Hantera beslutsmöte

På kortet för beslutsmöte kan du kontrollera att att samtliga ärenden på mötet har ett valt förslag till beslut.

Fliken Information innehåller bland annat mappen Mötets ärenden med flera smarta sökmappar. Den ärendetyp som beslutsmötet ska hantera anges när beslutsmötet skapas, se även Skapa beslutsmöte. Du kan lägga till och ta bort ansökningar till beslutsmötet och koppla ansökningar till ett annat beslutsmöte i de smarta sökmapparna. I den smarta sökmappen Ansökningsärenden listas de ansökningar som har kopplats till beslutsmötet. 

Funktioner på beslutsmöteskortet

Kortet för beslutsmöte har aktiva och inaktiva funktioner

Namnen på knapparna som beskrivs nedan ändras i vissa fall när du slutfört ett moment. Några av knapparna aktiveras och inaktiveras även varefter du utför olika moment.

(A) Kontrollera att förslag
till beslut finns

Kontrollerar att samtliga ärenden på mötet har ett valt förslag till beslut.

(B) Kopplade dokument

Visar handlingar som är kopplade till beslutsmötet, till exempel ansökningar och beslutsbilagor.

(C) Lås mötet/
Lås upp mötet

När du låser beslutsmötet kan du inte längre koppla fler ärenden till det. När beslutsmötet är låst kan du färdigställa beslutsunderlag och dokumentation utan att fler ärenden tillkommer. När mötet är låst ändras Lås mötet till Lås upp mötet.

(D) Visa beslutsbilagor

Visar de beslutsbilagor som är kopplade till ansökningar och ärenden på beslutsmötet.

(E) Överför beslut

Beslutsmötet måste vara låst och mötesprotokollet måste ha skapats för att Överför beslut ska aktiveras. När du klickar på Överför beslut överförs FTB till fliken Beslut på ansökanskortet.

(F) Skapa mötesprotokoll

Ett mötesprotokoll i Word-format skapas enligt mallen för beslutsmötesprotokoll.

(G) Godkänn protokoll

Beslutet verkställs i Prisma ECM.

info-symbol

På beslutsmöteskortets flik Information finns smarta sökmappar för att hantera en eller flera ärenden/ansökningar som är kopplade till beslutsmötet.

Koppla ärenden till annat beslutsmöte

Koppla en eller flera ansökningar till ett annat beslutsmöte i den smarta sökmappen Ansökningar

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet, fliken Information.
  2. Öppna mappen Mötets ärenden och klicka på den smarta sökmappen Ansökningsärenden (A).
  3. Ange villkor för parameterfiltret (B).
  4. Klicka på Uppdatera (C).
  5. Markera kryssrutorna för den eller de ansökningar du vill koppla till annat beslutsmöte (D).
  6. Välj Beslutsinstans och Beslutsmöte i rullgardinsmenyerna (E).
  7. Klicka på Verkställ (F).

Om kopplingen till det nya beslutsmötet misslyckas visas ett varningsmeddelande. Konturen runt kryssrutan för respektive ansökan är röd om kopplingen misslyckats.

Du får en bekräftelse från systemet och konturen kring kryssrutorna för de ansökningar där kopplingen lyckats är gröna.
De markerade ansökningarna försvinner ur listan när du klickar på Uppdatera (C).

Lägga till ansökningar på beslutsmötet

Lägg till en eller flera ansökningar till ett beslutsmöte

Ansökningar/ärenden som läggs till på det aktuella beslutsmötet kopplas bort från det ursprungliga beslutsmötet.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet, fliken Information.
  2. Öppna mappen Mötets ärenden och klicka på den smarta sökmappen Ansökningsärenden (A).
  3. Klicka på fliken Lägg till/Ta bort ftb (B).
  4. Klicka på Lägg till (C).
  5. Ange sökvillkor i dialogfönstret som öppnas och klicka på Sök (D).
  6. Dubbelklicka på raden för ärendet/ansökan för att flytta ansökan flyttas till sektionen Ansökningar att lägga till (E).
  7. Klicka på Spara och stäng (F).
info-symbol

Listan över ansökningar i den smarta sökmappen uppdateras direkt.

Ta bort ansökningar på beslutsmötet

Ett ärende/ansökan kan tas bort från ett beslutsmöte i den smarta sökmappen Ansökningsärende

Det finns en risk att ärendet/ansökan inte kopplas till ett nytt beslutsmöte när det tas bort och i då inte får något beslut.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet, fliken Information.
  2. Öppna mappen Mötets ärenden och klicka på den smarta sökmappen Ansökningsärenden (A).
  3. Ange villkor för parameterfiltret (B).
  4. Klicka på Uppdatera (C).
  5. Markera kryssrutorna (D) för de ansökningar du vill ta bort från beslutsmötet.
  6. Klicka på Ta bort (E).

Senast uppdaterad: