Prisma användarstöd logga

Mötesdokumentation

Du kan ta fram mötesdokumentation som hör till beslutsmötet i Prisma ECM. Mötesdokumentationen är tänkt att skapas och användas i olika faser under beslutsprocessen: bilaga till kallelse, bilaga till mötesprotokoll och mötesprotokoll.

Det går även att ta fram ett beslutsnummer för protokollet utan att koppla ärenden till beslutsmöteskortet.

Det finns olika typer av dokumentation du kan koppla till beslutsmötet

Bilaga till kallelse och mötesprotokoll

Lägg till en kallelsebilaga i den smarta sökmappen, dokumentet läggs till i mappen Kallelse på beslutsmötet

En röd streckad linje visas kring kryssrutan för ärende/ansökan som inte kan läggas till. För muspekaren över kryssrutan för att få mer information om varför ärendet/ansökan inte kunde läggas till.

Du lägger till bilaga till kallelse och bilaga till protokoll på samma sätt på respektive flik, i instruktionerna beskrivs fliken Skapa bilaga till kallelse.
Ärendena/ansökningarna måste först läggas till innan bilagan kan genereras. Runt kryssrutorna för de ärenden/ansökningar som lagts till visas en grön streckad linje.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet, fliken Information.
  2. Öppna mappen Mötets ärenden och klicka på den smarta sökmappen Ansökningsärenden (A).
  3. Ange villkor för parameterfiltret och klicka på Uppdatera (B).
  4. Markera kryssrutorna för de ansökningar du vill ska ingå i bilagan (C).
  5. Välj fliken Skapa bilaga till kallelse (D).
  6. Skriv in ett namn på bilagan (E).
  7. Klicka på Lägg till (F).
  8. Ange sorteringsordning i rullgardinsmenyn och klicka på Generera föredragningslista (G).
  9. Klicka OK (H) i dialogfönstret som upplyser om var bilagan kan hittas.

Du hittar den skapade bilagan i mappstrukturen på kortet för beslutsmötet, fliken Information. Det kan ta en stund innan mappen med bilagan uppdateras.

Läs mer om bilagor till beslut i Bilaga till beslutshandling.
Läs mer om att visa bilagor till kallelse och protokoll i Visa mötesdokumentation.

De markerade ansökningarna gick att lägga till och kallelsebilagan genererades

Skapa mötesprotokoll

Skapa ett mötesprotokoll i processen för att kunna överföra beslut och godkänna protokollet

Du kan endast skapa mötesprotokollet en gång per beslutsmöte, därefter inaktiveras knappen Skapa mötesprotokoll.
Lås mötet och försäkra dig om att inga fler ärenden/ansökningar ska behandlas i beslutsmötet.

De mötesdeltagare du lagt till på beslutsmötet skrivs in i Word-mallen som ligger till grund för mötesprotokollet.

  1. Öppna kortet för beslutsmötet.
  2. Klicka på Lås möte (A).
  3. Klicka på Verkställ (B).
  4. Klicka på Skapa mötesprotokoll (C).
  5. Ett mötesprotokoll i Word-format skapas och checkas automatiskt ut för att du ska kunna redigera det.
  6. Redigera och spara mötesprotokollet.
  7. Klicka på Checka in (D) när du är klar med mötesprotokollet.

Mötesprotokollet sparas på beslutsmötets kort, fliken Information i dokumentmappen Protokoll i trädstrukturen, och kan redigeras fram tills mötesprotokollet godkänns.

Läs mer om mötesprotokollet i Godkänna protokoll.

Skapa PDF-fil av kopplade dokument

Skapa en sammanslagen PDF-fil av samtliga ansökningar och ärendehandlingar som är kopplade till beslutsmötet

Om beslutsmötet innehåller många ansökningshandlingar kan den sammanslagna PDF-filen bli väldigt stor, både vad gäller filstorlek och antal sidor.
Endast filer i PDF kan läggas till och ingå i den sammanslagna PDF-filen.

Kopplade dokument är ett ytterligare underlag för beslut. De kopplade dokumenten är handlingar i Prisma som har lagts på ärendet. 

  1. Öppna beslutsmöteskortet.
  2. Klicka på Kopplade dokument (A).
  3. Markera alla handlingar (B) eller de handlingar du vill ha med i den sammanslagna PDF-filen.
  4. Klicka på Skapa sammanslagen PDF (C).
  5. Spara PDF-filen på din dator.
  6. Klicka på Stäng (D).

Ta fram beslutsnummer till protokoll

Skapa ett beslutsmöte för att ta fram protokoll-/beslutsnummer

  1. Skapa ett beslutsmöte enligt instruktionerna i Skapa beslutsmöte.
  2. Skapa de bilagor och den mötesdokumentation du önskar till beslutsmötet.
  3. Klicka på Skapa mötesprotokoll (A).
  4. Ett mötesprotokoll i Word-format skapas och checkas automatiskt ut för att du ska kunna redigera det.
  5. Stäng mötesprotokollet.
  6. Klicka på Checka in (B).
  7. Klicka på Verkställ (C).

Beslutsnummret till protkollet visas i Beslutsnummer (C).

Visa mötesdokumentation

Visa dokument som är kopplade till beslutsmötet

Klicka på knappen med två gröna pilar i toppen för trädstrukturen för att uppdatera innehållet i mapparna om det tillagda dokumentet inte syns.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet, fliken Information.
  2. Öppna mappen där mötesdokumentationen sparats (A).
  3. Högerklicka på filen du vill visa och välj Visa dokument (B).
  4. Klicka på Visa (C).
  5. Dokumentet visas i läsläge i programmet det skapats i.

Läs mer om att redigera dokument och hantera dokumentmappar i Dokumenthantering.

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.