Prisma användarstöd logga

Byte av medelsförvaltare

Förfrågan om byte av medelsförvaltare startas av projektledare från personkontot i Prisma portal. När båda medelsförvaltarna har signerat förfrågan kommer den in till Prisma ECM och ett förslag till beslut (FTB) om byte av medelsförvaltare skapas.

Handläggaren anger om förfrågan om byte av medelsförvaltare ska avslås eller beviljas på FTB-kortet och kopplar till beslutsmöte. När protokollet för beslutsmötet godkänts expedieras beslutet till berörda parter i Prisma portal.

Om byte av medelsförvaltare beviljas innefattar processen även FTB för överföring av oförbrukade medel. Handläggare med ekonomibehörighet begär in ekonomisk återrapportering samt bevakar att eventuell återbetalning sker. När återstående medel återbetalats anger handläggare med ekonomibehörighet detta i Prisma ECM. Därefter kan handläggaren ange FTB för överföring av medel och koppla till nytt beslutsmöte. När protokollet för beslutsmötet godkänts expedieras beslutet till berörda parter i Prisma portal.

Om bytet beviljas ska nytt godkännande av villkor signeras av projektledare och tillträdande medelsförvaltare innan utbetalningsplanen kan aktiveras.

Läs mer om hur förfrågan skickas in i det externa användarstödet: Byt medelsförvaltare.

Ange FTB för byte av medelsförvaltare

FTB för byte av medelsförvaltare anges och hanteras från modulen Uppgifter

När förfrågan om byte av medelsförvaltare kommer in till finansiären parkeras alla utbetalningar som ligger efter det datum som projektledaren angivit som önskat bytesdatum. Om du, som handläggare, ändrar bytesdatum till ett tidigare eller senare datum kan utbetalningar komma att parkeras eller aktiveras.

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Förslag till beslut - Byte av medelsförvaltare i modulen Uppgifter.
  2. Ange beslutsmötets Beslutsinstans och Mötesdatum (B).
  3. Kontrollera Beslutat bytesdatum (C) och justera eventuellt datumet.
  4. Ange Förslag till beslut i rullgardinsmenyn (D).
  5. Ange eventuellt Motivering till beslut (E). Denna text läggs automatiskt in i beslutshandlingen. Rutiner kring vilken text som ska anges varierar mellan finansiärer.
  6. Klicka på OK (F). 

Läs mer om hur du anger FTB direkt på ansökanskortet i Ange FTB på ansökanskort eller via uppgift.

Genomföra beslutsmöte för byte av medelsförvaltare

För att beslutet för förfrågan ska verkställas och expedieras till berörda parter i Prisma portal måste beslutsmötet som förfrågan är kopplad till genomföras. Beslutsmöten hanteras enligt respektive finansiärs rutiner.

När protokollet för beslutsmötet godkänts diarieförs beslutet som en handling på ansökansärendet i Prisma ECM.

Avslag

Beviljad

Den ursprungliga medelsförvaltaren kvarstår som medelsförvaltare för bidraget.

Om förfrågan om byte av medelsfövaltare beviljas ska den frånträdande medelsförvaltaren skicka in en ekonomisk återrapportering och återbetala eventuella oförbrukade medel. En handläggare med ekonomiansvar bevakar att ekonomisk återrapportering och oförbrukade medel kommer in och lägger in information om detta på ansökansärendet. Därefter ska ansvarig handläggare ange FTB för överföring av medel till den tillträdande medelsförvaltaren.

Hantering av ekonomisk återrapportering och återbetalning i Prisma ECM kräver ekonomibehörighet hos vissa finansiärer.

Om det finns fler godkännande av villkor för bidraget sedan tidigare, ska återrapportering och eventuell återbetalning läggas in separat per godkännande av villkor. Handläggare med ekonomibehörighet får då separata uppgifter för varje godkännande av villkor. Detta kan vara aktuellt till exempel när förfrågan för att öka medel genomförts.

Läs mer om hur du skapar och administrerar beslutsmöten i Ansökansbeslut.

Begära in ekonomisk återrapportering

Uppgift för att begära in ekonomisk återrapportering av frånträdande medelsförvaltare

För att frånträdande medelsförvaltaren ska kunna återrapportera via Prisma måste bidraget vara kopplat till en publicerad återrapporteringsomgång. Kommer den ekonomiska återrapporteringen in via Prisma läggs den automatiskt som en handling på ansökansärendet.

Information om återrapportering ska läggas in i Prisma ECM enligt nedanstående instruktioner.

Om medel inte ska återbetalas

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Begär in ekonomisk återrapportering vid byte av Medelsförvaltare i modulen Uppgifter.
  2. Välj "Återrapportering - Ej återkrav" ur rullgardinsmenyn i Återrapporteringsstatus (B).
  3. Markera Återrapporterat belopp fastställt (E).
  4. Klicka på OK (F).

Om inga medel ska återbetalas är nästa steg i hanteringen att ange FTB för överföring av medel.

Om medel ska återbetalas

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Begär in ekonomisk återrapportering vid byte av Medelsförvaltare i modulen Uppgifter.
  2. Välj "Återrapportering - Återkrav" ur rullgardinsmenyn i Återrapporteringsstatus (B).
  3. Ange Återrapporterat belopp (C) och Referens för återbetalning (D).
  4. Markera Återrapporterat belopp fastställt (E).
  5. Klicka på OK (F).

Om medel ska återbetalas får handläggare med ekonomibehörighet en uppgift om att övervaka och lägga in information om återbetalning.

Övervaka och lägga in information om återbetalning

Uppgift för att övervaka återbetalning av medel från frånträdande medelsförvaltare

Detta steg gäller endast i de fall den frånträdande medelsförvaltaren ska återbetala oförbrukade medel.

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Övervaka återbetalning, bokför samt återför återbetalat belopp i modulen Uppgifter.
  2. Ange Datum (B), Belopp (C) och Verifikationsnummer (D)
  3. Markera Återbetalning fastställd (E). 
  4. Klicka på OK (F).

Ange FTB för överföring av medel

FTB för överföring av medel öppnas och hanteras från modulen Uppgifter

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Förslag till beslut - Överföring av medel i modulen Uppgifter.
  2. Ange beslutsmötets Beslutsinstans och Mötesdatum (B).
  3. Ange "Beviljad" under Förslag till beslut i rullgardinsmenyn (C).
  4. Ange eventuellt Motivering till beslut (D). OBS! Denna text läggs automatiskt in i beslutshandlingen. Rutiner kring vilken text som ska anges varierar mellan finansiärer.
  5. Klicka på OK (E).

Om hela bidraget har betalats ut till den ursprungliga medelsförvaltaren innan förfrågan inkommit skapas inget FTB för överföring av medel. Detta måste då skapas manuellt, anmäl via supportformulär på Prisma internwebb.

Om det finns fler godkännande av villkor för bidraget sedan tidigare skapas ett FTB för överföring av medel för varje godkännande av villkor. För att bidraget i sin helhet ska överföras till den nya medelsförvaltaren ska alla FTB beviljas.

Läs mer om hur du anger FTB direkt på ansökanskortet i Ange FTB på ansökanskort eller via uppgift.

Genomföra beslutsmöte för överföring av medel

För att beslutet för förfrågan ska verkställas och expedieras till berörda parter i Prisma portal måste beslutsmötet som förfrågan är kopplad till genomföras. Beslutsmöten hanteras enligt respektive finansiärs rutiner.

När protokollet för beslutsmötet godkänts diarieförs beslutet som en handling på ansökansärendet i Prisma ECM.

Beviljad

Om överföring av medel beviljas ska handläggaren granska och publicera godkännande av villkor. När projektledare och tillträdande medelsförvaltare har signerat dessa kan handläggaren aktivera utbetalningsplanen.

Granska och publicera godkännande av villkor

Godkännade av villkor öppnas och hanteras från modulen Uppgifter

  1. Dubbelklicka på raden för uppgiften Granska och publicera villkor i modulen Uppgifter (A).
  2. Välj fliken Villkorsdata (B).
  3. Kontrollera informationen och gör eventuella ändringar innan du publicerar godkännande av villkor.

Om det finns fler godkännande av villkor för bidraget sedan tidigare skapas motsvarande antal nya godkännande av villkor. Handläggaren måste publicera alla dessa separat för signering av medelsförvaltare och projektledare.

Läs mer om att granska och publicera godkännande av villkor och hur du hanterar dessa via ansökansärendet i Godkännande av villkor.

Aktivera utbetalningsplan

Utbetalningsplan som öppnas och hanteras från modulen Uppgifter

De återbetalda medlen från den tidigare medelsförvaltaren betalas ut som en klumpsumma till den nya medelsförvaltaren. Därefter betalas övriga medel ut enligt utbetalningsplanen. 

  1. Klicka på Visa (A) på uppgiften Aktivera utbetalningsplan i modulen Uppgifter.
  2. Klicka på Aktivera utbetalningsplan (B) i dialogfönstret Aktivera utbetalningsplan som öppnas.
  3. Klicka på Stäng (C) när kontrollen för utbetalningsplanen visas.
  4. Klicka på OK (D) för att bekräfta att du vill aktivera utbetalningsplanen.
  5. Klicka på OK (E) i dialogfönstret Aktivera utbetalningsplan.

Läs mer om att aktivera utbetalningar i Aktivera utbetalningsplan.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.