Prisma användarstöd logga

Portaladministration

18.5.1 Portaladministration allmänt


Portaladministrationen i Prisma är samlad under fliken Portaladministration. Endast portaladministratörer och driftsadministratörer har tillgång till denna flik. Driftsadministratörer har endast tillgång till menyvalet Driftstatus i vänstermenyn.

18.5.2 Webbplatsinställningar


Under menyvalet Webbplatsinställningar i vänstermenyn under fliken Portaladministration finns grundläggande inställningar som påverkar hela portalen. Inställningarna är följande:

  • Maximal storlek (mb) för PDF-fil: Maximal storlek för PDF-filer som laddas upp till beredningsgruppens anslagstavla.
  • Maximal filstorlek (mb) för .doc-fil: Maximal storlek för .doc-filer (Microsoft Word) som laddas upp till beredningsgruppens anslagstavla.
  • Antal minuter innan meddelande om att session avslutas visas för en användare som är inaktiv: Denna inställning styr hur lång tid det tar innan ett meddelande visas om att användaren är på väg att bli automatiskt utloggad.
  • Antal minuter som meddelande om att återta session visas för en aktiv användare: Denna inställning styr hur länge meddelandet om att användaren är på väg att loggas ut automatiskt visas, innan användaren faktiskt blir utloggad.
  • Maximal filstorlek (mb) för uppladdning: Maxstorlek för uppladdning av andra filtyper än PDF och .doc på beredningsgruppens anslagstavla.
  • Minimum skatteprocent: Lägsta skatteprocent som en granskare kan ange som önskat skatteavdrag för arvoden.
  • Tillåtna filtyper att ladda upp till beredningsgruppen: Här listas de filtyper (filändelser) som är tillåtna att ladda upp beredningsgruppens anslagstavla.
  • E-postadress som tar emot förfrågan om byte av personnummer: När en intressent vill byta sitt svenska personnummer till ett nytt görs detta genom en förfrågan. Detta fält visar vilken e-postadress som tar emot förfrågan. En intressentadministratör kan därefter gå in på profilen och justera personnumret.
  • E-postadress som tar emot buggrapporter: Denna e-postadress tar emot buggrapporter som skickas in via portalen. Denna funktion är för närvarande inaktiverad i Prisma portal.
  • Signeringsperiod förfrågningar (antal dagar): Denna inställning styr hur många dagar de olika signerande parterna (organisation och person) har på sig att signera en skapad förfrågan innan den förfaller.
  • Antal dagar före förfallodatum för uppgift som första påminnelsen skickas: Denna inställning styr hur långt innan förfallodatum som en användare blir påmind om en icke utförd uppgift i portalen.
  • Mottagarnamn och mottagaradress sinkformulär: Vilken adress som finns förtryckt på SINK-blanketten.

18.5.3 Portalanvändare

På sidan portalanvändare hanterar du portalövergripande behörighetsinställningar. Behörighetsinställningarna beskrivs mer ingående i kapitel 18.1 Behörigheter i portalen.

18.5.4 Finansiärer


Under menyvalet Finansiärer i vänstermenyn på fliken Portaladministration listas samtliga finansiärer i Prisma. Genom att klicka på Visa kan du se grundinformation om finansiären.

18.5.5 Underhållstabeller


Det finns ett antal underhållstabeller i Prisma som är lokaliserade under fliken Portaladministration och valet Underhållstabeller i vänstermenyn. Underhållstabeller används huvudsakligen som bas för rullgardinsmenyer i Prisma. Genom att klicka Redigera på raden för en underhållstabell kan du arbeta med tabellens innehåll.

Redigera underhållstabell


I redigeringsvyn listas samtliga poster i underhållstabellen. Du kan se om posten är Aktiv och Publicerad. Genom att klicka på Redigera kan du bearbeta en post, och genom att klicka på Lägg till kan du lägga till en ny post. Nya poster måste publiceras när de har lagts till, det är först då de blir tillgängliga i Prisma.

Inaktivera poster i underhållstabell


En post som en gång har publicerats kan aldrig tas bort från underhållstabellen, utan kan endast inaktiveras. Du inaktiverar en post genom att klicka på nedåtpilen till höger om knappen Redigera och sedan välja Inaktivera. Statusen i kolumnen Aktiv blir då Nej och posten kommer inte att synas i listan i Prisma.

18.5.6 Hierarkiska underhållstabeller


Hierarkiska underhållstabeller är underhållstabeller med flera nivåer, de används till flernivå-väljare i Prisma som exempelvis SCB-koder eller huvud- och delområden. Dessa hierarkiska underhållstabeller kan hanteras på samma sätt som icke-hierarkiska. Klicka på Redigera för att bearbeta en hierarkisk underhållstabell.

Redigera en hierarkisk underhållstabell


När du har öppnat en hierarkisk underhållstabell kan du redigera postens översta nivå genom att klicka på Redigera. Du kan även öppna underliggande nivå genom att klicka på nedåtpilen till höger om Redigera-knappen och välja Öppna. Du kan även inaktivera posten. Precis som i fallet med icke-hierarkiska underhållstabeller kan du aldrig ta bort en publicerad post, utan den kan bara inaktiveras. I kolumnerna Aktiverad och Publicerad kan du se status på posten.

Nivå två i en hierarkisk underhållstabell


Exakt samma funktionalitet finns på samtliga nivåer i den hierarkiska underhållstabellen. När du har gått ned en nivå har du knappen Gå upp en nivå som du kan använda för att ta dig ett steg upp i strukturen.

18.5.7 Arbetsgivare


Under menyvalet Arbetsgivare i vänstermenyn under fliken Portaladministration hanteras Prismas arbetsgivarfunktion. När en intressent lägger till poster i sitt CV i Prisma och väljer Annan under arbetsgivare kommer en post att skapas upp under denna lista. Poster skapas också automatiskt för alla de organisationer som har ett organisationskonto i Prisma.

Genom att koppla sökandes val till en befintlig organisation, eller till en organisation som du skapar, kan du få ned antalet poster i listan. Genom att göra detta ger du också de sökande fler arbetsgivare att välja mellan när de lägger till sina anställningar, så att färre personer måste skriva in en egen organisation.

Koppla poster till underhållstabell


När du hittar dubbletter som en eller flera sökande har lagt till, flera sökande kanske har lagt till Uppsala universitet, varav ett par kan vara felstavade. Då markerar du posterna du vill slå ihop med det verkliga Uppsala universitet genom att klicka i kryssrutorna till vänster, därefter klickar du på knappen Koppla. Du får då välja organisation genom den vanliga organisationsväljaren (samma som sökande använder) och kan slå ihop dessa poster med Uppsala universitet. De sökandes CV uppdateras då automatiskt, hemvisten påverkas aldrig.

Om du vill slå ihop poster där de sökande har valt samma organisation, men organisationen inte har ett organisationskonto i Prisma kan du klicka på Lägg till. Du lägger då till en arbetsgivare i Prisma som du sedan kan koppla posterna till. Denna finns sedan valbar för de sökande i portalen. Du skiljer på organisationer kopplade till organisationskonton och organisationer du skapat själv genom att egenskapade organisationer saknar organisationsnummer.

Inaktivera och aktivera arbetsgivare


En regel för underhållstabeller i Prisma är att poster inte kan raderas ur dem eftersom det kan finnas kopplingar till sparad information i portalen. Arbetsgivare fungerar på samma sätt, du kan endast inaktivera tillagda poster. Markera kryssrutan längst till vänster för de poster du vill inaktivera och klicka på knappen Inaktivera. Vid behov kan posterna aktiveras igen genom att du klickar på knappen Aktivera.

18.5.8 Språk


Under menyvalet Språk på fliken Portaladministration listas samtliga språknycklar i Prisma. Språknycklarna används för att hantera majoriteten av alla rubriker och texter i Prisma. I kolumnen Värde finns själva texten som är synlig i portalen, i kolumnen Sidnamn finns namnet på den aktuella portalsidan. Nyckel är den enskilda språknyckeln. Om du är inloggad som en intern användare kan du klicka på Visa språknycklar i toppmenyn för att identifiera enskilda nycklar i portalen.

Var vaksam på att vissa söknycklar används på flera platser i portalen. Exempelvis vissa knappar och meddelanden är allmänna och förekommer på flera ställen. Ändringar i dessa slår alltså igenom på flera platser.

Klicka på Redigera för att redigera en språknyckel.

Redigera språknyckel


När du redigerar en språknyckel visas ett redigeringsfönster. Överst väljer du språk, kom ihåg att ändra på både svenska och engelska om du ändrar själva innehållet. Tänk också på att exempelvis rubriker och liknande texter inte accepterar formatering som exempelvis radbrytning eftersom det skulle påverka portalens utseende.

Gör dina ändringar och klicka på Spara för att spara dem. Klicka på Stäng för att stänga fönstret när du är klar.

18.5.8 Meddelanden


Under menyvalet Meddelanden i vänstermenyn under fliken Portaladministration finns funktionen Skicka meddelande. Denna används för att skicka ett meddelande till samtliga intressentkonton i Prisma. Meddelandet blir synligt under modulen Meddelanden på startsidan som visas för inloggade. Hittills tillagda meddelanden visas i tabellen.

Klicka på Skicka meddelande för att skriva ett nytt meddelande.

Fönstret Meddelande visas


I fältet Beskrivning skriver du in ditt meddelande. När du är klar klickar du på Skicka till alla användare. Meddelandet blir då omedelbart synlig på alla intressentkonton i portalen och listas på sidan Meddelande.

Redigera eller radera meddelande


Tillagda meddelanden kan redigeras genom att du klickar på Redigera, ändrar meddelandetexten och sedan sparar. Meddelandet uppdateras omedelbart i portalen på samtliga intressentkonton.

Du kan även ta bort ett meddelande genom att klicka på nedåtpilen till höger om knappen Redigera och sedan välja Ta bort. Meddelandet tas bort omedelbart från intressentkontona.

18.5.9 Driftstatus


Under menyvalet Driftstatus på fliken Portaladministration finns ett antal driftrelaterade funktioner. Detta menyval är det enda på fliken Portaladministration som är tillgängligt för rollen Driftadministratör. Följande funktioner finns:

  • Information om ansökan: Genom att ange en ansökans diarienummer kan du se grundläggande information om ansökan. Eftersom funktionen baseras på diarienummer kan den endast användas på slutregistrerade ansökningar. Denna funktion kan exempelvis användas för att se information om ansökningar som inte tillhör den egna finansiären och där du inte har tillgång till ECM.
  • Skickade e-postmeddelanden: Denna funktion låter dig se vilka e-postmeddelanden som har skickats från Prisma det senaste dygnet och om något utskick har misslyckats. Genom att ange en intressents mailadress kan du få en lista över de mail som har skickats till intressenten från Prisma, exempelvis om intressenten saknar något mail och du vill kontrollera att det har gått ut och när. Du kan inte läsa mailinnehållet.
  • Ansökningar som ej skickats till PECM: Listar de ansökningar som eventuellt inte har gått över från portalen till Prisma ECM vid slutregistrering. Om en ansökan har fastnat behövs hjälp från 2nd line för att få besked om det är en fördröjning eller något annat fel.
  • Ansökningar som saknar diarienummer: Listar de ansökningar som har slutregistrerats och skickats till Prisma ECM, men som inte har fått ett diarienummer i retur och alltså står som slutregistrerade fortfarande.Om en ansökan inte har fått ett diarienummer behövs hjälp från 2nd line för att få besked om det är en fördröjning eller något annat fel.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

  • På grund av en systemuppdatering kan det förekomma störningar i Prisma klockan 16:30-18:00 torsdagen den 2 december. 2021-12-02 09:01

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.