Rekommendationer för spegling

Speglingsfunktionen och automatisk distribuering har olika konsekvenser för en ny organisation och för en organisation som redan har befintliga mappstrukturer med kopplade ansökningar. Även om strukturen är speglad kan du lägga till fler mappar manuellt för signeringsuppgifter. Detta kan vara aktuellt om organisationen vill flytta speciella ansökningar, till exempel ansökningar som endast rektor ska signera. Inga ansökningar fördelas automatiskt till dessa mappar.

Nya organisationer som önskar spegling

1. Bygg upp organisationsstrukturen och ange nivå för projektets hemvist (enhet eller underenhet).
2. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt.
3. Välj att spegla och eventuellt ha automatisk distribuering av ansökningar (signering och rapportering).
   

Organisationer med befintlig mappstruktur utan fördelade ansökningar

1. Ta bort alla befintliga mappar i aktuell mappstruktur (signering och rapportering).
2. Kontrollera att organisationsstrukturen är korrekt.
3. Välj att spegla och eventuellt ha automatisk distribuering av ansökningar.

Organisationer med befintlig mappstruktur med fördelade ansökningar

En befintlig mappstruktur för signering och rapportering som motsvarar organisationsstrukturen kan inte speglas. Det beror på att det redan finns mappar med namn som motsvarar organisationsstrukturen. Systemet kommer då att meddela att det redan finns mappar med samma namn i strukturen. Innan man kan spegla organisationsstrukturen, samt eventuellt välja automatisk fördelning av ansökningar, krävs därför att den gamla mappstrukturen redigeras.

Förslag på redigering för organisationer med ett fåtal ansökningar fördelat på några få mappar (exemplet signering)

1. Skapa en mapp i signeringsstrukturen. Döp den till exempel till "Signering gammalt".
2. Flytta samtliga ansökningar till denna signeringsmapp. Ansökningarna kommer fortfarande ha kvar sin gamla hemvist i kolumnen Hemvist.
3. Ta bort de tomma signeringsmapparna. Tar du bort en huvudmapp, tas även underliggande mappar bort.
4. Spegla organisationsstrukturen och välj eventuellt automatisk distribuering.
5. Fördela ansökningar från mappen "Signering gammalt" som i exemplet ovan. Du kan även utföra uppgifterna i den gamla mappen.

Förslag på redigering för organisationer med ett stort antal ansökningar fördelat på olika mappar (exemplet signering)

Behåll gärna den gamla signeringsstrukturen bredvid den nya som kommer från speglingen. Då har du full kontroll innan du gör eventuella ändringar. Du kan flytta ansökningar från den gamla till den nya strukturen och sen ta bort gamla signeringsmappar. Ett annat alternativ är att ha kvar de gamla signeringsmapparna, med eller utan ansökningar. Inga nya ansökningar distribueras automatisk till mappar som tillhör den gamla strukturen.

1. Redigera signeringsstrukturen genom att ändra namn på signeringsmapparna.
   
2. Välj att spegla signeringsstrukturen och automatisk distribuering på sidan Inställningar.
3. Organisationsstrukturen kopieras till signeringsstrukturen och skapar signeringsmappar utöver den tidigare signeringsstrukturen.
4. Flytta ansökningar från gamla signeringsmappar (och deras undermappar) till den nya som motsvarar hemvisten för projektet.
   
5. Ta bort de tomma gamla signeringsmapparna.
   

Det är viktigt att namnen på de ospeglade mapparna i signeringsstrukturen skiljer sig från namnen i organisationsstrukturen. Du kan till exempel ta bort ordet "Institution" eller lägga till ett prefix.

• Om organisationen har valt automatisk distribuering av ansökningar fördelas nya ansökningar automatiskt till de nya signeringsmapparna som motsvarar ansökans hemvist.
• Inga ansökningar fördelas till de gamla signeringsmapparna.
• Du kan byta namn på och ta bort mappar från signeringsstrukturen om det inte finns några ansökningar kvar i mappen.

Läs mer om hur du byter namn på mappar i Redigera enhet och underenhet.