När protokollet godkänns på beslutsmötet diarieförs beslutet på de ärenden/ansökningar som kopplats till beslutsmötet och publiceras. Innan du kan godkänna beslutsprotokollet genomförs ett antal obligatoriska steg i Prisma ECM. Först sker en kontroll av att förslag till beslut (FTB) finns på de ärenden/ansökningar som är kopplade till beslutsmötet. Mötesprotokollet skapas och beslutet förs över till de kopplade ärendena/ansökningarna.
Prisma ECM kontrollerar att beslutet diarieförs korrekt, men det är beslutslistan som är juridiskt bindande
Vid godkännande av beslutsprotokollet på ett beslutsmöte för ansökningsärenden skapas beslutshandlingen och publiceras på Prisma portal automatiskt. Yttrandet diarieförs och publiceras till den sökande då utlysningen tillåter detta och handlingen för godkännande av villkor skapas för beviljade ansökningar.
När alla steg genomförts inaktiveras de funktioner som är kopplade till processen på beslutsmöteskortet
När du godkänner ett beslutsprotokoll sker det i en specifik ordning. Vissa av funktionerna kan bara genomföras en gång.
På varje enskild ansökan genereras automatiskt en eller flera handlingar till följd av beslutet
Första steget, när du ska godkänna beslutsprotokoll, är att kontrollera att det finns FTB på beslutsmötets ärenden/ansökningar
Alla ansökningar kopplade till beslutsmötet kontrolleras. Eventuella ärenden som saknar ett valt förslag till beslut listas i Ansökningar som saknar förslag till beslut.
Du kan låsa upp mötet fram tills du överfört beslut, knappen Överför beslut aktiveras när mötet är låst
Du kan inte koppla fler ärenden/ansökningar till beslutsmötet när det är låst. Du kan dock låsa upp beslutsmötet fram tills besluten förts över till respektive ärende/ansökan.
När beslutsmötet är låst ändras knappen Lås mötet till Lås upp mötet och knappen Överför beslut (C) blir aktiv.
När du skapat ett mötesprotokoll aktiveras funktionen för att överföra beslut
Du kan endast skapa mötesprotokollet en gång per beslutsmöte, därefter inaktiveras knappen Skapa mötesprotokoll.
Lås mötet och försäkra dig om att inga fler ärenden/ansökningar ska behandlas i beslutsmötet innan protokollet skapas.
Du kan använda funktionen för mötesprotokollet om du vill ta fram ett beslutsnummer för protokollet.
För över besluten till respektive ärende/ansökan när du låst beslutsmötet och skapat mötesprotokollet
Du kan endast föra över beslut från beslutsmötet en gång, därefter inaktiveras knappen Överföra beslut. Det går dock att redigera ett beslut på enskilt ansökanskort innan du godkänner protokollet.
Först när mötet är låst och mötesprotokollet har skapats kan du föra över beslut. FTB förs då över till respektive kort för ärende/ansökan på fliken Beslut.
I ett sista steg godkänns protokollet
När protokollet har godkänts inaktiveras knapparna för att hantera beslut på beslutsmöteskortet förutom Kopplade dokument och Visa beslutsbilagor. Beslutet verkställs och ett antal processer aktiveras i Prisma.
I och med att protokollet godkänns startar ett antal processer automatiskt i Prisma ECM:
Handlingar för beslut, yttrande och godkännande av villkor genereras på respektive ansökanskort när protokollet godkänns
När beslutsprotokollet godkänts får handläggare i Prisma ECM ett e-postmeddelande för de fattade besluten
Senast uppdaterad: