Prisma användarstöd logga

Hantera avdelningar (beredningsgrupper)

I Prisma skapar du en separat avdelning (beredningsgrupp) till varje separat beslutsmöte. Du kan lägga till och ta bort personer i varje avdelning. Beslutsmötet du skapar kan du använda för ett sammanträde eller ett löpande beslutsmöte. När beslutet expedierats ska du inaktivera avdelningen för det genomförda beslutsmötet.

Begreppet avdelning i Prisma

Avdelningsmallen
innehåller en uppsättning medlemmar, det vill säga handläggare och ledamöter. Du kan lägga till och ta bort medlemmar som följer med i den avdelningsmall du använder när du skapar en ny avdelning.

 

Beslutsmötet
för ett sammanträde med ordinarie ledamöter på avdelningen eller
för löpande beslut med möten som består av vetenskaplig sekreterare och ordförande.

 

 

Allmänt om att skapa avdelningar

Förenklad beskrivning av kretsloppet för en avdelning

I Prisma är begreppet "beredningsgrupper" motsvarigheten till "avdelningar" på EPM. När en ansökan kommer in till Prisma är avdelningen satt till en ”fri” avdelning. Den fria avdelningen innehåller inga användare och du måste fördela ansökan på en avdelning som hör till ett kommande beslutsmöte. Du måste skapa en ny avdelning för varje beslutsmöte oavsett om det är ett sammanträde eller löpande beslutsmöten.

Avdelningen du lägger till kan du sedan välja när du ska fördela ansökningar på fliken Föredelning där du hanterar ansökningar.

Läs mer om vilka val du gör vid fördelning av ansökningar i Fördela ansökningar i Prisma ECM.

Öppna mallar för avdelningar, steg 1

Mallarna för avdelningarna är skapade i utlysningen

Funktionen för att skapa en ny avdelning finns på fliken Fördelning i kortet Hantera ansökningar.
Innan ansökan har fördelats tillhör den en mall med en ”fri” avdelning som saknar innehåll.

  1. Följ steg 1 – 5 i Öppna kort för att hantera ansökningar.
  2. Klicka på fliken Fördelning (A).
  3. Klicka på länken Default (B) i kolumnen ”Avdelning” på raden för ansökan.
  4. Klicka på länken Bidragsform (C) i kortet som öppnas.
  5. Klicka på fliken Söknycklar (D) i kortet som öppnas.
  6. Klicka på fliken Beredningsgrupper (E).

Klicka på OK på alla öppna kort för att återgå till kortet Hantera ansökningar.

Välja mall för att skapa avdelning, steg 2

Mallar för avdelningar som är valbara för att skapa nya avdelningar

Avdelningsmallarna innehåller användare, handläggare och granskare, som är relevanta för respektive avdelning.

  1. Följ steg 1 – 6 i Öppna mallar för avdelningar, steg 1.
  2. Klicka på Redigera beredningsgrupper (A).
  3. Klicka på Lägg till fri beredningsgrupp (B).
  4. Klicka på raden för mallen du vill använda (C).

Stäng fönstret och klicka på OK på alla öppna kort för att återgå till kortet Hantera ansökningar.

Skapa ny avdelning, steg 3

Den nya avdelningen ska ha ett unikt namn och en giltighetsperiod

Innan du ändrar titeln på den nya avdelningen har den samma titel som mallen.

  1. Följ steg 1 – 4 i Välja mall för att skapa avdelning, steg 2.
  2. Klicka på länken Skapa paket (A) på raden för mallen du vill använda.
  3. Klicka på länken (B) för den nya avdelningen.
  4. Ändra innehållet i Titel (C) och lägg till en beskrivning.
  5. Ange start- och slutdatum (D) i sektionen Giltighetsperiod beredningsgrupp.
  6. Klicka på OK (E).
    Alternativt:
    Klicka på Verkställ (F) och hantera handläggare och granskare i beredningsgruppen på fliken BG-medlemmar (G).

Klicka på OK på alla öppna kort för att spara och återgå till kortet Hantera ansökningar.

Läs mer om att lägga till och ta bort handläggare och granskare i Hantera avdelningens medlemmar.

Lägga till en avdelning, steg 4

Separata avdelningar som är skapade och valbara

  1. Följ steg 1 – 4 i Välja mall för att skapa avdelning, steg 2.
  2. Markera den avdelning du vill lägga till (A).
  3. Klicka på Lägg till (B).
  4. Klicka OK (C).
  5. Stäng fönstret för mallarna (D).

Fortsätt publicera avdelningen enligt instruktionen nedan.
Klicka på OK på alla öppna kort för att spara om du vill återgå till kortet Hantera ansökningar.

När ett beslutsmöte är avslutat ska du inaktivera avdelningen i Prisma portal.

Läs mer om hur du inaktiverar en avdelning i Inaktivera en avdelning.

Publicera en avdelning, steg 5

Avdelningen kan publiceras när alla uppgifter har angetts och sparats

Om kryssrutan är markerad på din skapade avdelning kommer den inte att fungera korrekt. Kontrollera att endast standardavdelningen är markerad i kolumnen Visa i Portalen (A).

  1. Följ steg 1 – 2 i Välja mall för att skapa avdelning, steg 2.
  2. Klicka på länken till avdelningen du vill publicera (B).
  3. Markera Aktivera publicering (C).
  4. Klicka på OK (D).
  5. Stäng fönstret för mallarna (E).

Klicka på OK på alla öppna kort för att spara och återgå till kortet Hantera ansökningar.

Inaktivera en avdelning

Avdelningar som är aktiva kan inaktiveras i Prisma portal

Du måste ta bort en avdelning som du skapat för att använda vid ett beslutsmöte när du har expedierat beslutet.

  1. Logga in i Prisma portal och klicka på fliken BEREDNINGSGRUPPER (A).
  2. Klicka på Beredningsgrupper (B).
  3. Markera avdelningen på raden för avdelningen du vill inaktivera (C).
  4. Välj ”Inaktiv” i rullgardinsmenyn (D).
  5. Klicka på Ändra status (E).
  6. Klicka på OK (F).
  7. Klicka på OK (G).

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

  • På grund av en systemuppdatering kan det förekomma störningar i Prisma klockan 16:30-18:00 torsdagen den 2 december. 2021-12-02 09:01

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.