to the final statement form and paste the relevant information.

How can I see the status for my review tasks?

In the summary on the first page of Review tasks , by clicking the button "Summary", you can see how many and what types of review tasks you have been assigned. You can view information about the status and deadline date for assessments, preliminary statements and final statements. If you are tasked with ranking the applications there is a separate summary where you can see whether you have submitted the necessary ranking.If you click the button "Review tasks" a list is shown of all your review tasks, one row per task. Review tasks exist in the following categories:

Assessment
Prelminary statement
External assessment
Final statement

In the status-column you can see whether the task is saved, submitted or not yet commenced.

What do I do if I have submitted an assessment by mistake?

Once you have submitted the review form you can no longer make changes. Contact the handling officer responsible for your panel, they can help you unlock the review task.

How do I download all the applications I have been assigned to review?

You can download the PDF-versions of all the applications you have been assigned to review by using the download manager in the review panel.

You have to start by accepting the download rules before you can start downloading material.
Click the button Predefined filter .
Use the drop down-menu to select "My applications as a reviewer and rapporteur".
Check the box "Applications".

Why can I read an application for which I have reported a conflict of interest?

You can read all the applications assigned to the panel on the page All applications . If you have reported a conflict of interest on an application, you will not be assigned to review and grade it. This means that you will not have the opportunity to write an assessment or preliminary statement for that application.If you discover a conflict of interest for an application that you have been assigned to review, and that is present in your list of review tasks, you need to contact the handling officer for the panel immediately. They can help you to report a conflict of interest and reassign the review task.

Where can I find information on the application when I report competence or conflicts of interest?

A summary of the project leader, participating researchers and the application is found when you click Details for the relevant application.The information you add is saved automatically when you click Next or Close .

Click on the relevant review panel.
Click Conflict of interest/competence in the left-hand menu.
Click the button Details in the table. A dialog window will show a summary from which you can download the application and the fact sheet.
Report conflict of interest in the drop-down menu.
Click the Next -button to keep reporting for the rest of the applications in the panel.

I cannot report conflicts of interest?

This could be because:

The period for reporting conflicts of interest has not yet started, or the deadline has already passed. Check the dates on the landing page for your review panel in Prisma. Contact the research officer for your panel if you need an extension of the reporting perioud.
You haven't read and accepted the conflict of interest rules.

I submitted the wrong information regarding conflicts of interest, how do I change it?

You cannot change your reporting of conflicts of interest once it has been submitted. Contact the handling officer for your review panel if you need to make a change after the information has been submitted.Please contact your handling officer as soon as you discover that you have submitted information that is not correct, as this affects the assignment of review tasks.

How do I extend the availability for my grant?

You can submit a request for extension of the availability for your grant through the page Applications and grants . You need to make this request no later than november during the final year that the grant is available to you. When submitted, the request is sent to your administrating organisation for approval before it reaches the funder.

How do I change the project site for my application?

You can request a change of project site from the page Applications and grants . This request is handled by your administrating organisation and is not communicated to the funder.

How do I change my administrating organisation?

You can request a change of administrating organization through the page Applications and grants . The request is sent for approval both to the present and desired administrating organisations. When they have approved the request, it is sent to the funder for approval. When the change is made, financial reporting is usually necessary before payments of the grant are made to the new administrating organisation.

How do I change project leader for a grant?

Submit a request for a change of project leader on the page Applications and grants . The request is sent for approvalt to the new project leader and your administrating organisation. Once they have approved the change, the request is sent to the funder for approval.

How do we change both the project leader and administrating organisation for our project?

Submit the request "Change project leader and administrating organisation" from the page Applications and grants . In this case it is possible to make two requests simultaneously to shorten handling times in cases where both the project leader and administrating organisation needs to be changed.The request will be sent to the new project leader, and to both the present and desired administrating organisations for approval. Once they have approved the request it is sent to the funder for approval. Before any money is distributed to the new administrating organisation, financial reporting is usually required.

How do I end my grant prematurely?

You can submit a request to end the grant prematurely on the page Applications and grants . Submit your request before the grant period ends and while there is still enough time to handle the request before the grant ends. The request doesn't require approval from the administrating organisation, it is sent immediately to the funder for approval.

Can i withdraw a submitted request?

You can withdraw a submitted request up until the administrating organisation has signed it.

Navigate to the page Applications and grants .
Click the button Details for the relevant grant.
Click the button Requests on the following page.
Select Withdraw request .

The option to withdraw the request is removed once the administrating organisation has signed it, as it is distributed to the funder once the organisation signs the request.

How do I review the financial reporting?

Once the financial report is available for review you will receive an e-mail message.

Click the button Reporting for the grant on the page Applications and grants .
Click the button Open .

What do I do if something is wrong in the financial report?

You are not able to make changes in the financial report yourself, but you can decline rather than approve the report. When you decline to approve the report, you can give the administrating organisation information about what needs to be changed. This means that you request the report to be supplemented.

What happens when a financial report is being supplemented?

If you decline the report and request a supplementation your comments will be sent to all the finance officers responsible for the financial reporting at your administrating organisation.Once the administrating organisation has made changes to report, you will be given the task to once again evaluate the report for approval.If the funder requests a supplementation of the report , that request is sent to you and the responsible financial officer at the administrating organisation.The responsible financial officer makes the supplementation and registers the report. You evaluate and approve the report, it is then sent to the funder for approval.If the administrating organisation requests a supplementation of a report that has previously been sent to the funder, the funder will open the report for supplementation. You will be notified about this through an e-mail.In this case, the administrating organisation will supplement the data concerning the current or previous years. You will evaluate and approve the supplemented report before it is once again sent to the funder.

How do I know when to submit the scientific report?

You will receive an e-mail message from Prisma when it is time to write and submit the scientific report. When you log into your account in Prisma you will also receive a message in your profile that you have a reporting task to complete. All relevant reporting dates are available in the grant summary under Applications and grants .You can also see the relevant deadlines for submitting the scientific report in your Approval of terms document. If you have had an extension of the grant's availability period, the original reporting date might not be relevant as the reporting period starts at the end of the availability period.

Can I reject signing the approval of terms for a grant?

If you find that something in the document Approval of terms is not correct, you have the option of rejecting to sign it. It is important to contact the funder if you still want to receive the grant, to make sure that they understand you are not rejecting the grant, but rather that you wish to have the document adjusted before signing it.

How do I change the information imported from Ladok?

If the information in Ladok has been changed for a post that you have imported from Ladok, you must first remove the post and then import it again to reflect the changes. Remember that the ISBN-number must be added manually for each imported post.You can import the information from Ladok into Prisma several times.Hur hämtar jag uppgifter från Ladok? (länk till användarstöd)

I am a reviewer, do I need to add merits to My profile?

No, if you are a reviewer or external reviewer and do not intend to apply for a grant, you do not need to add any merits to My profile.

How do I add an employer or organisation that is not present in the system while adding my merits?

You can add your own organisation and employer when adding merits like employments or edcuation.

Click the button Add for the merit that you wish to add, for instance an employment.
If you are unable to find your employer by searching, you can add them by clicking the button Create new employer .
Add the mandatory information and click the button Save .

How do I update the information about my education and professional history?

Navigate to the relevant section in your profile in Prisma.

Click the button Select on the row for the relevant entry.
Select Edit or Remove from the dropdown menu, dependning on whether you want to make changes to the entry or remove it completely.

If the entry you are editing has been transferred to an application draft, the entry in the application will not be updated automatically. If you want the update in your application, you need to remove the entry from the application and add it again to get the latest version.

I have added the wrong Swedish personal identity number, how do I change it?

Click the button Edit in Personal details .
Click the link Change personal number .
Write the correct personal identity number in New personal number .
Click the button Submit .

A request will be sent to the Prisma support for a change of your personal identity number.

As an external reviewer, where can I find the application I am supposed to review?

When you have been invited as an external reviewer, you can find your applications to review in the left hand menu under My invitations or Review tasks .Through the drop down-menu "Preview" in the application form, you can download the application in PDF-format. You can also download the application through the download manager, available on the landing page of your review panel.

There is no Review option in the main menu when I log in?

If you can't see the review option in the main menu in Prisma this means that you are not currently a member in an active reivew panel.

Where do I add information about interruptions in research?

You can add information about interruptions in research, for instance for parental leave, through My profile once you have logged into Prisma.

Click Professional history in the left-hand menu.
Click on Interruptions in research in submenu.
Click Add to add your information.

Please do not add any sensitive information in the description as that kind of detailed information will not be requested by the funder in your application.

How do I apply for an organisation account?

You apply for an organization account in Prisma through the button Apply for organisation account on the welcome page.Note that it might take up to two weeks to receive a reply to your application, and that the creation of the organisation account is contingent on receiving approval as administrating organisation for at least one funder.

Where can I find the event log for my application?

The event log shows you information about the application, for instance when the application was registered, deregistered, reregistered and signed. If and when your application has been granted you can also see any requests you have made on the application.

Click on Applications and grants in the main menu.
Click the button Details for the relevant application.
Click the button Event log in the next view.

Where can I find the decision and feedback for my application?

The decision and final statement are available after a decision has been made on your application. When that happens you will be alerted by e-mail.

Open the page Applications and grants .
Click the button Details for the relevant application.
Click the button Deeds in the next view.
The available documents are listed in a table, with the option to download them in PDF-format.

Were can I find my registered application?

Once your application has been registered, you can find it under Applications and grants in the main menu, and the option Applications in the left-hand menu. In that list you can also see whether your application has the status "Registered" or "Finally registered". If there is a registration number, the application has been finally registered and registered by the funder.

Can I supplement a registered application?

Until the deadline for the call you can deregister and supplement applications in most cases. The exception is continuous calls where the application is finally registered and submitted to the funder as soon as you register it.

You can de-register a registered application up until the deadline, or until it reaches status "Finally registered".
When an application is deregistered, it becomes a draft and you can make changes and supplement it.
If you have deregistered the application, you need to register it again before the application deadline, otherwise the application will not be submitted to the funder.

I have added CV and publications to my profile, but I cannot register my application?

Information that you have added to My profile needs to be transferred in the application form in order to be included in your application. If there is CV-information that is mandatory in the application, you will not be able to register it before you have transferred the necessary information.If you have added participating researchers to your application, they might also need to transfer information from their profiles to the application. You cannot register the application until all mandatory information for the project leader and participating researchers' have been transferred.

Why is my desired project site missing for my administrating organisation?

What project sites that are available, and at what level (institution/faculty), is decided by your administrating organisation and depends on how they have decided to structure their organisation account in Prisma. Contact the person responsible for the account at your organisation if you are unsure what project site you should use for your application.

My administrating organisation is not available in the list

This could be because the administrating organisation is not approved to administrate the relevant grants that you are applying for in Prisma. Either for the funder in general or specifically for the call for proposals where you are applying. If this is the case, the administrating organisation needs to contact the funder and request an approval.

How do I allow a participating researcher to edit my application?

You can only give editing rights to researchers that have accepted your invitation to participate on the application.
Even if a researcher does not have editing rights, they can always edit their own information under CV and Publications.

Participating researchers that have editing rights Are able to:

Edit the application draft form

Are NOT able to:

edit the project leader/main applicant's CV or publications
edit other participants' CV or publications
register the application

What rights are given to a participating administrator in the application?

A participating administrator has access to the application draft before it is finally registered. This means that the administrator can only help with the application content, but cannot register the application. Nor does the administrator have access to the application once it is registered and is being processed by the funder. For that reason they do not have immediate access to help with reporting for the grant. However they can be invited again to participate in the reporting if necessary.

Where can I find the participating researchers I invited?

The table Participating researchers displays the researchers you have invited to participate on your application. In the Status column you can see whether they have accepted, declined or not yet responsed to your invitation.

How do I remove participating researchers and administrators?

If your application has pending invitations when you wish to register your applicaiton, you need to remove these invitations before registering. If you have pending invitations at the end of the application period, you will be unable to register your application.To remove the invitations you:

Navigate to your application draft.
Click on Participants .
Tick the box for the participant(s) that you wish to remove.
Click on Remove .
Click on OK to verify that you wish to remove them from your application.

An e-mail will be sent to the participants alerting them to the fact that they have been removed from the application.

What do I need to do if I have been invited as a participant on an application?

The invitation to participate on an application will be sent to you by e-mail. Click the link in the e-mail message to accept or decline the invitation.
If you accept the invitation but do not have an account in Prisma, a minimal account is created that you need to supplement before you can use it.

Participating researcher

If a CV and/or publications are requested in the call for applications, you must add the necessary information from your profile to the application. If you do not add mandatory information to the application, it cannot be registered by the project leader.
If you have editing rights to the application, you will have the opportunity to edit the application form (except CV/publication information other than your own). However you are not able to register the application.

Participating administrator

Your participation is not a part of the application and you are not listed in the application as a participant. For that reason, you are not able or required to add information from your CV or Publications.
You can help the project leader by editing the application content (aside from CV and publication information), but you are not able to register the application.

Why are the changes that I made in my profile not visible in the application?

If you make changes in your merits in My profile , these entries will not be updated in your applicaiton if you transferred them before making the changes. If you want these changes in your applicaiton, you need to:

Remove the updated entries from the application.
Add the entries to the application again and check that the changes are now visible in the application.

Where can I find the CV of participating researchers in my application?

Participating researchers that have accepted your invitation to participate on the application must add their own CV to the application form.You can find their CV in the application form on the page CV .

Why is my current employer not visible in my application?

When you check the box Present while adding or editing an employment in My profile , this employer is shown as your current employer on the first page of your application PDF. If you have more than one present employer, the employer for the most recent post (latest start date) is shown on the first page of the application.

Where can I find my deleted drafts?

Deleted drafts can be found in Recently deleted drafts for 30 days before being deleted permanently. Once they are permanently deleted, it is not possible to restore them.

How do I remove an application draft?

Click Applications and grants in the main menu.
Click the arrow next to the button Details on the row for the draft that you want to delete.
Click Delete draft in the drop down-menu and verify that you wish to remove the draft.

Deleted drafts are saved in Recently deleted drafts for 30 days.

Vad bör jag tänka på när jag vill spegla organisationsstrukturen?

Innan du börjar bygga din organisationsstruktur behöver du först välja spegling. Genom att välja spegling kommer mappstrukturerna för signering och rapportering bli identisk med organisationsstrukturen. Detta är ett nödvändigt steg för att sedan kunna välja automatisk distribuering.Du kan alltså inte tillämpa automatisk distribuering för mappar som skapats innan speglingen.

What if the e-mail that I have been invited through is not the one associated with my Prisma-account?

Your registered e-mail is your user name in Prisma, and you should only have one account in the system. If you wish to accept the invitation, you have the opportunity to click Accept with another e-mail address , in which case you can redirect the invitation to the proper address associated with your Prisma-account.

What do I do if I receive an invitation to create a personal account?

If you accept an invitation to participate on an application or an organisation account, a personal account with basic information is created for you. You will receive an e-mail with an activation link and information on how to log in.

Click the activation link and use the attached information to login to Prisma.
Fill out all the mandatory information to complete your account.
Click the button Register .
Use the login-information from the e-mail to login again once the account is complete.

Once your account is complete you can change your password. It is always recommended to change your password since the original password has been sent to you by e-mail.

Where is my application draft?

You can find your application drafts in the main menu, both in My profile and Applications and grants .

What happens to my account if I switch employers or my e-mail address?

You should not register a new account when you switch employers or e-mail address. Update the information on your present account if you still have access to it. If you have lost access to your account, the Prisma support can help you change your e-mail address and restore access to the account.

I didn't receive my the e-mail with my activation link

Sometimes e-mails from Prisma can be found in your junk-mail folder. If this is the case, you should add "prisma.research.se" as a trusted sender so that you don't miss any information from the system.If you can't find the activation link in the junk mail, the Prisma support can help you by re-sending the e-mail.

What if I cannot read the captcha/spam protection?

Try another web-browser if you have trouble reading the captcha, for instance Google Chrome.

My password doesn't work and I cannot reset it

There are two probable causes for this:

Your account has not been activated: Find the original e-mail that you received when registering your account and click the activation link in order to login for the first time. Before your account has been activated it is not possible to reset the password. If you cannot find your activation e-mail, the Prisma support can help you by resending it.
The password reset e-mail has been stopped by your spam-filter: Sometimes e-mails from Prisma end up in your junk-mail folder. If the e-mail is in that folder, please add "prisma.research.se" as a trusted sender so that you will not miss any information from the system in the future.

What do I do if I have forgotten my password and changed my e-mail address?

Contact tthe Prisma support. They can help you switch e-mail addresses on your account, after which you can use the function to reset your password.

Can I use two different e-mail addresses in Prisma?

Since your e-mail address is your primary identifier and user-name in Prisma, you can only have one primary e-mail address. This means that all invitations for applications or organization accounts must be sent to this primary e-mail address.It is possible to have a secondary e-mail in Prisma, but this address can only be used to reset your password if you cannot access your primary e-mail.

Prisma says that my e-mail address is already registered when I try to create my account?

This means that there is already a minimal or completed account registered with your e-mail address. If you have previously accepted an invitation to participate on an application or an organization account, an account was created for you with minimal information. You can activate this minimal account with the information you have received by e-mail. Once activated, the account can be completed.

I have forgotten my password

Click Log in on Prismas welcome page, and then click Forgot your password? in the login window. An e-mail is sent to the e-mail adress you have registered in Prisma. This e-mail contains a link to reset your password. Note that it is only possible to reset the password for an account that has previously been activated. If your account has never been activated you need to contact the Prisma support.Hint: If you have an alternative e-mail adress registered in Prisma, it is also possible to use this e-mail address to reset your password, for instance if you have changed your employer since you registered your account in Prisma and have lost access to your primary e-mail address in Prisma.

Hur gör jag ekonomisk återrapportering för ett bidrag?

Lista med rapporteringsuppgifter för rapporteringsansvarig med behörighet till specifik mapp

Du som är ansvarig för rapporteringsuppgiften, får ett e-postmeddelande om att du har en uppgift som ska utföras när återrapporteringsperioden startar. Du kan se statusen för återrapportering, den kan till exempel fyllas i av annan rapporteringsansvarig eller granskas av projektledaren.

Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Rapportera .
Klicka på knappen Öppna på raden för bidraget.

Vad händer när jag registrerat den ekonomiska rapporten?

Projektledaren får ett e-postmeddelande och ett meddelande i Prisma om att du registrerat rapporten. I listan över Rapporteringsuppgifter ändras namnet på knappen Öppna till Händelselogg . Klicka på knappen Händelselogg för att se var i processen rapporten behandlas.

Hur ändrar projektledaren för bidraget något i den ekonomiska rapporten?

Projektledaren kan själv inte göra ändringar i rapporten utan nekar och påtalar för medelsförvaltaren
om vad som ska ändras.

Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen.
Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten.
Efter eventuell komplettering måste du som är rapporteringsansvarig registrera rapporten på nytt.
Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Vad innebär en komplettering av ekonomisk rapport?

När du registrerat den ekonomiska rapporten skickas den vidare till projektledaren för granskning innan den slutligen kommer in till finansiären. Innan rapporten godkänns kan olika former av komplettering krävas.Projektledaren nekar och ber om komplettering

Projektledaren nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras.
Projektledarens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen.
Prisma öppnar automatiskt rapporten för komplettering när projektledaren nekar signering av rapporten.
Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Finansiären begär komplettering

Finansiärens kommentarer skickas i ett e-postmeddelande till alla rapporteringsansvariga i mappen och till projektledaren.
Finansiären öppnar rapporten för komplettering.
Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Medelsförvaltaren ber om komplettering Du kan be om komplettering av uppgifter i ekonomiska rapporter som du skickat in för året eller för tidigare år.

Du som är rapporteringsansvarig kontaktar finansiären och ber om att få komplettera inskickad rapport.
Finansiären öppnar rapporten för komplettering.
Ett e-postmeddelande skickas via Prisma till alla rapporteringsansvariga i aktuell mapp och till projektledaren.
Efter eventuell komplettering måste du registrera rapporten på nytt.
Rapporten skickas till projektledaren för granskning innan den skickas in till finansiären.

Var hittar jag organisationens ansökningar och bidrag?

Samlat under toppmenyn Organisationskonto sedan menyn Ansökningar och bidrag finns ansökningar och bidrag som organisationen ansvarar för. Du som är ansvarig för signering respektive rapportering kan endast se de ansökningar och bidrag som tillhör de eller den enhetsmapp du har tilldelats.

Var kan jag se alla signeringsuppgifter i mappen som jag har tillgång till?

Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signeringsöversikten hittar du alla signeringsuppgifter.I kolumnen ”Handlingstyp” visas vilken typ av signeringsuppgift det gäller, till exempel signering av ansökan eller godkännande av villkor för beviljat bidrag. Det kan även vara signeringen för en förfrågan för ett beviljat bidrag.Samlat under toppmenyn Organisationsuppgifter sedan menyn Signera listas signeringsuppgifter som ännu inte signerats.

Kan jag se om en signeringsuppgift är utförd och av vem?

Lista över signeringsuppgifter i signeringsöversikten

I signeringsöversikten visas organisationens alla signeringsuppgifter. Du kan filtrera fram vilka uppgifter som är signerade eller ej.

Klicka på toppmenyn Organisationskonto .
Klicka på menyn Signering och välj Signeringsöversikt .

Vad gör jag om ansökan jag ska signera skickats till fel hemvist?

Klicka på knappen Åter till organisationen när du öppnat signeringsuppgiften. Ange av vilken anledning du vill skicka tillbaka signeringsuppgiften samt var du tycker den hör hemma.Signeringuppgiften flyttas till en högre nivå i mappstrukturen där den fördelas manuellt till rätt hemvist

Vad händer om jag nekar en ansökan?

Klickar du på knappen Neka vid signeringen innebär det att organisationen inte vill åta sig ansvaret för att förvalta medlen för forskningsprojektet. Ansökan avvisas och bereds inte vidare. Sökande meddelas via mejl och i Prisma.Om du skulle neka en ansökan av misstag, kontakta handläggaren hos finansiären.

Hur signerar jag godkännande av villkor?

Du får uppgiften via mejl och hittar den även i toppmenyn Organisationsuppgifter i menyn Signera .Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan för att öppna signeringsformuläret.

Hur nekar jag godkännande av villkor för en ansökan?

Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera .
Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan.
Klicka på knappen Neka .
Ange varför du nekar signering av villkoret i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas.
Klicka på knappen Neka .

Hur avböjer jag ett beviljat bidrag?

Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter och sedan menyn Signera .
Klicka på knappen Uppgift på raden för ansökan.
Klicka på knappen Neka .
Ange varför du avböjer bidraget i fältet Anledning i dialogfönstret som öppnas.
Klicka på Avböj bidraget .

Jag vill påminna en signeringsansvarig om en uppgift, hur gör jag?

Lista över signeringsuppgifter med knappen Påminn

Om du har behörighet som signeringsadministratör kan du påminna om en signeringsuppgift. Klicka på toppmenyn Organisationskonto och sedan menyn Signering .

Klicka på menyvalet Signeringsöversikt .
Markera kryssrutan för den eller de ansökningar du vill skicka påminnelse om signeringsuppgift.
Klicka på knappen Påminn längst ned på sidan.

Meddelandet skickas via e-post till alla signeringsansvariga för den specifika signeringsmappen och visas även som ett meddelande på Prisma-kontot.

Varför ser jag inte mina signerings- eller rapporteringsuppgifter?

Ansökan/ärendet är inte fördelat av administratören som ansvarar för signerings-/ rapporteringsuppgifter. Detta gäller då organisationen inte har så kallad automatisk distribuering.
Du har inte tillgång till den signerings- eller rapporteringsmapp där uppgiften finns.
Ärendet är fördelat och du som ska signera eller rapportera är kopplad till rätt mapp, ser ändå inte uppgiften. Det kan bero på att en annan användare som är kopplad till samma signerings- eller rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften.

Endast aktiva uppgifter visas i Organisationsuppgifter . Det innebär att uppgifterna försvinner från tabellen så snart de är utförda. Alla användare som är kopplade till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen.Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Signering respektive Rapportering kan du via översikten se vilken status en uppgift har.Du kan även kontakta den administratör på din arbetsplats som ansvarig för signerings- och rapporteringsmapparna i Prisma.

Beslutet visas, varför ser jag inte uppgifterna om signering av villkor?

Villkoren publiceras som regel av finansiären till person- respektive organisationskonto i Prisma efter att beslutet är fattat. Det kan därför dröja innan villkoren visas.

Var hittar jag villkor (kontrakt) och beslut för ansökningar?

Klicka på toppmenyn Organisationskonto .
Klicka på menyn Ansökningar och bidrag .
Klicka på knappen Detaljer på raden för ansökan.
Klicka på knappen Handlingar i vyn som öppnas.

Hur kan jag ladda ner flera dokument som rör ansökan på samma gång?

Nedladdning av samtliga dokument som rör en ansökan

Endast organisationskontoansvariga eller användare med administratörsrättigheter har behörighet till tabeller där ansökningsärenden ligger samlade. Om du är organisationskontoansvarig eller en användare med administratörsrättighet, kan du ladda ner villkor och beslut via toppmenyn Organisationskonto .

Klicka på menyn Ansökningar och bidrag och därefter Nedladdning .
Klicka på knappen Välj på raden för ansökan och välj "Ladda ner samtliga dokument" i rullgardinsmenyn.

Jag har fått mejl om att jag har en uppgift att utföra i Prisma, hur gör jag?

Organisationsuppgift i tabellen för signering

Logga in i Prisma och klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter . Är du en utförare som ska signera en ansökan, kontrakt eller förfrågan ser du menyn Signera till vänster. Är du ekonom som ska utföra ekonomisk återrapportering, ser du menyn Rapportera .I tabellen ser du aktiva uppgifter. Alla användare som är kopplade till den mapp där uppgiften ligger, kan utföra den. När en uppgift utförts, försvinner den från tabellen.Klicka på knappen Visa ansvariga för att se alla användare som har tillgång till uppgifterna i respektive mapp.

Hur gör jag när jag har fått en inbjudan att granska en ansökan som extern granskare?

Knappen Välj med alternativ i rullgardinsmeny - menyn Mina inbjudningar i beredningsgruppen

När du loggat in på ditt konto i Prisma klickar du på Granskning i toppmenyn för att se beredningsgruppen du bjudits in till.Klicka på menyn Mina inbjudningar i beredningsgruppen och därefter knappen Välj . Här kan du läsa ansökan och även godkänna eller neka uppdraget.Du behöver inte ange jäv i Prisma när du är extern granskare, men om du är jävig för sökande eller medverkande forskare ska du neka inbjudan.Steg för steg med länkar till ordinarie användarstöd:

Godkänn inbjudan att granska ansökan
Acceptera eller avstå arvode – användarstöd om arvode för ordinarie granskare
Ange betalningsinformation om du vill ha arvode
Läs ansökan – användarstöd om ansökningar för ordinarie granskare
Skriv och skicka in omdöme – användarstöd om omdöme för ordinarie granskare

Hur anger jag koordinerande projektpart i flerpartsansökan?

Den koordinerande projektparten är företaget eller organisationen där arbetet i huvudsak kommer att utföras. I ansökansformulärets meny Budget anges även den koordinerande projektpartens budget. Därefter kan du lägga till fler projektparter som aktivt ska delta i projektet.

Hur lägger jag till projektparter i en flerpartsansökan?

Lägg till kostnader och budget för den koordinerande projektparten i ansökansformulärets meny Budget och spara.
Klicka på knappen Lägg till projektpart som nu visas.
Lägg till den eller de projektparter som deltar aktivt i projektet på motsvarande sätt som för den koordinerande projektparten.

Projektets totala kostnader beräknas automatiskt, inklusive budget från den part eller de parter du lagt till.

Finns det en detaljerad beskrivning av ansökansformuläret för organisationsbidrag?

Ansökansformulären ser olika ut för olika utlysningar. I användarstödets kapitel för att söka bidrag finns en generell beskrivning av de olika delarna i en ansökan. Länk till Söka bidrag.Motsvarigheten till de olika formulären för i organisationsansökan beskrivs i användarstödet för ansökningar i ordinarie utlysningar. Detaljerad beskrivning av ansökansformulär i användarstödet för forskare: Söka bidrag

Var hittar jag utlysningar för organisationsbidrag?

Lista med utlysningar för organisationsbidrag

Du måste ha behörighet för att söka organisationsbidrag för att kunna se organisationsutlysningar. När du loggat in som ansökansansvarig eller organisationsansvarig klickar du först på toppmenyn Organisationskonto .I menyn väljer du sedan Organisationsutlysningar .

Hur bjuder jag in en projektledare till en organisationsansökan?

Inbjuden medverkande projektledare med möjlighet att ångra inbjudan

Innan du kan bjuda in en projektledare måste du skapa ett utkast för organisationsansökan. Du som är ansökansansvarig blir automatiskt projektledare för organisationsansökan. I utkastet för ansökansformuläret väljer du menyn Medverkande och klickar sedan på knappen Ersätt projektledare .En ny rad skapas för den inbjudna projektledaren när du skickat inbjudan och du kan då ångra inbjudan om du vill. Ångrar du inbjudan får den inbjudna projektledare ett mejl som förklarar att inbjudan inte längre är aktuell.Utkastet visas på den inbjudna projektledarens konto i Prisma när inbjudan accepterats. När projektledaren skickar in det slutliga utkastet återgår ansökansansvarig till rollen som projektledare.

Vilka uppgifter har jag som projektledare på en organisationsansökan?

Menyn Registrera med saknade uppgifter som krävs för registrering

När du har accepterat inbjudan att skriva utkastet till organisationsansökan visas utkastet på ditt konto i Prisma.Du kan inte registrera ansökan, det har endast ansökansansvarig behörighet att göra. När du klickar på knappen Spara slutgiltigt utkast i ansökansformulärets meny Registrera återgår utkastet till ansökansansvarig. Det är ansökansansvarig eller organisationsansvarig som slutligen skickar in organisationsansökan.Detaljerad beskrivning av ansökansformulär i användarstödet för forskare: Söka bidrag

Kan alla andra läsa mina egna anteckningar i Prisma?

Det är skillnad mellan ditt omdöme och dina egna anteckningar som sparas i Prisma. Information som du anger i omdömesformuläret får alla tillgång till efter sista dagen att skicka in omdöme. Det du skriver i anteckningsfälten kan endast du läsa.När du laddar ner omdömen med nedladdningshanteraren och markerar kryssrutan Inkludera anteckningar visas endast anteckningar som du själv skrivit.

Var kan jag göra egna anteckningar om ansökan i Prisma?

Separat fält för egna anteckningar i ansökan

I Prisma finns möjlighet att lägga till egna anteckningar i några av ansökans olika delar. Ingen annan än du kan se anteckningarna du lägger till i anteckningsfälten.

Öppna ansökan via länken som utgörs av diarienumret i menyn Alla ansökningar .
Klicka på någon av menyerna vars namn utgör de olika delarna i ansökan.
Klicka på knappen Visa anteckningar högst upp i formuläret för att visa alla anteckningsfält.
Klicka på länken Anteckningar under respektive rubrik i formuläret för att öppna ett anteckningsfält under en specifik rubrik.

Var kan jag göra egna anteckningar om andra granskares omdömen i Prisma?

Annan granskares omdöme med fält för egna anteckningar

När du får tillgång till övriga granskares omdömen kan du lägga till egna anteckningar i respektive granskares omdöme. Det är endast du själv som kan se anteckningarna i omdömet och om du laddar ner alla omdömen med nedladdningshanteraren.
Markera kryssrutan Inkludera ansökningar om du vill ha med dem i PDF-filen.

Klicka på menyn Alla ansökningar .
Klicka på knappen Välj på raden för ansökan och välj ”Läs omdöme” ur rullgardinsmenyn.
Klicka på någon av menyerna vars namn utgör de olika delarna i ansökan.
Klicka på knappen Visa anteckningar högst upp i formuläret för att visa alla anteckningsfält.
Klicka på länken Anteckningar under respektive rubrik i formuläret för att öppna ett specifikt anteckningsfält.

Hur gör jag om jag vill avböja ett beviljat bidrag?

Du kan avböja ett bidrag du beviljats i samband med att du får meddelande om att signera godkännande av villkor för ett bidrag du beviljats.

Öppna formuläret för signering av villkor.
Klicka på knappen Neka och ange Anledning till att du avböjer bidraget.
Klicka på knappen Avböj bidraget .

Hur distribuerar jag ansökningar och bidrag manuellt?

Även om organisationen valt att distribuera ansökningar automatiskt kan det hända att en ansökan måste distribueras manuellt. Ett exempel är att sökande angett en felaktig hemvist i sin ansökan och signeringsansvarig valt att skicka tillbaka uppgiften till organisationen.I listan Distribuera ansökningar under menyn Signering visas ansökningar som inte tilldelats en hemvist.

Markera kryssrutan på raden för ansökan som ska distribueras.
Skrolla längst ned på sidan och välj den mapp som ansökan ska flyttas till i rullgardinsmenyn Flytta valda rader till mapp .
Klicka på knappen Fördela .

Var hittar jag organisationsansökningar och -utkast?

Via toppmenyn Organisationskonto , menyn Organisationsutlysningar och därefter Organisationsansökningar hittar du samtliga organisationsansökningar och -utkast. Här kan du via kolumnen ”Beslut” filtrera fram aktuell status för ansökan, till exempel om ansökan är beviljad.Du kan radera utkast som du inte avser skicka. I menyn Organisationsutlysningar och sedan Nyligen raderade utkast sparas de raderade utkasten i 30 dagar, därefter kan de inte längre återställas.

Var hittar jag medverkande forskares CV på min ansökan?

Medverkande forskare som tackat ja till inbjudan registrera själva sitt CV på ansökan.Du hittar medverkande forskares CV via formuläret för ansökan/utkastet, menyn CV .

Hur tilldelar jag en användare läsbehörighet?

Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare kan du tilldela läsbehörighet för en enskild mapp.

Klicka på pilen vid knappen Visa för användaren du vill tilldela läsbehörighet.
Välj "Läsbehörigheter" i rullgardinsmenyn.
Ange den mapp användaren ska ha läsbehörighet för och spara.

Du kan lägga till fler mappar som användaren ska ha läsbehörighet för.

Hur ändrar jag ansvarsområde för en användare?

Via toppmenyn Organisationskonto och menyn Användare klickar du på knappen Ansvarsområden . Där har du möjlighet att klicka på knappen Redigera för respektive användare och hantera behörigheten.

Varför kan jag inte ändra en signerings- eller rapporteringsmapp?

Det kan bero på att mappen är speglad, då har mappen ett hänglås. Det innebär att du inte kan ändra dem i signerings- respektive rapporteringsstrukturen. Eventuella ändringar måste ske i organisationsstrukturen.

Hur kontrollerar jag nivån på hemvisten i ansökansformuläret?

Organisationen måste skapa minst en hemvist eftersom uppgiften är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande. Du anger vilken nivå av hemvisten som ska visas i ansökansformulären för sökande via toppmenyn Organisationskonto , menyn Struktur och knappen Inställningar .Alternativ för vilken nivå av hemvist som visas i ansökningsformuläret:

Endast organisationens enheter är valbara för den sökandes projekt.
Endast organisationens underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt.
Både organisationens enheter och underenheter är valbara som hemvist för den sökandes projekt.

Hur förhindrar jag att sökande anger en egen hemvist i ansökansformuläret?

Via toppmenyn Organisationskonto kan du ta bort möjligheten för sökande att föreslå hemvist. Alla föreslagna hemvister i tabellen Föreslagen hemvist måste vara fördelade på befintliga enheter och underenheter i organisationsstrukturen innan du gör inställningen för att ange egen hemvist.

Klicka på menyn Ansökningar och bidrag .
Välj menyn Föreslagen hemvist .
Klicka på knappen Inställningar och markera kryssrutan i fönstret som öppnas för att inaktivera möjligheten för sökande att själva föreslå en hemvist i ansökan.

Varför kan jag inte ta bort en enhet i organisationsstrukturen?

En enhet eller underenhet som har kopplade ansökningar, oavsett status, går inte att ta bort. Om du vill ta bort en enhet som har underenheter måste du kontrollera att det inte finns några kopplade ansökningar i någon av underenheterna.Ta först bort eventuella ansökningar på enheten respektive underenheten.

Vad händer när jag inaktiverar en enhet eller en underenhet?

Du inaktiverar enheter och underenheter via menyn Struktur i toppmenyn Organisationskonto .

Klicka på boxen med tre prickar intill namnet på enheten eller underenheten.
Välj Inaktivera i rullgardinsmenyn.

En enhet eller underenhet kan bara inaktiveras eller tas bort om det inte finns några öppna ärenden eller uppgifter kopplade till den. När du inaktiverat en enhet eller underenhet kan den sökande inte längre välja den som hemvist vid registrering av ansökan.Inaktiverade mappar i den speglade mappstrukturen visas med en ikon, ett hänglås, bredvid namnet, och kan inte redigeras.Du kan återaktivera en inaktiv enhet eller underenhet.

Hur ordnar jag enheter och underenheter i organisationsstrukturen?

Vill du sortera organisationens enheter i en viss ordning klickar du på boxen med de tre punkterna intill toppnivån, det vill säga organisationens namn.

Välj ”Sortera enheter”.
I fönstret som öppnas kan du dra och släppa enheterna i den ordning du önskar.

På motsvarande sätt kan du ordna underenheter i en enhet. Då klickar du på boxen med de tre punkterna intill enheten som innehåller underenheterna du vill sortera.

Varför kan jag inte ändra i organisationsstrukturen?

Endast organisationskontoansvarig har behörighet att redigera organisationsstrukturen.

Hur kan jag se vilka underenheter som tillhör en enhet?

Via toppmenyn Organisationskonto klickar du på menyn Struktur . Klicka på plustecknet intill enhetens namn i trädstrukturen.

Vad bör jag tänka på när jag vill ha automatisk distribution av ansökningar?

För att kunna ha automatisk distribuering måste du först ha valt att spegla signerings- och rapporteringsstrukturerna. Välj därefter automatisk signeringsdistribuering och/eller automatisk rapporteringsdistribuering.Notera att båda dessa steg krävs för att uppgifterna ska distribueras automatiskt och att det inte går att välja spegling och automatisk spegling i efterhand.Först måste du låta signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen spegla organisationsstrukturen. I nästa steg kan du välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till respektive enhet fördelas automatiskt (automatisk distribuering).

Bygg upp organisationsstrukturen.
Ange nivå för projektets hemvist (enhet eller underenhet) som ska visas i ansökansformuläret.
Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt.
Välj att spegla och automatisk distribuera ansökningar till signerings- och rapporteringsmappar.

Vad händer när jag gör ändringar i organisationsstrukturen som jag valt att spegla?

I en organisation som valt spegling, och automatisk distribuering, innan organisationsstruktionen skapades kommer ändringa och nya mappar automatiskt att speglas i signerings- och rapporteringsstrukturen.I en organisation som har befintliga mappstrukturer för signering och rapportering med kopplade ansökningar, kommer inte ändringar från organisationsstrukturen att speglas per automatik.Även om strukturen är speglad kan du lägga till mappar manuellt i signerings- och rapporteringsstrukturen. Exempel: Om organisationen vill flytta speciella ansökningar för att endast rektor ska signera dessa, skapar du en separat signeringsmapp i signeringsstrukturen.Inga ansökningar fördelas automatiskt till de manuellt skapade mapparna även om du valt Automatisk signeringsdistribuering eller Automatisk rapporteringsdistribuering .

Varför fördelas inte uppgifter för signering och rapportering trots att mappstrukturen är identiskt med organisationsstrukturen?

Det kan bero på att organisationen inte valde att spegla signerings- och rapporteringsstrukturen när de skapade organisationsstrukturen. En förutsättning för att aktivera automatisk distribuering är att signerings- och rapporteringsstrukturen speglas. Det går alltså inte att koppla på automatisk distribuering av signerings- och rapporteringsuppgifter efter att organisationsstrukturen byggts.

Vilka ansvarsområden har organisationskontot?

Det kan finnas fler organisationskontoansvariga som har huvudansvaret för organisationskonto. Utöver ansvarsområden kan du tilldela läsbehörighet till enskilda mappar för användare med , menOrganisationskontoansvarigYtterst ansvarig för organisationens konto och har full behörighet på kontot. Det finns alltid en huvudansvarig som kan lägga till ytterligare organisationskontoansvariga. Huvudansvarig är även kontaktperson gentemot finansiärerna.SigneringsadministratörHar full behörighet förutom att ändra huvudansvarig.RapporteringsadministratörHar behörighet att redigera signeringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra signeringsadministratörer eller användare som ska utföra signeringsuppgifter.AnsökningsansvarigHar behörighet att redigera rapporteringsstrukturen och bjuda in användare, det vill säga andra rapporteringsadministratörer eller användare som ska utföra rapporteringsuppgifter.Användare (för tilldelning)Är ansvarig för ansökningar där organisationen är sökande (organisationsansökningar) och har behörighet att skapa samt registrera organisationsansökningar.Användare signering

Användare som inte tilldelats någon roll och inte är kopplade till någon mapp.
Användare som kopplats till en mapp i signeringsstrukturen för att kunna utföra signeringsuppgifter.

Användare rapporteringAnvändare som kopplats till en mapp i rapporteringsstrukturen för att kunna utföra rapporteringsuppgifter.Fullständig läsbehörighetAnvändaren kan läsa all information på sidorna Inställningar och Ansökningar och bidrag .LäsbehörighetAnvändare med begränsad läsbehörighet som är kopplad till enhet och underenhet i organisationsstrukturen. Användaren kan läsa information om ansökningar och bidrag på enheten på sidan Ansökningar och bidrag .

Jag har bjudit in användare till organisationskontot men det fungerar inte?

Länken i inbjudningsmejlet fungerar endast då det finns ett personkonto när inbjudningsmejlet skickas. Säkerställ att personen du bjuder in har ett personkonto i Prisma innan du skickar inbjudan.Vid behov kan du ta bort den inbjudna användaren från organisationen och bjuda in på nytt när de har ett konto.

Hur ansöker jag om godkännande av organisation hos fler myndigheter?

Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter via toppmenyn Organisationskonto .

Klicka på menyn Inställningar .
Klicka på knappen Finansiärer .
Klicka på knappen Ansök om godkännande hos ytterligare myndigheter .

Hur byter jag organisationskontoansvarig för organisationen?

Kontrollera först att den tillträdande organisationskontoansvarig har ett personkonto i Prisma.Om frånträdande organisationskontoansvarig är kvar på organisationen

Frånträdande organisationskontoansvarig bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot.
Tillträdande organisationskontoansvarig får ett mejl med inbjudan.
Tillträdande organisationskontoansvarig accepterar inbjudan.
Frånträdande organisationskontoansvarig tilldelar den tillträdande rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig.

Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen

Kontakta Prismas tekniska support via formuläret på Prismas startsida.
Förklara att organisationskontoansvarig har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma.
Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvarig (den e-postadress som är kopplat till personkontot).

Formulär för Prismas tekniska support Länk till annan webbplats.

Hur gör jag när mejladressen jag fått inbjudan till är inte samma som mitt befintliga konto i Prisma?

Mejladressen är ditt användarnamn i Prisma och du kan bara ha ett konto. Vill du acceptera inbjudan kan du välja knappen Acceptera med annan mejladress . I nästa steg får du ange mejladressen du har till ditt befintliga konto.

Jag är ordförande, hur gör jag för att redigera ett yttrande innan jag klarmarkerar?

Du som är ordförande och vice ordförande kan göra smärre ändringar i yttrandet innan du klarmarkerar det.

Klicka på beredningsgruppens meny Alla ansökningar .
Klicka på knappen Välj på raden för yttrandet.
Välj "Läs omdöme" ur rullgardinsmenyn, för att visa yttrandet.
Klicka på knappen Redigera yttrande . När du är i läget för redigering ändras texten på knappen till Avsluta redigering .
Klicka på knappen Avsluta redigering för att avsluta redigeringläget och därmed spara ändringarna.

Varför syns inte ändringarna jag gjort om arbetsliv och utbildning i min ansökan?

Om du ändrar en uppgift som gäller arbetsliv eller utbildning i Min profil uppdateras den inte om du redan kopplat uppgiften till din ansökan.

Ta bort uppgiften från din ansökan.
Lägg till uppgiften igen och kontrollera att den är korrekt.

Hur ändrar jag uppgifter från Ladok?

Om en uppdatering har skett i Ladok tar du först bort de uppgifter du hämtat till Prisma. Hämta därefter uppgiften från Ladok igen och komplettera med ISBN-nummer.Du kan hämta och ta bort informationen från Ladok till Prisma flera gånger.Hur hämtar jag uppgifter från Ladok? (länk till användarstöd)

Hur lägger jag till en arbetsgivare eller organisation som inte finns i systemet när jag lägger till mina meriter?

Du kan själv lägga till en organisation eller arbetsgivare som du vill registrera i uppgifterna för ditt arbetsliv eller din utbildning.

Klicka på knappen till den uppgiften du vill lägga till, till exempel Anställningar i menyn Arbetsliv .
Klicka på knappen +Lägg till .
Klicka på knappen Skapa ny arbetsgivare .
Ange obligatoriska uppgifter och spara (knappen Skapa ).

Hur ändrar jag uppgifter om min utbildning och mitt arbetsliv?

Klicka på knappen Välj på raden för den aktuella uppgiften.
Välj ”Redigera” eller ”Ta bort” ur rullgardinsmenyn.

Uppgiften uppdateras inte automatiskt i ansökan du har kopplat den till. Ta bort uppgiften och koppla den till ansökan igen för att få med ändringarna.

Var lägger jag till uppgift om uppehåll i forskningen?

Lägg till uppgift om uppehåll i forskningen, till exempel om du varit föräldraledig, via toppmenyn Min profil :

Klicka på menyn Arbetsliv .
Klicka på knappen Uppehåll i forskningen .

Jag är granskare, måste jag lägga till uppgifter om utbildning och arbetsliv?

Nej, om du ska granska ansökningar i en beredningsgrupp eller har rollen som extern granskare behöver du inte lägga till uppgifter om utbildning och arbetsliv.

Jag har laddat upp CV och publikationer i Min profil , varför kan jag inte registrera ansökan?

Du måste koppla dina uppgifter i Min profil till din ansökan innan du kan registrera ansökan.Om du har bjudit in medverkande forskare måste även de ladda upp sina uppgifter från Min profil till ansökan.

Jag har skrivit in fel personnummer, hur ändrar jag?

Klicka på knappen Redigera i menyn Personuppgifter .
Klicka på länken Byt personnummer .
Ange det nya personnumret i Nytt personnummer .
Klicka på knappen Skicka .

Hur fördelar jag ansökningar utifrån respektive ansökan?

För varje ansökan listas samtliga medlemmar i beredningsgruppen och du kan tilldela respektive medlem rollen som granskare eller föredragande.

Klicka på knappen Fördela utifrån ansökan .
Klicka på knappen Välj på raden för ansökan.
Välj vilken roll respektive medlem i beredningsgruppen ska ha ur rullgardinsmenyn i kolumnen ”Roll”.

Hur fördelar jag ansökan utifrån granskare?

Du väljer först en av medlemmarna i beredningsgruppen. Därefter markerar du de ansökningar där hen ska har rollen som granskare eller föredragande.

Klicka på knappen Fördela utifrån granskare .
Välj granskare ur rullgardinsmenyn i Välj gruppmedlem .
Markera kryssrutan för den eller de ansökningar den valda granskaren ska granska.
Välj den roll granskaren ska ha ur rullgardinsmenyn Välj roll .

Vad händer om jag ändrar en granskares roll till "Ingen roll"?

När du tar bort rollen för en granskningsuppgift från en granskare eller föredragande som skrivit ett omdöme, förslag till yttrande eller yttrande, kommer dessa uppgifter att raderas. Du får ett meddelande om vilka granskningsuppgifter som berörs.Välj knappen Stäng om du inte vill ta bort granskningsuppgifterna.

Kan jag ändra en granskares fördelade roll?

Du kan byta en granskare roll från granskare till föredragande och vice versa. Om granskarens uppgifter är sparade eller inskickade för den valda ansökan, flyttas de över till det nya granskningsformuläret. Du får ett meddelande om vilka granskningsuppgifter som kommer att flyttas.

Jag är extern granskare, var hittar jag ansökan jag ska granska?

När du bjudits in som extern granskare hittar du dina ansökningar i menyn Mina inbjudningar eller via menyn Granskningsuppgifter , knappen Granskningsuppgifter .Via rullgardinsmenyn Förhandsgranska kan du ladda ner ansökan i PDF-format.Du kan ladda ner ansökan via menyn Nedladdningshanterare . Instruktion för nedladdningshanteraren (länk till FAQ användarstöd)

Hur hämtar jag information från förslag till yttrande till yttrandet?

Med knapparna Kopiera allt från förslag till yttrande alternativt Kopiera kan du föra över informationen du skrivit i "Förslag till yttrande" till formuläret för yttrande. Du kan även kopiera samtliga granskares omdömen från en sammanställning.

Klicka på knappen Omdömen i formuläret för yttrande.
Markera och kopiera valda stycken i sammanställningen som visas på den nya sidan i din webbläsare.
Gå tillbaka till formuläret för yttrandet och klistra in.

Varför kan jag inte läsa de andra granskarnas omdömen?

Perioden för att läsa de andra granskarnas omdömen har inte startat. Kontrollera vilka datum som gäller på beredningsgruppens Startsida .

Varför saknas det omdömen för vissa ansökningar i nedladdningshanteraren och i rapporten för alla granskares omdömen?

Om du har anmält jäv kommer omdömen och förslag till yttrande inte att visas i PDF-filer du laddar ner från nedladdningshanteraren. Laddar du ner en rapport i Excel för alla granskare visas inte ansökningarna du anmält jäv för heller.

Hur får jag tillgång till de övriga granskarnas omdömen i PDF-format?

Du får tillgång till de övriga granskarnas omdömen först när datumet för att läsa och ladda ner andra granskares omdömen infaller. Kontrollera först datumet på beredningsgruppens Startsida .

Klicka på menyn Nedladdningshanterare .
Läs reglerna för nedladdning om du inte redan gjort det.
Välj till exempel "Mina ansökningar som föredragande" i rullgardinsmenyn Filter .
Markera kryssrutorna för den information du vill ha i PDF-filen, till exempel "Omdömen".

Det blir en separat fil för respektive kryssmarkering.

Varför kan jag inte skicka in min rankning?

Du har inte rankat alla ansökningar. Kontrollera så att du rankat alla ansökningar inom varje bidragstyp.
Perioden för att skicka in rankning har inte startat. Kontrollera vilka datum som gäller på beredningsgruppens startsida.
Förfallodatumet för att skicka in granskningsuppgifter har passerats. Kontakta din handläggare för att få hjälp att öppna upp granskningsuppgiften.

Hur rankar jag ansökningar?

Du kan dra ansökningsblocken från sektionen Ej rankade till Rankade och justera rankningen inom respektive sektion. Se instruktion i avsnittet Ranka ansökningar (länk till användarstöd).Du kan numrera ansökningarna i sektionen Ej rankade och sedan flytta alla på en gång till sektionen Rankade :

Ange rankningsnummer i det öppna fältet på alla ansökningar i sektionen Ej Rankade .
Klicka på Ranka alla .

Vad gör jag om jag skickat in ett felaktigt omdöme?

Du kan inte göra några ändringar i granskningsformuläret efter att du har skickat in din granskningsuppgift. Kontakta din handläggare hos finansiären för att få hjälp med att låsa upp granskningsuppgiften.

Hur ser jag statusen för mina granskningsuppgifter?

I sammanfattningen på första sidan i menyn Granskningsuppgifter , knappen Sammanfattning ser du hur många vilka typer av granskningsuppgifter du har. Här finns information om status och förfallodag för omdömen, förslag till yttranden och yttranden. Om du ska ranka ansökningar finns en separat sammanfattning där du kan se om du skickat in rankningen eller ej för respektive bidragstyp.Klickar du på knappen Granskningsuppgifter visas en lista över alla dina granskningsuppgifter med en rad per uppgift:

Omdöme
Förslag till yttrande
Externt omdöme
Yttrande

I kolumnen Status kan du se om granskningsuppgiften är sparad eller inskickad.

Varför är det en varningstriangel på mina granskningsuppgifter?

Förfallodatumet för att skicka in granskningsuppgifter har passerats. Kontakta din handläggare för att få hjälp att öppna upp granskningsuppgiften.

Vad är skillnaden mellan ett omdöme och ett förslag till yttrande?

Granskningsformulären för omdöme och förslag till yttrande är likadana. När du senare i granskningsprocessen ska skriva yttrandet kopieras dina tidigare inskickade uppgifter från "Förslag till yttrande" till formuläret "Yttrande".Yttrandet är en separat granskningsuppgift som utförs när den slutliga bedömningen är klar.

Varför är knappen Skriv låst för mina granskningsuppgifter?

För att kunna öppna formulären för att skiva omdöme och förslag till yttrande måste du ha valt om du vill ha arvode eller ej.
Perioden för att skriva omdöme, förslag till yttrande eller yttrande har inte startat. Kontrollera vilka datum som gäller på beredningsgruppens startsida.
Förfallodatumet för att skicka in granskningsuppgifter har passerats, symbolen för en varningstriangel visas. Kontakta din handläggare för att få hjälp att öppna upp granskningsuppgiften.
När du har skickat in en granskningsuppgift ändras knappen Skriv till Öppna . Du kan inte göra några ändringar i granskningsformuläret efter att du har skickat in din granskningsuppgift. Kontakta din handläggare hos finansiären om du skickat in granskningsformuläret av misstag.

Hur gör jag för att ladda ner alla ansökningar jag ska läsa?

Du kan ladda ner alla ansökningar du tilldelats att granska i separata PDF-filer via menyn Nedladdningshanterare i beredningsgruppen.

Börja med att bekräfta att du har läst Nedladdningsreglerna .
Klicka på knappen Fördefinierad filtrering (förinställt).
Använd rullgardinsmenyn för att välja "Mina ansökningar som granskare och föredragande".
Markera checkboxen "Ansökningar" (förinställt) innan du startar nedladdningen.

Varför kan jag läsa en ansökan jag rapporterat jäv på?

Du kan läsa ansökningarna som skickats in till beredningsgruppen i menyn Alla ansökningar . Om du har rapporterat jäv på en ansökan fördelas ingen granskningsuppgift till dig. Det innebär att du inte kan skriva något omdömeför just den ansökan.Om du upptäcker att du är jävig på en ansökan du tilldelats i menyn Granskningsuppgifter ska du omgående kontakta din handläggare. Du får då hjälp med att rapportera jäv och granskningsuppgiften fördelas om.

Varför har jag ingen toppmeny för Granskning?

Saknar du toppmenyn Granskning beror det på att du inte har några granskningsuppgifter för någon beredningsgrupp i Prisma ännu.

Jag skickade in fel uppgift om jäv, hur ändrar jag?

Du kan inte ändra uppgifterna du angett för jäv och kompetens när du skickat in dem. Kontakta din handläggare hos finansiären om du behöver ändra något efter att du skickat in uppgift om jäv och kompetens.Meddela omgående din handläggare om du skulle upptäcka att du har rapporterat fel.

Varför kan jag inte acceptera eller avstå arvode?

Förfallodatumet för att ange om du vill ha arvode eller ej har löpt ut. Kontakta beredningsgruppens handläggare för att få hjälp att förlänga perioden.

Hur laddar jag upp en kopia av mitt pass?

Ladda upp en passkopia för ansökan om SINK hos skatteverket

Ladda upp en kopia av sidorna med ditt foto i passet om en passkopia krävs för utbetalningen. Tillåtna filtyper: .jpg, .jpeg, .png, .bmp, .tif, .tiff, .pdf.

Vilka uppgifter behövs från mitt pass för ansökan om SINK?

Ladda upp en kopia av sidorna med ditt foto i passet om en passkopia krävs för utbetalningen. Det är viktigt att hela sidan med fotot på dig är med på den uppladdade kopian. Där finns alla uppgifter skatteverket behöver för att kunna behandla ansökan om SINK.

Var hittar jag information om ansökan när jag anger kompetens eller rapporterar jäv?

En sammanställning över projektledaren, eventuella medverkande forskare och ansökan visas när du klickar Detaljer på raden för ansökan.
Uppgifterna du fyller i sparas automatiskt när du klickar på Nästa eller Stäng.

Klicka på beredningsgruppen där du ska registrera jäv.
Klicka på menyn Jäv och/eller kompetens .
Klicka på knappen Detaljer , i en dialogruta visas en översikt du kan ladda ner filer för faktablad och ansökan.
Välj ”Nej” eller ”Ja” i rullgardinsmeny för Jäv .
Klicka på knappen Nästa för att fortsätta ange jäv på nästa ansökan.

Varför kan jag inte rapportera jäv?

Datumperioden för att rapportera jäv har inte börjat eller har passerats. Kontrollera datumen på beredningsgruppens startsida. Kontakta beredningsgruppens handläggare om du behöver få perioden för att rapportera jäv förlängd.
Du har inte läst och accepterat jävsreglerna.

Varför kan jag inte ta bort min betalningsinformation?

Du kan inte ta bort din betalningsinformation om det finns aktiva arvodesunderlag som ännu inte är godkända. I menyn Arvoden kan du se vilka arvoden som är godkända och kommer att betalas ut eller som har betalats ut.

Varför måste jag ladda upp en passkopia?

Om du inte är skriven i Sverige måste finansiären ansöka om ett så kallat SINK-beslut (beslut för särskild inkomstskatt) för ditt arvode hos skattemyndigheten. På passkopian måste samtliga uppgifter som finns i ditt pass på sidan med ditt foto framgå. Det tar cirka 12 veckor för skattemyndigheten att handlägga beslutet, ladda därför upp passkopian i god tid innan vi betalar ut ditt arvode.

Varför måste jag ha ett SINK-beslut?

SINK (särskild inkomstskatt) är en särskild inkomstskatt för personer som bor utomlands men arbetar i Sverige. Om du inte är skriven i Sverige kräver skattemyndigheten att det finns ett SINK-beslut för att du ska få ditt arvode. För SINK-ansökan är det ett krav att du laddar upp en passkopia på Prismas sida för betalningsinformation. SINK-skatten är 25 procent på ersättningen och eventuella förmåner, och om du beskattas enligt SINK behöver du inte lämna inkomstdeklaration i Sverige.Du kan själv ansöka om SINK direkt hos Skatteverket. Om du väljer att själva skicka in SINK-ansökan behöver du meddela finansiären om detta eftersom finansiären behöver information från SINK-beslutet för att kunna betala ut ditt arvode.

Var accepterar jag eller avstår arvode?

Om du är granskare i mer än en beredningsgrupp måste du acceptera eller avstå arvode i respektive beredningsgrupp innan förfallodatumet.

Välj aktuell beredningsgrupp via toppmenyn Granskning .
Klicka på menyn Arvodesinställningar .

Kontrollera att din betalningsinformation är korrekt om du har valt att acceptera arvode.

Hur vet jag när jag ska skicka in den vetenskapliga återrapporteringen?

Du får ett epostmeddelande från Prisma om att det är dags att skriva och skicka in den vetanskapliga rapporten. När du loggar in på ditt konto i Prisma får du även där ett meddelande om att du har en uppgift att utföra. Du kan även se inom vilken tidsperiod du ska skicka in den vetenskapliga rapporten i villkoren du godkänt. Om du beviljats förlängd dispositionstid kan det utsprungliga datumet ha ändrats.

Vad händer när en ekonomisk rapport kompletteras?

Om du nekar och begär komplettering skickas dina kommentarer till alla ekonomer som ansvarar för den ekonomiska återrapporteringen hos medelsförvaltaren.När medelsförvaltaren gjort eventuella ändringar får du på nytt kontrollera rapporten och därefter godkänna den.Om finansiären begär komplettering skickas begäran om komplettering till dig och ansvarig ekonom hos medelsförvaltaren.Ansvarig ekonom kompletterar och registrerar rapporten på nytt. Du kontrollerar och godkänner rapporten innan den åter skickas in till finansiären.Om medelsförvaltaren ber om komplettering av inskickad ekonomisk rapport öppnar finansiären upp den ekonomiska rapporten. Du meddelas om detta via e-post.Medelsförvaltaren kompletterar de inskickade uppgifterna från innevarande eller tidigare år. Du kontrollerar och godkänner den kompletterade rapporten innan den åter skickas in till finansiären.

Vad gör jag om något inte stämmer i den eknomiska rapporten?

Du kan själv inte göra ändringar i den ekonomiska rapporten, men du kan neka istället för att godkänna den. När du nekar och påtalar för medelsförvaltaren om vad som ska ändras innebär det att du begär du en komplettering av den ekonomiska rapporten.

Hur kontrollerar jag en ekonomisk återrapportering?

Du får meddelande om att den ekonomiska rapporten finns för granskning.

Klicka på knappen Återrapportering för det beviljade bidraget i vyn Ansökningar och bidrag .
Klicka på knappen Öppna .

Vad gör jag om jag vill avsluta bidraget i förtid?

Skicka in en förfrågan om att avsluta bidraget i förtid via vyn Ansökningar och bidrag . Skicka in din förfrågan innan bidragsperiodens slut och i god tid för att säkerställa att förfrågan hinner handläggas. Förfrågan behöver inte signeras av medelsförvaltaren utan skickas direkt till finansiären för handläggning.

Projektet ska byta både projektledare och medsförvaltare, hur gör vi?

Skicka in förfrågan ”Byt projektledare och medelsförvaltare” via vyn Ansökningar och bidrag . Normalt kan endast en förfrågan hanteras, men denna förfrågan är kombinerad för att förkorta handläggningstiden vid byte av både projektledare och medelsförvaltare.Förfrågan skickas till den nya projektledaren och båda medelsförvaltarna för signering innan den kommer in till finansiären för fortsatt handläggning. Ekonomisk återrapportering sker eventuellt innan utbetalning av bidraget kan aktiveras från den nya medelsförvaltaren.

Hur går byte av projektledare till?

Skicka in en förfrågan om byte av projektledare via vyn Ansökningar och bidrag . Förfrågan skickas till den nya projektledaren och medelsförvaltaren för signering innan den kommer in till finansiären för fortsatt handläggning.

Hur går byte av medelsförvaltare till?

Skicka in en förfrågan om byte av medelsförvaltare via vyn Ansökningar och bidrag . Förfrågan skickas till båda medelsförvaltarna för signering innan den kommer in till finansiären för fortsatt handläggning. Ekonomisk återrapportering sker eventuellt innan utbetalning av bidraget kan aktiveras från den nya medelsförvaltaren.

Hur gör jag för att byta hemvist på ansökan?

Skicka in en förfrågan om byte av hemvist via vyn Ansökningar och bidrag . Förfrågan hanteras endast av medelsförvaltaren via Prisma.

Hur gör jag för att förlänga dispositionstiden för mitt bidrag?

Skicka in en förfrågan om förlängning av dispositionstid via vyn Ansökningar och bidrag senast i november under dispostionsåret. Förfrågan skickas till medelsfövaltaren för signering innan den kommer in till finansiären för fortsatt handläggning.

Kan jag återta en förfrågan jag skickat in?

Du kan återta en förfrågan fram tills medelsförvaltaren signerat den.

Välj vyn Ansökningar och bidrag .
Klicka på knappen Detaljer för bidraget.
Klicka på knappen Förfrågningar i nästa vy.

När medelsförvaltaren signerat försvinner alternativet "Återta" i rullgardinsmenyn för förfrågan.

Vad gör jag om jag har glömt mitt lösenord och har bytt e-postadress?

Kontakta Prismas tekniska support för att få hjälp att byta e-postadress på ditt konto så att du kan använda funktionen för glömt lösenord.

Hur anhåller jag om ett organisationskonto?

Via knappen Anhåll om organisationskonto på Prismas startsida anger du vilka finansiärer du önskar etta organisationskonto hos. Varje finansiär tillämpar sina egna rutiner för hur en sådan begäran behandlas.

Varför meddelar Prisma att min mejladress redan finns när jag försöker skapa ett konto?

Det finns redan ett minimalt eller fullständigt konto med din mejladress. Har du tidigare tackat ja till en inbjudan att vara medverkande på en ansökan eller en inbjudan till organisationskontot skapas ett minimalt konto. Aktivera det existerande kontot med aktiveringslänk och inloggningsinformation som du fått via mejl (kontrollera skräppostfiltret om du inte hittar mejlet) och slutför det.

Kan jag använda två olika e-postadresser i Prisma?

Du kan bara ha en primär e-postadress eftersom e-postadressen är den unika identifieraren i Prisma och motsvarar ett användarnamn. Det är därför viktigt att skicka och ta emot inbjudningar till ansökningar eller organisationskonton med den primära e-postadressen, det vill säga den som är kopplad till ditt personkonto.

Mitt lösenord fungerar inte och det går inte att återställa lösenordet

1. Ditt konto är inte aktiverat: Leta upp det ursprungliga e-postmeddelandet du fick när kontot skapades. Klicka på aktiveringslänken i meljet för att kunna logga in första gången. Innan kontot är aktiverat kan du inte återställa lösenordet.2. Mejl om ditt Prismakonto har fastnat i filtret för skräppost: Ibland fastnar e-postmeddelanden från Prisma i skräpppostfiltret. Se efter om någon mejl från Prisma hamnat där och lägg till "prisma.research.se" som en pålitlig avsändare så att du inte missar information från Prisma framöver.

Vad gör jag om jag inte kan läsa CAPTCHA/Registreringsskyddet?

Exempel på CAPTCHA (registreringsskydd) på en webbsida

Prova en annan webbläsare, till exempel Google Chrome, om du har problem att läsa CAPTCHA-texten.

Jag har inte fått något mejl med aktiveringslänk

Ibland kan e-postmeddelanden från Prisma fastna i skräpppostfiltret. Hittar du det där kan du lägga till ”prisma.research.se” som en pålitlig avsändare, så att du inte missar någon information från systemet.

Vad händer med mitt konto när jag byter arbetsgivare eller har en ny e-postadress?

Om du redan har ett personkonto behöver du inte skapa ett nytt när du byter roll, arbetsplats eller e-postadress. Uppdatera dina personuppgifter med din e-postadress i Prisma. Prismas tekniska support kan hjälpa dig att byta e-postadress på ditt konto.

Vad gör jag om jag får en inbjudan att medverka och måste skapa ett personkonto?

Om du accepterar inbjudan att medverka på en ansökan eller ett organisationskonto, skapas ett konto med minimal information åt dig. Du får ett e-postmeddelande med aktivieringslänk och inloggningsuppgifter.

Klicka på aktiveringslänken och logga in med inloggningsuppgifterna från e-postmeddelandet.
Fyll i de obligatoriska fälten.
Klicka på knappen Registrera .
Använd inloggningsuppgifterna från e-postmeddelandet och logga in i Prisma igen när kontot är fullständigt.

Jag har glömt mitt lösenord

Klicka på Logga in på Prismas startsida och sedan på Glömt inloggningsuppgifter? . En återställningslänk skickas till den e-postadress som du har registrerat i Prisma. Du kan endast återställa lösenord om du har aktiverat ditt konto.Tips: Ange en alternativ e-postadress kan du använda den om du skulle behöva återställa ditt lösenord.

Kan jag neka signering av villkor för ett beviljat bidrag?

Du som är projektledare kan neka att signera ett villkor om något i villkoret inte är korrekt.

Var hittar jag beslut och yttrande för min ansökan?

Du får tillgång till filerna för beslut och yttrande först när beslutet eller yttrandet publicerats.

Välj vyn Ansökningar och bidrag .
Klicka på knappen Detaljer för ansökan.
Klicka på knappen Handlingar i nästa vy.
Ladda ner beslut och yttrande i PDF-format.

Var hittar jag händelseloggen för min ansökan?

Händelseloggen visar till exempel när ansökan registrerats, avregistrerats, omregistrerats och signerats. När din ansökan beviljats kan du även se olika förfrågningar som du som sökande har startat.

Välj vyn Ansökningar och bidrag .
Klicka på knappen Detaljer för ansökan.
Klicka på knappen Händelselogg i nästa vy.

Var hittar jag min registrerade ansökan?

När din ansökan har registrerats hittar du den i toppmenyn Ansökningar och bidrag , menyvalet Ansökningar . Där kan du se om ansökan har statusen ”Registrerad” eller ”Slutregistrerad”.

Kan jag komplettera en registrerad ansökan?

Fram till sista ansökningsdagen kan du avregistrera och komplettera din ansökan. (Undantaget är så kallade löpande utlysningar där ansökan slutregistreras direkt vid registrering.)

Du kan avregistrera en registrerad ansökan ända fram till sista ansökningsdagen.
När ansökan är avregistrerad får den åter status "Utkast" och du kan göra ändringar och tillägg.
Du måste åter registrera ansökan innan ansökningstiden gått ut för att den ska kunna slutregistreras.

En avregistrerad ansökan förblir ett utkast om den inte registreras! Registrera en avregistrerad ansökan på nytt innan sista ansökningsdag.

Medelsförvaltaren jag vill välja finns inte i listan

Det kan bero på att organisationen inte är godkänd som medelsförvaltare i Prisma, för finansiären, eller specifikt i den utlysning ni söker. Organisationen måste i så fall kontakta finansiären för utlysningen och ansöka om ett godkännande.

Varför kan jag inte välja en viss hemvist för min medelsförvaltare?

Vilka val som finns för hemvist, alternativ och i vilken nivå (exempelvis institution/fakultet), beror på hur din medelsförvaltare har byggt upp sin organisationsstruktur på organisationskontot. Kontakta ansvarig person hos din medelsförvaltare om du inte vet vad du ska välja.

Vad ska jag göra om jag bjudits in som medverkande forskare eller administratör?

Du får inbjudan till att medverka till en ansökan via e-post, klicka på länken för att neka eller acceptera inbjudan.
Om du accepterar inbjudan och inte har något konto i Prisma sedan tidigare skapas ett minimalt konto som du måste slutföra.

Medverkande forskare

Lägg till ditt CV och eventuella publikationer som hör till ansökan om det står i utlysningen att detta krävs. Lägger du inte till CV och publikationer i dessa fall går det inte att registrera ansökan.
Har du rättighet att redigera ansökan får du tillgång till hela ansökan men du kan inte registrera ansökan.

Medverkande administratör

Du behöver inte lägga till ditt CV.
Du kan endast hjälpa till vid ansökansprocessen och du kan inte registrera ansökan.

Hur tar jag bort medverkande forskare och administratörer?

Om din ansökan innehåller obesvarade inbjudningar när ansökningstiden går ut måste du ta bort dem för att kunna registrera ansökan.

Öppna utkastet till din ansökan.
Klicka på MEDVERKANDE .
Markera kryssrutan för den eller de medverkande som ska tas bort.
Klicka på Ta bort .
Klicka på OK i dialogrutan.

Ett e-postmeddelande skickas till den medverkande forskaren eller administratören med information om att hen har tagits bort från ansökan.

Var hittar jag vilka medverkande forskare jag bjudit in?

I tabellen Medverkande forskare listas de medverkande forskare du bjudit in till ansökan. I kolumnen Status visas om den inbjudna personen accepterat, nekat eller ännu inte svarat.

Vad har en administratör för behörighet i ansökan?

En medverkande administratör har tillgång till utkastet för ansökan innan ansökan slutregistreras. Det innebär att hen endast kan hjälpa till vid ansökansprocessen men inte registrera en ansökan. Hen har heller inte tillgång till ansökan när den slutregistrerats i Prisma och kan inte hjälpa till med återrapportering.

Hur ger jag en medverkande forskare behörighet att redigera i ansökan?

Du kan endast tilldela rättigheter till de forskare som accepterat inbjudan.
Alla medverkande forskare kan ändra sina egna CV-uppgifter och publikationer i ansökan.

Medverkande forskare med redigeringsrättighet kan

fylla i uppgifter i utkastet för ansökan
inte redigera andras medverkandes CV eller publikationer
inte registrera ansökan

Varför syns inte min nuvarande arbetsgivare på ansökan?

När du markerar kryssrutan Nuvarande i uppgiften för en anställning i Min profil visas aktuell nuvarande anställning på första sidan i ansökans pdf. Har du mer än en nuvarande anställning visas den anställning med senast startdatum på ansökans första sida.

Var kan jag hitta mina nyligen raderade utkast?

Nyligen raderade utkast hittar du i vyn Ansökningar och bidrag . Efter 30 dagar raderas utkasten permanent och kan inte längre återställas.

Hur tar jag bort ett utkast?

Klicka på Ansökningar och bidrag i toppmenyn.
Klicka på pilen vid knappen Detaljer på raden för utkastet.
Välj Ta bort utkast ur rullgardinsmenyn.

Borttagna utkast sparas i Nyligen raderade utkast i 30 dagar.

Hur hittar jag mitt utkast?

Du hittar dina utkast i toppmenyn både i Min profil och Ansökningar och bidrag .

Samlingssida FAQ