Prisma användarstöd logga

Godkänna beslutsprotokoll

När protokollet godkänns på beslutsmötet förs beslutet över till de ärenden/ansökningar som kopplats till beslutsmötet. Innan du kan godkänna beslutsprotokollet genomförs ett antal obligatoriska steg i Prisma ECM. Först sker en kontroll av att förslag till beslut (FTB) finns på de ärenden/ansökningar som är kopplade till beslutsmötet. Mötesprotokollet skapas och beslutet förs över till de kopplade ärendena/ansökningarna.

Prisma ECM kontrollerar att beslutet diarieförs korrekt, men det är beslutslistan som är juridiskt bindande

Vid godkännande av beslutsprotokollet på ett beslutsmöte för ansökningsärenden skapas beslutshandlingen och publiceras på Prisma portal automatiskt. Yttrandet diarieförs och publiceras till den sökande då utlysningen tillåter detta och handlingen för godkännande av villkor skapas för beviljade ansökningar.

Allmänt om att godkänna beslutsprotokoll

När alla steg genomförts inaktiveras de funktioner som är kopplade till processen på beslutsmöteskortet

När du godkänner ett beslutsprotokoll sker det i en specifik ordning. Vissa av funktionerna kan bara genomföras en gång.

På varje enskild ansökan genereras automatiskt en eller flera handlingar till följd av beslutet

Läs mer om funktionerna på kortet för beslutsmöte i Funktioner på beslutsmöteskortet.
Läs mer om hur beslutet publiceras i Publicerade beslut i Prisma portal.

Kontrollera att FTB finns på ansökningar

Första steget, när du ska godkänna beslutsprotokoll, är att kontrollera att det finns FTB på beslutsmötets ärenden/ansökningar

Alla ansökningar kopplade till beslutsmötet kontrolleras. Eventuella ärenden som saknar ett valt förslag till beslut listas i Ansökningar som saknar förslag till beslut. Du kan öppna de ansökningar som saknar FTB direkt från dialogfönstret.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Kontrollera att förslag till beslut finns (A).
  3. Dubbelklicka på raden för ansökan som saknar FTB (B) för att ange FTB på ansökan.
  4. Stäng dialogfönstret Ansökningar som saknar förslag till beslut (C) när inga ansökningar saknar FTB.
  5. Klicka på Verkställ på beslutsmöteskortet (D).

Låsa mötet

Du kan låsa upp mötet fram tills du överfört beslut, knappen Överför beslut aktiveras när mötet är låst

Det går inte att koppla fler ärenden till beslutsmötet när det är låst. Du kan dock låsa upp beslutsmötet fram tills besluten förts över till respektive ärende/ansökan.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Lås mötet (A).
  3. Klicka på Verkställ (B).
  4. Färdigställ beslutsunderlag och mötesdokumentation som hör till beslutsmötet i Prisma ECM.

När beslutsmötet är låst ändras knappen Lås mötet till Lås upp mötet och knappen Överför beslut (C) blir aktiv.

Läs mer om mötesdokumentation och hur du skapar en sammanslagen PDF-fil av beslutsmötets kopplade dokument i Mötesdokumentation.

Skapa mötesprotokoll

När du skapat ett mötesprotokoll aktiveras funktionen för att överföra beslut

Du kan endast skapa mötesprotokollet en gång per beslutsmöte, därefter inaktiveras knappen Skapa mötesprotokoll.
Lås mötet och försäkra dig om att inga fler ärenden/ansökningar ska behandlas i beslutsmötet innan protokollet skapas.

Du kan använda funktionen för mötesprotokollet om du vill ta fram ett beslutsnummer för protokollet.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Lås mötet om du inte redan låst beslutsmötet och klicka på Verkställ.
  3. Klicka på Skapa mötesprotokoll (A).
  4. Redigera det utcheckade Word-dokumentet som öppnas och spara det.
  5. Klicka på Verkställ (B).

Läs mer om hur du arbetar med mötesprotokollet i Mötesdokumentation/Skapa mötesprotokoll.
Läs mer om hur du tar fram ett beslutsnummer i Ta fram beslutsnummer till protokoll.

Föra över beslut till ärende/ansökan

För över besluten till respektive ärende/ansökan när du låst beslutsmötet och skapat mötesprotokollet

Du kan endast föra över beslut från beslutsmötet en gång, därefter inaktiveras knappen Överföra beslut. Det går dock att redigera ett beslut på enskilt ansökanskort innan du godkänner protokollet.

Först när mötet är låst och mötesprotokollet skapats som du kan föra över beslut. FTB förs då över till respektive ärende/ansökan, fliken Beslut.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Överför beslut (A).
  3. Klicka på OK (B) i dialogfönstret som bekräftar att beslut förts över.
  4. Klicka på Verkställ (C).

Läs mer om att redigera enskilt beslut efter att du fört över beslut i Hantera FTB, enskild ansökan och Hantera FTB, enskild beviljad ansökan.

Godkänna mötesprotokollet

I och med att protokollet godkänns startar ett antal processer automatiskt i Prisma ECM

När protokollet har godkänts inaktiveras knapparna för att hantera beslut på beslutsmöteskortet förutom knappen Kopplade dokument. Beslutet verkställs och ett antal processer aktiveras i Prisma.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Godkänn protokoll (A).
  3. Klicka på OK (B) i dialogfönstret för att bekräfta att beslutet är godkänt.
  4. Klicka på OK (C).

Beslutshandlingen skapas automatiskt på respektive ärende/ansökan i Prisma ECM och yttrandena för beviljade ansökningar diarieförs.
Intern handläggare får ett e-postmeddelande om de ärenden där beslut fattats.
Intern handläggare som har beviljade ansökansärenden får en uppgift i Prisma ECM för att godkänna av villkor för dessa.

Handlingar för beslut, yttrande och godkännande av villkor genereras på respektive ansökanskort när protokollet godkänns

Handläggare i Prisma ECM får ett e-postmeddelande för de fattade besluten på sina ärenden när beslutsprotokollet godkänns

Hittar du inte vad du söker i användarstöd eller vanliga frågor?

Senast uppdaterad:

Peter Kjellberg

Nyheter

Driftsinformation

Systemet fungerar utan kända driftstörningar

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Ringvägen 100, Box 38084, 100 64 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.