Smarta sökmappar

Smarta sökmappar används för att gruppera objekt och ärenden baserat på ett antal förbestämda kriterier. I korten Beredningsgrupp, Beslutsmöte och Utlysningar ingår ett antal sökmappar med funktioner för att, bland annat, kontrollera ansökningar och signeringar. En användare kan skapa egna smarta sökmappar, dessa är kopplade till det personliga kontot i Prisma ECM.

Allmänt om anpassade smarta sökmappar

Smarta sökmappar i kortet Beredningsgrupp

Varje ärende- och objektskort har en egen trädstruktur på fliken Information (A). De anpassade objektskorten Beredningsgrupp, Beslutsmöte och Utlysningar innehåller smarta sökmappar (B) som har funktioner för att masshantera ansökningar (C). Med hjälp av parameterfiltret listas ett urval av ansökningarna (D).

Det finns ett antal förinställda intervall i Sidstorlek som väljs med rullgardinsmenyn (E) och du kan exportera den aktuella listan till Excel (F).

Varje gång du öppnar en smart sökmapp startar en sökning enligt förbestämda sökkriterier. Resultatet visas som mappens innehåll. Det kan dröja en stund innan sökningen är klar om resultatet är omfattande.

I den smarta sökmappen Signering måste du aktivt välja att visa resultatet i rullgardinsmenyn Visa resultat.

Anpassade smarta sökmappar för att hantera ansökningar

Nedan beskrivs smarta sökmappar med funktioner för att kunna hantera flera ansökningar samtidigt.

Fördela på berednings-grupp

Används för att fördela ansökningarna med hjälp av attributen Vetenskapligt ansvar (VA), Förslag till beslut (FTB) och Samrådsansvar (SAM). Det går även att byta budgetansvar genom att flytta en ansökan till en annan beredningsgrupp (endast till en beredningsgrupp tillhörande samma utlysning).

Ansökningar

Används i kortet Beredningsgrupp för att byta handläggare på flera ansökningar samtidigt. Med hjälp av parameterfiltret listas de ansökningar du vill byta handläggare på.

På kortet Utlysningar kan du, utöver massbyte av handläggare, byta söknycklar på flera ansökningar samtidigt i den smarta sökmappen Ansökningar.

Redigera FTB

Hanterar förslag till beslut, FTB, på flera ansökningar samtidigt vad gäller typ av beslut, start- och slutdatum samt beslutsinstans och beslutsmöte, Du kan även lägga till beslutsbilagor via denna smarta sökmapp.

Signering

Hanterar signering av alla ansökningar på kortet Beredningsgrupp. Du kan förlänga signeringsperioden, påminna om signering och avvisa signering på flera ansökningar samtidigt. I denna smarta sökmapp kan du även avvisa osignerade eller nekade ansökningar samt avslå ansökningar på formell grund.

Skapa smart sökmapp på personligt konto

Menyn Alternativ på Idag-arean och fönster för att skapa smart sökmapp

Personliga smarta sökmappar skapas av respektive användare och är knutna till användarens konto.
Mallarna för de smarta sökmapparna är i vissa fall skapade för att kopplas till specifika objekt, till exempel för beredningsgruppen. Dessa smarta sökmappar ger inga träffar om du kopplar dem till ditt personliga konto.

  1. Markera toppnivån i trädstrukturen genom att klicka på ikonen för användare intill ditt namn.
  2. Klicka på Alternativ (A).
  3. Välj Skapa ny smart mapp (B).
  4. Välj "Sökmapp" ur rullgardinslistan i Mapptyp (C).
  5. Klicka på mall du vill använda för den smarta sökmappen (D) i Tillgängliga mallar.
  6. Ange namn på mappen (E).
  7. Klicka på Spara och stäng (F).

Senast uppdaterad: