5.10 Manuella finansieringskällor (Ej Agresso)

Denna funktion finns endast tillgänglig för de finansiärer som inte har integration mot Agresso, för närvarande Karolinska institutet.

5.9.1 Beskrivning av funktionen för manuella finansieringskällor

Manuella finansieringskällor används i de fall ekonomihanteringen för utlysningen sker utanför Prisma. Eftersom Prisma inte tillåter att ansökningar beviljas om inte utlysningen har en budget behöver det skapas minst en finansieringskälla på utlysningen.

Du kan använda en till flera manuella finansieringskällor på en utlysning och du kan definiera disponibla medel för varje finansieringskälla. Detta gör att du under arbetet med förslag till beslut får en validering mot budget på samma sätt som om du har Agresso-intregration. På detta sätt kan du bevaka att tillgänglig budget inte överskrids, även om budgeten i sig inte finns kopplad till Prisma.

5.9.2 Tillägg av manuell finansieringskälla i underhållstabell

Denna funktion kräver behörighet att arbeta med underhållstabeller i Prisma ECM:s systemadministration.

Klicka på menyn Inställningar i Prisma ECM:s toppmeny och sedan på menyvalet Administration. Vilka val som syns i undermenyn beror på vilken behörighet du har i ECM. Om du inte når menyn alls har du inte behörighet till systemadministrationen och måste då be en administratör om utökad behörighet.

När systemadministrationen har öppnats enligt bilden ovan har du menyvalet Prisma Register i vänstermenyn.

Prisma register

När du har öppnat menyvalet Prisma Register visas en vy där fliken Hierarkiskt register är förvald. Klicka på fliken Underhållstabeller för att lista samtliga underhållstabeller i Prisma ECM.

Fliken underhållstabeller

Under fliken Underhållstabeller finns en rullgardinsmeny med samtliga underhållstabeller. Leta fram underhållstabellen Finansieringskälla där manuellt upplagda finansieringskällor lagras.

Underhållstabellen Finansieringskälla

Underhållstabellen hanteras enligt standardhanteringen för underhållstabeller i ECM. Varje rad har följande kolumner:

• Text: Namnet som visas i listan över finansieringskällor när de ska kopplas till utlysningen.
• Beskrivning: En fritextbeskrivning.
• Text Engelska: Engelsk titel, ej obligatorisk i detta fall eftersom finansieringskällorna aldrig syns i portalen.
• Beskrivning engelska: En fritextbeskrivning.
• Systemstatus: Kan sätta som som aktiv eller inaktiv. Inaktiva poster är inte valbara på utlysningen men finns kvar i underhållstabellen.
• Värde: En unik identifierare i ECM, fylls i automatiskt.
• Sorteringsordning: Den ordning posterna visas i när du väljer in dem på utlysningen.
• GUID: Postens ID.
• Ta bort: Genom att markera denna kryssruta och klicka på Spara kan du ta bort en post ur tabellen. Endast finansieringskällor som inte har kopplats till en utlysning kan tas bort, därefter kan de endast inaktiveras.

Genom att klicka på knappen Lägg till längst ned i fönstret kan du lägga till nya poster i tabellen. När du har fyllt i informationen och klickat på Spara kommer posten att bli tillgänglig i listan över manuella finansieringskällor.

5.9.3 Koppla manuella finansieringskällor till en utlysning

Öppna utlysningskortet för den utlysning där du vill koppla på de manuella finansieringskällorna. Koppling av manuella finansieringskällor görs efter att utlysningen har publicerats. Klicka på fliken Budget i fliknivå två för att arbeta med finansieringskällorna.

Budgetfliken på utlysningskortet

På fliken Budget på utlysningskortet finns knappen Fördela medel manuellt. Klicka på denna för att koppla på manuella finansieringskällor.

Koppla manuella finansieringskällor

I dialogen Fördela medel manuellt listas samtliga söknycklar på utlysningen i listan till vänster. Du kopplar finanseringskällorna per söknyckel genom att klicka på Välj för den söknyckel du vill fördela på.

Söknyckel har valts

När du har valt söknyckel listas samtliga manuella finansieringskällor som finns i underhållstabellen Finansieringskälla i listan till höger. Välj de finansieringskällor du vill koppla till söknyckeln genom att markera kryssrutorna. Klicka sedan på Uppdatera.

På detta sätt kan du gå igenom söknycklarna en i taget fram till att du har kopplat alla finansieringskällor du behöver till utlysningen.

Utlysning med kopplade finansieringskällor

De valda finansieringskällorna visas nu på utlysningskortet med ett till flera år editerbara, där år noll motsvarar innevarande år. De tillgängliga medlen fylls i manuellt per år och finansieringskälla, för så många år du behöver. När du arbetar med förslag till beslut kommer validering att ske mot tillgänglig belopp på varje källa och år, när du sätter förslag till beslut Beviljat och anger beviljade belopp.

Om utlysningen endast beviljar medel i exempelvis ett eller två år behöver du bara fylla i summor för dessa år. Om det inte finns tillräckligt många år tillgängliga kan du kontakta en systemadministratör för att utöka antalet möjliga år.

Om du vill ha en budget som inte validerar på tillängliga medel kan du skriva -1 för de år och finansieringskällor där ingen validering ska ske. Det kommer då att vara möjligt att bevilja belopp, men ingen validering kommer ske mot något budgetutrymme.