Prisma användarstöd logga

Skapa beslutsmöte

Beslutsmöten och övriga möten skapas i Prisma ECM. FTB överförs till kortet för beslutsmötet och ärenden/ansökningar kopplas till beslutsmötet. Du kan även skapa ett beslutsmöte endast för att ta fram mötesdokumentation och ett beslutsnummer till protokollet inför ett beslutsmöte.

Efter beslutsmötet godkänns, diarieförs och publiceras protokollet. Endast FTB i beslutslista är juridiskt bindande.

Allmänt om beslutsmöte

Uppgifter i kortet för beslutmöte

Samtliga uppgifter, utom Mötesdeltagare, är obligatoriska för att kunna spara beslutsmöteskortet.

(A) Titel

(B) Beskrivning

(C) Typ av möte

Beslutsmötets titel, kommer att visas när användare i Prisma ECM ska koppla ärenden till ett möte.

En beskrivning av beslutsmötet.

Valet styr vilken typ av ärenden som kan kopplas till beslutsmötet. Du måste, till exempel, koppla "Ansökningsbeslut" eller "Ansöknings- och allmänna beslut" till ett ansökningsärende.
Ärendetyperna kan skilja sig åt mellan olika finansiärer.

Allmänna beslut

Ansökningsbeslut

Skissansökningsbeslut

Ansöknings- och allmänna beslut

Skissansöknings- och allmänna beslut

Beslut på allmänna ärenden.

Beslut på ansökningsärenden.

Beslut på skissansökningar.

Både allmänna ärenden och ansökningsärenden.

Både allmänna ärenden och ansökningsärenden från utlysning med skiss.

(D) Beslutsinstans

(E) Mötesdatum

(F) Mötesdeltagare

Instansen som mötet är kopplat till. Instanserna i listan är olika för respektive finansiär.

Datumet som mötet ska genomföras.

Alla mötesdeltagare du lägger till listas i fältet. Du måste tilldela varje mötesdeltagare en roll. När beslut fattats får mötesdeltagarna ett e-postmeddelande om detta. Uppgiften är inte obligatorisk.

Blå ikon visar intern användare.

Grön ikon visar extern användare.

Ikonen för ny användare markeras med en stjärna.

Från beslutsmöteskortet kan FTB kontrolleras och överföras. Protokollet skapas för diarieföring och därefter godkänns protokollet och publiceras på Prisma portal. Endast FTB i beslutslista är juridiskt bindande.

Läs mer om att godkänna protokoll i Godkänna beslutsprotokoll.
Läs mer om publicering av beslut i Publicera beslut på Prisma portal.

Skapa beslutsmöte

Skapa ett nytt beslutsmöte

  1. Klicka på Ny (A) i menyraden på Idag-arean.
  2. Välj Beslutsmöte (B) i rullgardinsmenyn.
  3. Ange Titel (C) och Beskrivning (D).
  4. Välj Typ av möte (E) ur rullgardinsmenyn.
  5. Välj Beslutsinstans (F) ur rullgardinsmenyn och ange Mötesdatum (G).
  6. Klicka på OK (H).

Du kan lägga till mötesdeltagare direkt när beslutsmötet skapas, klicka då på Verkställ.

Lägga till mötesdeltagare

Lägg till interna användare och externa intressenter eller skapa ny intressent

Knappen Lägg till/Ta bort deltagare aktiveras så snart du sparat grunduppgifterna i beslutsmötet.
Mötesdelatagare utgörs av interna användare och externa intressenter och måste tilldelas en roll i beslutsmötet: Ordförande, Ledamot eller Administratör.

  1. Klicka på Lägg till/Ta bort deltagare (A).
  2. Markera vilken typ av användare du vill lägga till (B).
  3. Ange sökvillkor och klicka på Sök (C).
  4. Dubbelklicka på användarens namn (D) så att det flyttas till Tillagda användare.
  5. Välj vilken roll användaren har ur rullgardinsmenyn (E).
  6. Klicka på OK (F).
  7. Klicka på OK (G) på beslutsmöteskortet.

Mötesdeltagarna kan inte utföra några uppgifter men listas i möteshandlingarna och får besked om beslut via mail.

De tillagda mötesdeltagarna listas på beslutsmötet

Dokumentation och protokollnummer

Du kan skapa ett beslutsmöte endast för att förbereda mötesdokumentation och ta fram protokoll-/beslutsnummer. Då kopplar du inga ärenden/ansökningar till beslutskortet.

Läs mer om hur du tar fram ett beslutsnummer i Ta fram beslutsnummer till protokoll.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.