Godkänna beslutsprotokoll

När protokollet godkänns på beslutsmötet förs beslutet över till de ärenden/ansökningar som kopplats till beslutsmötet. Innan du kan godkänna beslutsprotokollet genomförs ett antal obligatoriska steg i Prisma ECM. Först sker en kontroll av att förslag till beslut (FTB) finns på de ärenden/ansökningar som är kopplade till beslutsmötet. Mötesprotokollet skapas och beslutet förs över till de kopplade ärendena/ansökningarna.

Prisma ECM kontrollerar att beslutet diarieförs korrekt, men det är beslutslistan som är juridiskt bindande

Vid godkännande av beslutsprotokollet på ett beslutsmöte för ansökningsärenden skapas beslutshandlingen och publiceras på Prisma portal automatiskt. Yttrandet diarieförs och publiceras till den sökande då utlysningen tillåter detta och handlingen för godkännande av villkor skapas för beviljade ansökningar.

Allmänt om att godkänna beslutsprotokoll

När alla steg genomförts inaktiveras de funktioner som är kopplade till processen på beslutsmöteskortet

När du godkänner ett beslutsprotokoll sker det i en specifik ordning. Vissa av funktionerna kan bara genomföras en gång.

På varje enskild ansökan genereras automatiskt en eller flera handlingar till följd av beslutet

Kontrollera att FTB finns på ansökningar

Första steget, när du ska godkänna beslutsprotokoll, är att kontrollera att det finns FTB på beslutsmötets ärenden/ansökningar

Alla ansökningar kopplade till beslutsmötet kontrolleras. Eventuella ärenden som saknar ett valt förslag till beslut listas i Ansökningar som saknar förslag till beslut.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Kontrollera att förslag till beslut finns (A).
  3. Dubbelklicka på raden för ansökan som saknar FTB (B) för att ange FTB på ansökan.
  4. Stäng dialogfönstret Ansökningar som saknar förslag till beslut (C) när inga ansökningar saknar FTB.
  5. Klicka på Verkställ (D) på beslutsmöteskortet.

Låsa mötet

Du kan låsa upp mötet fram tills du överfört beslut, knappen Överför beslut aktiveras när mötet är låst

Du kan inte koppla fler ärenden/ansökningar till beslutsmötet när det är låst. Du kan dock låsa upp beslutsmötet fram tills besluten förts över till respektive ärende/ansökan.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Lås mötet (A).
  3. Klicka på Verkställ (B).
  4. Färdigställ beslutsunderlag och mötesdokumentation som hör till beslutsmötet i Prisma ECM.
info-symbol

När beslutsmötet är låst ändras knappen Lås mötet till Lås upp mötet och knappen Överför beslut (C) blir aktiv.

Skapa mötesprotokoll

När du skapat ett mötesprotokoll aktiveras funktionen för att överföra beslut

Du kan endast skapa mötesprotokollet en gång per beslutsmöte, därefter inaktiveras knappen Skapa mötesprotokoll.
Lås mötet och försäkra dig om att inga fler ärenden/ansökningar ska behandlas i beslutsmötet innan protokollet skapas.

info-symbol

Du kan använda funktionen för mötesprotokollet om du vill ta fram ett beslutsnummer för protokollet.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Lås mötet om du inte redan låst beslutsmötet och klicka på Verkställ.
  3. Klicka på Skapa mötesprotokoll (A).
  4. Redigera det utcheckade Word-dokumentet som öppnas och spara det.
  5. Klicka på Verkställ (B).

Föra över beslut till ärende/ansökan

För över besluten till respektive ärende/ansökan när du låst beslutsmötet och skapat mötesprotokollet

Du kan endast föra över beslut från beslutsmötet en gång, därefter inaktiveras knappen Överföra beslut. Det går dock att redigera ett beslut på enskilt ansökanskort innan du godkänner protokollet.

Först när mötet är låst och mötesprotokollet har skapats kan du föra över beslut. FTB förs då över till respektive kort för ärende/ansökan, fliken Beslut.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Överför beslut (A).
  3. Klicka på OK (B) i dialogfönstret som bekräftar att beslut förts över.
  4. Klicka på Verkställ (C).

Godkänna mötesprotokollet

I ett sista steg godkänns protokollet

När protokollet har godkänts inaktiveras knapparna för att hantera beslut på beslutsmöteskortet förutom Kopplade dokument och Visa beslutsbilagor. Beslutet verkställs och ett antal processer aktiveras i Prisma.

  1. Öppna kortet för det aktuella beslutsmötet.
  2. Klicka på Godkänn protokoll (A).
  3. Klicka på OK (B) i dialogfönstret för att bekräfta att beslutet är godkänt.
  4. Klicka på OK (C).

I och med att protokollet godkänns startar ett antal processer automatiskt i Prisma ECM:

  • Beslutshandlingen skapas på respektive ärende/ansökan och yttrandena för beviljade ansökningar diarieförs.
  • Intern handläggare får ett e-postmeddelande om de ärenden där beslut fattats.
  • Intern handläggare som har beviljade ansökansärenden får uppgifter för att publicera godkännande av villkor.

Handlingar för beslut, yttrande och godkännande av villkor genereras på respektive ansökanskort när protokollet godkänns

Handläggare i Prisma ECM får ett e-postmeddelande för de fattade besluten på sina ärenden när beslutsprotokollet godkänns

Senast uppdaterad: