Varför sparas inte min PDF-fil?

Det beror troligen på att du använder en webbläsare som ej är kompatibel med Prisma. Firefox tex är inte kompatibelt med Prisma för just PDF-uppladdning. Välj en annan webbläsare, exempelvis Internet Explorer eller Google Chrome.

I vissa fall kan det uppstå problem med att PDF-filer som har laddats upp i formuläret inte visas direkt i formulärsvyn trots att den har laddats upp korrekt. Detta beror oftast på att ingen PDF-plugin, eller en gammal version, har installerats i webbläsaren. Om du är osäker på om filerna verkligen har laddats upp kan du klicka på knappen Välj och välja att Förhandsgranska som PDF för att se så att allt material finns med. Du måste också vara säker på att det är en verklig pdf. Det går inte att bara byta ändelse på ett Word-dokument från .doc till .pdf för att filen ska bli en äkta pdf. Den måste skapas eller sparas som pdf innan den laddas upp.

Varför går det inte att klistra in min Word-text?

Det finns fält i Prisma som inte tar emot Word-text. De fält som tar emot formatering som Word-text är har en menyrad ovanför textfältet där du kan göra formatering, exempelvis fetstil, tabeller och punktlistor. Fält som saknar denna menyrad är ren oformaterad text och kommer att hantera eventuell inklippt text som detta. Där kan du inte formatera texten alls.

För de fält som tillåter formatering kan du klippa och klistra in texten som vanligt. Formateringen kommer i stort att bibehållas, men du bör titta igenom texten både i formuläret och i PDF-förhandsgranskningen för att se att den lever upp till dina önskemål. Resultatet kan skilja sig åt beroende på din Word-version. För bästa resultat:

1. Markera texten du ska klistra in.
2. Välj Radera formattering, markera och kopiera den sen.
3. Klicka på Edit och sedan Paste as text i fältet i ansökningsformuläret.
4. Texten klistras in.

Vi har noterat att det ibland uppstår problem med klippa/klistra i Chrome, framförallt kombinationen Mac/Chrome. Vi föreslår att du istället loggar in via Explorer.

Varför står det att jag har skrivit in för många tecken, fast jag inte har det?

Problemet uppstår när man kopierar text från ett ordbehandlingsprogram (t.ex. Word) och därefter klistrar in texten i något av ansökansformulärets textfält. Ordbehandlingsprogram lägger nämligen ibland in ”dolda tecken” för att strukturera textens formatering – detta är tecken som i förekommande fall inte syns för användaren, men som likväl finns med i texten. Det händer att dessa tecken följer med när man kopierar texten och klistrar in den i ansökningsformuläret. Detta förvirrar i sin tur formulärets teckenräkningsfunktion. Vi föreslår följande lösning:

  1. Radera all text i det textfält som krånglar.
  2. Öppna det ordbehandlingsdokument där din text är sparad. Du behöver spara en ny kopia av dokumentet som ”Oformaterad text” (på engelska, ”Plain text”). I de flesta ordbehandlingsprogram kan du göra detta genom att välja ”Spara som”/”Save as”. I dialogrutan som dyker upp finns vanligen en rullgardinsmeny där man kan välja vilket filformat man vill spara som. Välj således ”Oformaterad text”/”Plain text” och spara filen.
  3. Avsluta ordbehandlingsprogrammet. Öppna nu den sparade filen med ett textredigeringsprogram. Om du använder PC, öppna filen i ”Anteckningar”/”Notepad”. Om du använder Mac, ladda gärna ned TextWrangler eller TextEdit och öppna filen i något av dessa program.
  4. När du öppnat filen, markera det relevanta textpartiet. Kopiera och klistra textpartiet in i ansökningsformuläret.

Om problemet mot förmodan kvarstå så rekommenderar vi att du istället skriver in texten manuellt. Du kan även pröva att byta webbläsare till Explorer (PC) eller Safari (Mac).

Varför kan jag inte registrera ansökan?

Endast huvudsökande kan registrera ansökan.
Samtliga obligatoriska uppgifter måste vara ifyllda.
När du klickar på i menyn på Kontrollera och Registrera ser du om du har uppgifter som kvarstår innan du kan registrera ansökan. Det är först när du trycker på knappen Registrera som du registrerar ansökan.

Varför syns inte min anställning?

Klicka i "Nuvarande" i din anställning i Min profil. Har du flera pågående anställningar så är det den anställning du vill ska synas på försättsbladet som du ska ha klickat i "Nuvarande" för.

Hur gör jag om jag vill ändra i min registrerade ansökan?

Om deadline för utlysningen inte har passerat kan du avregistrera din ansökan och göra dina ändringar. Glöm inte att du måste registrera ansökan på nytt när du har gjort ändringarna.
Om deadline har passerats kan du inte göra några ändringar i ansökan.

Varför hittar jag inte min medelsförvaltare i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökansformuläret?

Det kan finnas två skäl till att din medelsförvaltare inte är valbar i Prisma:

  • Medelsförvaltaren är inte godkänd i Prisma.
  • Medelsförvaltarens organisationskonto i Prisma har inte slutförts.

I båda dessa fall bör du kontakta din medelsförvaltare för mer information..

När signerar min medelsförvaltare min ansökan?

När ansökan slutregistreras efter deadline landar den kort därefter hos din medelsförvaltare som sedan fördelar signeringen till rätt person. Medelsförvaltaren har sedan en viss tid på sig att godkänna (se respektive utlysning för exakt antal dagar).

Hur skiljer sig en medverkande forskare från en medverkande administratör?

En medverkande forskare är en person som deltar i ansökan med CV och publikationslista och som förväntas delta i projektet om det beviljas. En medverkande administratör är en person som kan hjälpa till att fylla i ansökningsformuläret, men som i inte är en del av projektet.
För både medverkande forskare och administratörer kan du dela ut såväl läs- som redigeringsrättigheter och de har då samma rättigheter att arbeta med ansökan.

Varför sparas inte SCB-koderna i ansökansformuläret?

När du har valt en SCB-kod sparas den först när du klickar på knappen +Spara val.

När du har lagt till en SCB-kod på rätt sätt ser det ut enligt nedan. Du kan välja att lägga till flera om utlysningen medger det.

Tryck på knappen Ta bort för att Ta bort SCB-koden.
Hur många SCB-koder du kan lägga till är beroende av vad som är tillåtet på utlysningen.

Att inte SCB koderna går att välja i alla steg kan också bero på att ett certifieringsfel som uppstår om du har www i webbadressen. Säkerställ att det är https://prisma.research.se/

Hur lägger jag till mina publikationer och CV-poster i ansökan?

Först måste du ha lagt till postena under Min Profil. 
I ansökansformuläret klicka på fliken CV eller fliken Publikationer. När du öppnar fliken CV eller Publikationer visas de poster du har lagt till i Min profil i kolumnen till vänster. I kolumnen till höger listas de poster du har fört över tiill ansökan. Vid varje kategorirubrik finns knappen Alla. Om du klickar på knappen kommer samtliga poster i kategorin att föras över till ansökan och bli synliga i högerkolumnen. Enstaka poster kan du föra över genom att klicka på knappen Lägg till vid den aktuella posten. Du kan på samma sätt ta bort information som har förts över till ansökan. Endast den information som har lagts till ansökan kommer att inkluderas i ansökan och skickas till granskning. Både medverkande och projektledare måste utföra detta.

OBS! Om du uppdaterar eller ändrar en post (tex en utbildning) i Min profil som redan har lagts till i ansökningsformuläret, kommer inte uppdateringen i ansökan att ske automatiskt. Du måste då klicka på Ta bort och sen lägga till den igen för att få med den uppdaterade informationen.

Hur lägger jag in figurer i min ansökan?

För vissa utlysningar finns möjligheten att ladda upp figurer inbyggt i formuläret, men för andra utlysningar saknas den möjligheten. Vilka möjligheter som finns att lägga in figurer beror på hur formuläret är byggt. Det går inte att klippa och klistra in figurer direkt i textfälten. Däremot kan det finnas en bilduppladdare i formuläret som tillåter att du laddar upp bilder och figurer i bildformaten .jpg, .png och .gif. Bilder som laddas upp kommer att skalas automatiskt till en storlek som fungerar i ansökans slutliga PDF. Du bör förhandsgranska PDF-filen (klicka på Välj och sedan Förhandsgranska ansökan som PDF) innan du registrerar ansökan för att försäkra dig om att bilderna visas korrekt.

Bilder som laddas upp får inte innehålla transparens (de får inte vara genomskinliga).

Hur signerar jag min ansökan?

Signering från den sökandes sida sker automatiskt när ansökan slutregistreras vid deadline för utlysningen (eller omedelbart om det är en löpande utlysning utan deadline). När ansökan har slutregistrerats efter att utlysningen har stängts skickas den också till vald medelsförvaltare för signering. Medelsförvaltaren ser till att rätt person får signeringsuppgiften. Medelsförvalten får inte tillgång till ansökan för signering förrän efter utlysningen har stängt.

Varför raderas inte mitt ansökningsutkast när jag trycker på ”Ta bort utkast”?

Vi har uppmärksammat att vissa användare ibland får problem med att radera ansökansutkast. Problemet bottnar i en inkompatibilitet mellan Prisma och webbläsaren Firefox, och löses i förekommande fall genom att man byter webbläsare till Google Chrome eller Internet Explorer.

Min medverkande person kan inte se ansökan

  1. Det finns ett par möjliga orsaker till det här problemet. Om personen du bjuder in inte har ett konto i Prisma sen tidigare kommer ett minimalt konto att skapas när personen tackar ja. Detta konto måste kompletteras och aktiveras innan personen kan börja använda Prisma.
  2. Problemet kan också bero på att du har skickat inbjudan till en annan e-postadress än den personen har registrerat i Prisma. Vissa lärosäten har flera mailadresser kopplade till samma e-postlåda, det är viktigt att adressen du har skickat inbjudan till är exakt den som finns registrerad i Prisma.
  3. Om problemet kvarstår, prova att dra tillbaka inbjudan och skicka om den. Personen kan tacka ja via uppgifter på startsidan i Prisma.

Jag är medverkande på en ansökan och har fyllt på mitt CV, men huvudsökande ser ingenting i ansökan?

Som medverkande måste du själv föra över dina CV- och publikationsuppgifter från Min profil till ansökningsformuläret. Endast den information du har lagt till ansökan kommer att vara synlig för projektledaren och bifogas ansökan. Det räcker alltså inte med att fylla på din egen Min profil. Gå till ansökans utkast på din profil och till flikarna CV eller Publikationer. Där listas all den information som finns i din profil i kolumnen till vänster och du för över poster till ansökningsformuläret genom att klicka på Lägg till.

Jag har bjudit in en medverkande person och denne har tackat ja, men kan inte se ansökan?

Det finns ett par möjliga orsaker till det här problemet. Om personen du bjuder in inte har ett konto i Prisma sen tidigare kommer ett minimalt konto att skapas när personen tackar ja. Detta konto måste kompletteras och aktiveras innan personen kan börja använda Prisma.

Problemet kan också bero på att du har skickat inbjudan till en annan e-postadress än den personen har registrerat i Prisma. Vissa lärosäten har flera mailadresser kopplade till samma e-postlåda, det är viktigt att adressen du har skickat inbjudan till är exakt den som finns registrerad i Prisma.

Om problemet kvarstår, prova att dra tillbaka inbjudan och skicka om den. Personen kan tacka ja via uppgifter på startsidan i Prisma.

Kan jag som projektledare lägga till mina medverkande forskares CV och publikationer?

Nej, alla personer som deltar på ansökan (projektledare och medverkande forskare) måste själva lägga till sitt CV och sina publikationer på ansökan. Ingen användare kan få tillgång till en annan användares CV och publikationslista.

Kan en medverkande administratör lägga till projektledarens CV och publikationer?

Nej, alla personer som deltar på ansökan (projektledare och medverkande forskare) måste själva lägga till sitt CV och sina publikationer på ansökan. Ingen användare kan få tillgång till en annan användares CV och publikationslista.

Varför sparar inte systemet mitt personnummer?

Kontrollera först att ditt personnummer angivits i korrekt format. Personnummer i Prisma skall anges i formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Observera även att Prisma inte tillåter att personnummer registreras av personer som saknar svenskt medborgarskap. Om du har ett svenskt personnummer, men saknar svenskt medborgarskap, så skall du ange ditt födelsedatum (i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD) istället för ditt personnummer.

Varför måste jag uppge kön?

Forte, Formas och Vetenskapsrådet har ett uppdrag från regeringen att redovisa könsstatistik för ansökningar och beviljade bidrag. Detta gör att vi måste samla in denna uppgift.

Ska jag lägga till alla mina meriter i Min profil i Prisma?

Olika finansiärer efterfrågar olika information i olika utlysningar. Instruktioner om vilken information du ska bifoga med din ansökan finns i utlysningstexten. Det är sällan en finansiär kommer att efterfråga gammal information. Att fylla på CV i Min profil i Prisma tar en stund, men behöver å andra sidan bara göras en gång. Därför är det rimligt att kontrollera vilken information som efterfrågas och fylla på med denna först. Du kan när som helst fylla på med ytterligare information om denna efterfrågas vid ett senare tillfälle.

Jag har tidigare beviljats bidrag från finansiärerna i Prisma, varför syns de inte på min profil?

Om du inte hade ett konto i Prisma när konverteringen av material från äldre system gjordes för Forte, Formas och Vetenskapsrådet på samma e-postadress som du hade i tidigare system, så kunde ingen koppling göras. Skicka in information till supporten med diarienummer, medelsförvaltare och finansiär så görs kopplingen åt dig.

Notera att avslutade bidrag inte har förts över från finansiärernas äldre system.

Varför kan jag inte lägga till antalet månader på min postdok-vistelse?

Du anger inte själv antalet månader för postdok-vistelsen utan perioden räknas ut automatiskt baserat på det start- och slutvärde du anger.

Varför kan jag inte hitta min utbildning under grundutbildning?

Utbildningsvalen i Prisma är inte heltäckande. Däremot finns längst ned i rullisten valet Annan. Prisma följer SCBs koder, andra möjligheter finns inte.

Var kan jag lägga in andra erfarenheter inom arbetsliv eller utbildning?

Under arbetsliv finns möjligheten att välja Annan. Under valet Övriga meriter finns möjligheter att lägga till andra meriter som inte passar in på annan plats i Prismas CV.

Delarna i CV är utformade efter vad finansiärerna kan komma att efterfråga i sina respektive utlysningar.

Vilket språk ska jag använda när jag lägger in mina uppgifter?

De uppgifter du lagt in som fritext i ”Min Profil” och som du sen hämtar in i en ansökan översätts inte i de fall finansiären efterfrågar att ansökan skrivs på ett särskilt språk. Du hittar information om vilket språk din ansökan ska skrivas på i respektive finansiärs utlysningstexter.

Vad är ORCID?

ORCID (Open Researcher and Contributor ID) är en internationell identifikation för forskare.

OBS! ORICD-kontot används i dag bara som en identifierare i Prisma. Det finns inget sätt att hämta in information tillagd på ORCID-kontot till Prisma.

Hur skapar jag ett ORCID?

Du skapar ett ORCID på tjänstens hemsida, det tar bara någon minut och den enda obligatoriska informationen är namn och e-postadress. Att lägga till publikationer är valfritt och dessa kan inte importeras till Prisma från ORCID-kontot i dagsläget.

Vissa universitet och högskolor i Sverige och utlandet har en policy gällande ORCID. Kontrollera därför med ditt lärosäte om ni har central registrering av ORCID innan du registrerar dig på egen hand.

Kan jag föra över publikationer jag har lagt in i ORCID till Prisma?

Nej, det går inte i dagsläget. Det är därför viktigt att du fokuserar på att lägga in publikationer i Prisma, det är endast de publikationer som du har importerat och lagt upp i Prisma som kan användas i din ansökan.

Ska jag lägga till alla mina publikationer till Min profil?

Nej. Läs utlysningstexten där det står max antal publikationer. Lägg endast upp det som du har för avsikt att använda i ansökan.

Varför kan jag inte lägga till publiceringsdatum?

Under rubriken Status måste du välja Publicerad. Då kommer datumfältet fram. Står det bara Godkänt/I tryck, så är den ju inte publicerad ännu.

Varför syns inte redaktörsnamnen i ansökans pdf?

I dagsläget importeras bara fältet Författare till ansökans pdf. För Samlingsverk (redaktör) förutsätts man själv vara redaktören varför det inte står med som ett särskilt fält. Det medför tyvärr att är man flera redaktörer så kommer inte de andras namn med.

Då man inte är redaktör, men har skickat in ett bidrag (t.ex. ett kapitel) till ett samlingsverk som en eller flera andra personer är redaktörer för. Då vill man att både det egna namnet och redaktörsnamnen skall synas i publikationslistan. Man kan ange både författarnamn (dvs. sig själv) och redaktörsnamn på sin publikation, men bara författarnamnet dyker upp i PDF:en.

Varför kan jag inte söka och importera publikationer?

VR, Forte och Formas var inte nöjda med kvaliteten och funktionen på den tidigare importfunktionen varför det avtalet sades upp. Publikationsmodulen kommer bli ett eget utvecklingsprojekt så småningom. Eftersom Forte och Formas normalt bara tillåter ett visst antal publikationer i sina ansökningar går det bra att lägga in detta färre antal manuellt i publikationsmodulen i Min Profil. VR och KI använder sig av en separat pdf.

Vem kan registrera ansökan?

Endast projektledaren kan registrera ansökan om sökande är en person (inte en organisation). Varken medverkande administratörer eller forskare har den behörigheten. Detta beror på att villkoren för ansökan godkänns i samband med registrering, och dessa måste godkännas av projektledaren.

Om den sökande är en organisation måste en behörig representant för organisationen (ansökningsansvarig eller organisationskontoansvarig) registrera ansökan.

Hur registrerar jag den vetenskapliga återrapporteringen?

När det är dags för dig som projektledare att göra den vetenskapliga återrapporteringen kommer det att dyka upp en uppgift på första sidan när du loggar in på ditt konto i Prisma. Du kommer också att få ett epostmeddelande från Prisma om att det är dags att återrapportera. När du har fyllt i uppgifterna som efterfrågas i formuläret i Prisma och registrerat rapporten skickas den vidare till finansiären.

Läs mer här.

Hur registrerar jag den ekonomiska återrapporteringen?

När det är dags för den ekonomiska återrapporteringen av ditt bidrag kommer den person som medelsförvaltaren har bestämt är ansvarig för att utföra rapporteringsuppgiften (vanligtvis en ekonom) och du som projektledare att få ett mejl från Prisma. Ansvarig ekonom fyller i uppgifterna i återrapporteringsformuläret i Prisma och registrerar rapporten, som då skickas vidare till dig för granskning. Du kommer då att få en uppgift på första sidan när du loggar in i Prisma och ett mejl om att det är dags att kontrollera rapporten. Du kan inte själv göra ändringar i rapporten och ska istället påtala eventuella behov av korrigeringar. Om det är någon uppgift i rapporten som behöver ändras klickar du "Neka". Rapporten går då tillbaka till ansvarig ekonom tillsammans med ett meddelande från dig. Efter eventuell korrigering behöver rapporten på nytt registreras och därefter granskas av dig. Genom att klicka "Godkänn" går rapporten vidare till finansiären.

Är du forskare läs mer om förfarandet här.

Är du ekonom läs mer här.

Hur gör jag en förfrågan? Förlängning av dispositionstid/byte av medelsförvaltare?

Gå till huvudfliken Ansökningar & Bidrag, därefter klickar du på rubriken Bidrag i vänstermenyn. Där listas dina pågående bidrag. Klicka på pilen längst till höger på raden för ditt bidrag så öppnas modulen för förfrågningar. Här finns instruktioner med text och bild.

OBS! Din förfrågan går först till din medelsförvaltare för signering. Först därefter skickas den in till finansiären. Du kan följa flödet i Händelseloggen.

Varför har min hemvist ändrats?

Endast medelsförvaltaren kan ändra hemvist. Vid konverteringen av pågående bidrag till Prisma och till organisationernas konton saknade bidragen hemvister. Medelsförvaltarna gav varje bidrag en hemvist, detta val meddelades dig som sökande automatiskt via systemet. Medelsförvaltaren kan när som helst ändra hemvist. Om du får ett meddelande om ändrad hemvist, kontakta organisationskontoansvarig hos din medelsförvaltare. Finansiärerna (VR, Forte, Karolinska Institutet, Skolforskningsinstitutet och Formas) har inget med hemvister att göra.

Var hittar jag information om mina pågående bidrag?

Efter att du har loggat in i Prisma hittar du, på sidan ”Ansökningar och bidrag” i menyvalet ”Bidrag", information om de pågående bidrag du har från Vetenskapsrådet, Forte, Formas, Karolinska Institutet och Skolforskningsinstitutet.

Vetenskapsrådet och Forte förde under våren 2016 över alla pågående bidrag från de gamla ansökningssystemen till Prisma. Formas konvertering blev färdig våren 2018. Det betyder att alla pågående bidrag, även de som beslutades om före Prisma lanserades 2015, finns tillgängliga i Prisma. Till skillnad från de ansökningar som är gjorda i Prisma går det inte att öppna ansökningsformuläret, kontraktet eller de generella bidragsvillkoren för dessa överförda bidrag.

Vad ska jag göra om jag inte ser mitt pågående bidrag som beviljades av Forte, Formas eller Vetenskapsrådet före 2015?

Kontakta Prismas supportlänk till annan webbplats och meddela vilken e-postadress som du har knutet till ditt konto i Prisma. Du behöver även skicka med uppgifter om bidragets medelsförvaltare, finansiär samt diarienummer. Vi kan då koppla ihop ditt konto med ditt bidrag så att du kan se det på sidan ”Ansökningar och bidrag”.

Jag har haft ett bidrag från Forte, Formas eller Vetenskapsrådet, varför ser jag inte det i Prisma?

Det är bara de bidrag som är pågående som har förts över till Prisma från Fortes, Formas och Vetenskapsrådets äldre ansökningssystem. Det vill säga sådana bidrag som har kommande utbetalningar eller krav på redovisning. Avslutade bidrag har inte förts över till Prisma.

Mitt konto loggas automatiskt in på mitt gamla SWAMID-konto, varför?

Det är en så kallad cookie i din webbläsare som orsakar det. Här är instruktioner för hur du rensar cookies i Google Chromelänk till annan webbplats, det är ett snarlikt förfarande i samtliga webbläsare:

Prisma säger att jag redan har ett konto när jag försöker logga in med SWAMID.

Troligtvis har du tidigare skapat ett konto som aldrig har aktiverats. När du tackar ja till en inbjudan om att medverka på en ansökan skapas exempelvis ett konto med minimal information, detta konto måste aktiveras och slutföras innan du kan börja använda Prisma. Leta i så fall fram aktiveringsmeddelandet du fick till din e-post när kontot först skapades.

Swamidinloggningen fungerar inte på Prisma, hur ska nu jag logga in?

Klicka på den blå knappen för Logga in. Använd det lösenord för prisma som du fick när du skapade kontot. Om du inte har kvar det kan du klicka på Glömt inloggningsuppgifter så mailas ett nytt lösenord till dig. Spara gärna det mailet.

Jag kan inte logga in via SWAMID, trots att min organisation finns med i listan över registrerade organisationer.

Du måste först skapa och aktivera ett konto i Prisma innan du kan logga in med SWAMID. Om du har skapat ett konto i Prisma utan SWAMID måste du skapa kopplingen mellan ditt universitetskonto och Prisma på Min profil och SWAMID-konton innan du kan logga in med hjälp av lärosätets inloggningsuppgifter.För mer instruktion hur du skapar ett konto i Prisma se här.

Vad är SWAMID?

SWAMID är en inloggningstjänst för universitet och högskolor som tillhandahålls av Sunet, som gör att andra webbplatser kan medge inloggning med universitetets inloggningsuppgifter. Om din arbetsgivare är ansluten till SWAMID kan du koppla kontot hos din arbetsgivare till ditt Prisma-konto genom SWAMID. Detta gör då att du kan logga in i Prisma med samma inloggningsuppgifter som hos din arbetsgivare. SWAMID är frivilligt, det går lika bra att använda Prisma utan SWAMID.

Du måste fortfarande skapa och aktivera ett konto i Prisma för att kunna logga in med SWAMID!

För hjälp med SWAMID-problem som inte är direkt kopplade till Prisma, kontakta din egen IT-support.

Varför hittar jag inte min medelsförvaltare i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret?

Om din medelsförvaltare inte finns tillgänglig i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret beror det troligtvis på att din medelsförvaltare antingen inte är en godkänd medelsförvaltare i Prisma, eller att de inte har slutfört sitt organisationskonto. Kontakta ansvarig person hos din medelsförvaltare för mer information.

Varför kan jag inte välja en viss hemvist för min medelsförvaltare?

Vilka val som finns för hemvist, alternativ och i vilken nivå (exempelvis institution/fakultet), beror på hur din medelsförvaltare har byggt upp sin organisationsstruktur på organisationskontot. Om du inte vet vad du ska välja, kontakta ansvarig person hos din medelsförvaltare.

Min ansökan har inte signerats av medelsförvaltaren, vem ska jag kontakta?

OBS! Signeringen av ansökan blir tillgänglig för medelsförvaltaren först efter utlysningens deadline. Ansökan kommer därför inte att signeras av medelsförvaltaren även om du har registrerat den långt före deadline. Detta eftersom du fram till deadline har möjligheten att avregistrera din ansökan och göra ändringar i den.

Medelsförvaltaren har normalt sju dagar på sig att signera ansökan, även om detta kan variera mellan myndigheter och utlysningar. Om deadline för signering av din ansökan har passerats och din ansökan inte har signerats, kontakta i första hand den person hos din medelsförvaltare som är ansvarig för att signera ansökan

Hur skapar jag ett konto?

Om du inte har något konto i Prisma kan du följa nedanstående steg. Om du har blivit inbjuden till en ansökan och har tackat ja måste du följa stegen under nästa fråga

Hur du skapar ett konto i Prisma steg för steg:

(1) Klicka på knappen Skapa konto på Prismas förstasida.
(2) En dialogruta visas där du har valet att skapa konto med eller utan SWAMID. SWAMID är en alternativ inloggning för Prisma vilken gör att du kan logga in med uppgifterna du använder hos din arbetsgivare. I övrigt är kontots funktioner desamma.
(3) Om du klickar på Skapa konto kommer formuläret för att skapa konto att öppnas. Där behöver du fylla i alla obligatoriska fält (markeras med en asterisk *). När alla obligatoriska fält är ifyllda måste du fylla i det automatiska registreringsskyddet (mata in siffrorna på bilden) och sedan klicka Registrera. Om du istället klickar på Skapa konto med SWAMID så kommer du först att få välja identitetsleverantör (din arbetsgivare) och sedan logga in med dessa inloggningsuppgifter. Därefter fungerar formuläret som ovan.
(4) När du har klickat på Registrera visas en bekräftelse på att ditt konto har skapats. Ett e-postmeddelande har också skickats till din e-postadress. Innan du kan logga in på ditt konto måste du klicka på aktiveringslänken i e-postmeddelandet!

När du har aktiverat kontot är det möjligt att logga in och börja använda Prisma, antingen med inloggningsuppgifterna i e-postmeddelandet eller med SWAMID om du har skapat den kopplingen. Även om du har SWAMID kan du använda inloggningsuppgifterna i e-postmeddelandet.

För mer detaljerade instruktioner läs här.

Jag hade inget Prisma konto och blev inbjuden att medverka på en ansökan eller på organisationskontot, hur slutför jag mitt personkonto?

Om du inte har ett Prisma-konto och blir inbjuden att medverka på en ansökan eller på organisationskontot, då skapas ett konto med minimal information åt dig i Prisma. Den enda information det kontot innehåller är ditt namn och din e-postadress. Innan du kan börja använda kontot måste du fylla på med övrig obligatorisk information. Detta gör du genom att slutföra följande steg:
(1) När du tackade ja till inbjudan fick du ett e-postmeddelande med en aktiveringslänk och inloggningsinformation. Klicka på aktiveringslänken för att aktivera kontot och logga därefter in med inloggningsuppgifterna från e-postmeddelandet.
(2) När du loggar in för första gången på ett ofullständigt konto kommer dialogen Skapa konto att visas. Klicka antingen på Skapa konto eller på Skapa konto med SWAMID beroende på om du vill använda SWAMID för inloggning på ditt konto.
(3) När dialogen för att skapa konto öppnas kommer din e-postadress och ditt namn att vara förifyllda. Fyll i resten av de obligatoriska fälten. Obligatoriska fält markeras med en asterisk (*).
(4) När du har fyllt i samtliga fält måste du fylla i det automatiska registreringsskyddet (fyll i siffrorna som syns på bilden) och sedan klicka på Registrera.
(5) Ett meddelande visas om att ditt konto nu är fullständigt.
(6) Logga återigen in i portalen med inloggningsuppgifterna från e-postmeddelandet, alternativt med SWAMID om du har valt att koppla SWAMID till ditt konto. Kontot är nu fullständigt och kan användas.

För mer detaljerade instruktioner läs här.

Jag får inte lösenordet att fungera och när jag beställer ett nytt kommer det inget.

Om du beställer ett nytt lösenord från Prisma och inte får något e-postmeddelande med inloggningsinformationen kan det bero på ett par olika saker:

  • Att ditt konto inte är aktiverat. Om du aldrig har loggat in tidigare beror felet oftast på att du inte har klickat på aktiveringslänken. Leta upp det ursprungliga e-postmeddelandet du fick när kontot skapades, där finns en aktiveringslänk som du måste klicka på innan du kan logga in för första gången. Innan kontot är aktiverat kan du inte beställa inloggningsuppgifter.
  • Att mailen fastnar i ditt skräppostfilter. Ibland kan e-postmeddelanden från Prisma fastna i skräpppostfiltret. Börja med att titta där och lägg om möjligt till prisma.research.se som en pålitlig avsändare så att du inte missar någon information från systemet.

När jag försöker skapa ett konto meddelar Prisma att min adress redan finns?

Om du tidigare har fått en inbjudan att vara medverkande på en ansökan eller en inbjudan till organisationskontot, och du har tackat ja, så skapas ett konto med minimal information. Detta gör att det redan kan finnas ett konto registrerat på din mailadress. Till din e-post ska du ha fått ett meddelande med en aktiveringslänk och inloggningsinformation, leta upp detta e-postmeddelande (kontrollera även skräpkorgen vid behov) och aktivera först och främst kontot så kan du sedan slutföra det.

Jag har råkat skapa två konton i Prisma men vill bara ha ett?

Du ska bara ha ett konto i Prisma och första steget är att du beslutar dig för vilket av de två kontona du vill behålla. Välj det mest kompletta kontot så slipper du fylla i information flera gånger. Prismas tekniska support kan hjälpa dig att ta bort det överflödiga kontot.

Jag arbetar på två olika arbetsplatser och har två olika e-postadresser, kan jag använda båda i Prisma?

Du ska bara ha ett konto i Prisma. Mailadressen är den unika identifieraren i Prisma, motsvarande "användarnamnet", vilket gör att du endast kan ha en mailadress kopplad till varje Prisma-konto. Det är därför viktigt att skicka och ta emot inbjudningar till ansökningar på rätt mailadress, alltså den som är kopplad till ditt Prisma-konto. Prisma har inget sätt att veta att två olika mailadresser tillhör samma person. Mailadressen syns inte på ansökan. Du kan framhäva den arbetsplatsen ansökan gäller för genom att klicka i "Nuvarande" under Arbetsliv - Anställningar.

Vad gör jag om jag har glömt mitt lösenord?

Om du har glömt ditt lösenord kan du använda funktionen för glömt lösenord för att få ett nytt lösenord skickat till den e-postadress som du har registrerat i Prisma. Klicka på Logga in och sedan på Glömt lösenord. Denna funktion kan du bara använda om du har aktiverat ditt konto.

Vad gör jag om jag har glömt mitt lösenord och har bytt e-postadress?

Vad gör jag om jag har glömt mitt lösenord och har bytt e-postadress?

Om du har bytt din e-postadress och inte kan beställa ett lösenord kan Prismas support hjälpa dig att byta e-postadress på ditt konto. Kontakta Prismas tekniska support här.

Jag har ärenden som ska signeras, men det finns inga uppgifter när jag loggar in i Prisma?

Att ingen uppgift syns kan bero på tre saker. Antingen är ansökan/ärendet inte fördelat av den som är ansvarig för att fördela rapporteringsuppgifter. Om organisationen inte har så kallad automatisk distribuering av rapporteringsuppgifter, så måste dessa fördelas manuellt på rapporteringsmappar. Detta ansvarar rapporteringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga för. Du kan läsa mer om detta i användarstödet här.

Eller så är du (personen) som ska utföra uppgiften inte kopplad till en rapporteringsmapp. Innan en användare kan utföra en rapporteringsuppgift, måste hen vara kopplad till rapporteringsmappen där uppgiften ligger. Rapporteringsadministratören, alternativt organisationskontoansvariga, ansvarar för detta.

Om ärendet är fördelat, och du som ska rapportera det är kopplat till rätt mapp, men ändå inte ser uppgiften, kan det vara att en annan användare kopplat till samma rapporteringsmapp redan hunnit utföra uppgiften. Alla användare kopplat till en mapp kan utföra de uppgifter som ligger i mappen. Det är bara aktiva uppgifter som syns under fliken Organisationsuppgifter, vilket innebär att de försvinner från tabellen så snart de är utförda.

Jag ska ta över som organisationskontoansvarig för organisationen – hur gör jag?

Om den frånträdande organisationskontoansvariga är kvar på organisationen, så kan denna utföra bytet. Först måste den tillträdande organisationskontoansvariga ha ett personkonto i Prisma, eftersom man alltid loggar in i Prisma som person. Den frånträdande organisationskontoansvariga bjuder in tillträdande som användare på organisationskontot. Den tillträdande organisationskontoansvariga får en e-post med inbjudan som ska accepteras. När inbjudan accepterats, ändrar den frånträdande organisationskontoansvariga ansvarsområde så att den tillträdande får rollen organisationskontoansvarig och huvudansvarig. Läs mer om hur man bjuder in och ändrar ansvarsområde i användarstödet här.

Om den frånträdande organisationskontoansvariga inte är kvar på organisationen, så måste den tekniska supporten för Prisma hjälpa till att genomföra bytet. Se först till att den tillträdande organisationskontoansvariga har ett personkonto i Prisma. Kontakta därefter supporten via supportformuläret. Förklara att organisationskontoansvariga har lämnat organisationen utan att lämna över ansvaret för organisationskontot i Prisma. Uppge namn och e-postadress till den tillträdande organisationskontoansvariga (den e-postadress som är kopplat till personkontot).

Går det inte att få till en automatisk fördelning av uppgifter?

Jo, man måste inte fördela uppgifterna manuellt. Om man väljer att signeringsstrukturen och/eller rapporteringsstrukturen speglar organisationsstrukturen kan man välja att fördelningen av ansökningar och uppgifterna som hör till fördelas automatiskt (automatisk distribuering).

Varför kan jag inte se vem som har signerat vad och när? Varför kan jag som prefekt bara se aktiva uppgifter?

I nuläget syns endast aktiva uppgifter på sidan Signering, fliken Organisationsuppgifter. För närvarande måste du kontakta den som är ansvarig för att administrera signeringsuppgifter, alternativt organisationskontoansvariga, på din organisation och be de ta fram informationen åt dig.

Varför kommer jag inte åt mer information på organisationskontot?

Den roll du har på organisationskontot styr vilken information du har tillgång till. Om du är ansvarig för att administrera (fördela) signerings- eller rapporteringsuppgifter, eller om du är organisationskontoansvarig, kommer du åt all information på kontot. Är du dock "endast" ansvarig för att utföra signerings- eller rapporteringsuppgifter, kommer du inte åt annat än de aktiva uppgifterna, alltså uppgifter som ska utföras.

Hur kan jag ladda ner flera dokument (kontrakt, beslut mm.) på samma gång?

Idag är nedladdningen begränsad per ansökan. Endast organisationskontoansvariga eller användare med administratörsrättigheter kommer åt tabeller där ansökningsärenden ligger samlade. Om du är organisationskontoansvarig eller en användare med administratörsrättighet, kan du ladda ner kontrakt och beslut genom att gå till tabellen Alla ansökningar och klicka på knappen Visa till höger i tabellen på aktuell rad. Ett fönster öppnas. Klickar på knappen Visa beslut kommer du åt de beslut som finns i PDF.

Jag har fått e-postmeddelande om att en uppgift (signering/rapportering) ska utföras, men när jag loggar in i Prisma för att utföra uppgiften finns den inte där. Gör jag något fel?

Nej, du gör inget fel. Någon annan har hunnit göra uppgiften före dig. En annan användare som är kopplat till samma mapp som du och därmed har samma behörighet till att utföra uppgiften, har alltså redan gjort utfört uppgiften.

Vi håller nu på att utveckla organisationskontot så att de som utför signerings – och/eller rapporteringsuppgifter ska få tillgång till mer information och kunna se vem som utfört vilka uppgifter och när.

Jag har fått mejl om att jag har en uppgift att utföra i Prisma, hur gör jag?

Logga in i Prisma och gå till fliken Organisationsuppgifter. Beroende på om du är en prefekt eller motsvarande som ska signera en ansökan, kontrakt eller förfrågan, eller en ekonom som ska utföra ekonomisk återrapportering, ser du rubrikerna Signering eller Rapportering i vänstermenyn. I tabellen ser du aktiva uppgifter, vilket betyder att när en uppgift utförts, försvinner den från tabellen. Alla användare som är kopplade till den mapp där uppgiften ligger, kan utföra den. Läs här i användarstödet för instruktioner om hur du utför en signeringsuppgift och här om hur du utför en rapporteringsuppgift.

Varför kommer villkor (kontrakt) för signering in lite då och då, inte på samma gång?

Det beror på att ansvarig handläggare hos finansiären inte har publicerat villkoren (kontraktet) än. Villkoren publiceras till kontona i Prisma (person- och organisationskonto) manuellt bland annat för att handläggaren ska kunna lägga till särskilda villkor samt kontrollera utbetalningsplan. När detta görs beror på handläggaren. Olika typer av bidrag har också ofta olika beslutsdatum, vilket ju påverkar när villkoren kan publiceras.

Jag har bjudit in användare till organisationskontot, men det fungerar inte. Vad är fel?

Troligen är det så att du bjudit in personen innan denna hade skapat ett Prisma-konto (personkonto), men att personen hann skapa konto innan hen klickade på länken i inbjudningsmejlet. Då fungerar inte länken längre. Detta brukar lösa sig om man tar bort inbjuden person och bjuder in den på ny. Lär mer om användare här.

Granskning-När får jag mitt arvode?

Vid fliken Arvoden till vänster när du klickat på Granskning kan du se om di handläggare har godkänt ditt arvodesunderlag. När detta har skett skickas det till ekonomiavdelningen hos den aktuella finansiären. Därefter görs själva utbetalningen. Kontakta din handläggare för mer specifik information i just ditt fall.

 Granskning-Var är Anslagstavlan?

Klicka på namnet på beredningsgruppens i vänstermenyn. Då kommer du till beredningsgruppens startsida. Där ser du de olika datumen för beredningsprocessen står, samt uppe till höger den så kallade Anslagstavlan. Där lägger din handläggare upp dokument som hör till ditt arbete som granskare. Läs mer om anslagstavlan och datum härlänk till annan webbplats och se nedan bild.

Granskning- Jag får bara felmeddelande att jag inte har behörighet när jag klickar för att utföra min granskning?

Om du får meddelandet när du klickar på länken i mailet, betyder det att du ännu inte skapat ett fullständigt konto i Prisma. Kontrollera att du blivit inbjuden till den mailadress du önskar skapa ett konto i Prisma med. Om du redan har ett konto i Prisma, be personen du blivit inbjuden av att skicka om granskningsinbjudan till den rätta mailadressen istället.

För att slutföra registrering av konto med den mailadressen du fått inbjudan till, vänligen klicka här för att se hur i användarstödet.länk till annan webbplats

Granskning- Jag kan inte registrera jäv? Det går inte att klicka ja/nej?

Om du får meddelandet när du klickar på länken i mailet, betyder det att du ännu inte skapat ett fullständigt konto i Prisma. Kontrollera att du blivit inbjuden till den mailadress du önskar skapa ett konto i Prisma med. Om du redan har ett konto i Prisma, be personen du blivit inbjuden av att skicka om granskningsinbjudan till den rätta mailadressen istället.

För att slutföra registrering av konto med den mailadressen du fått inbjudan till, vänligen klicka här för att se hur i användarstödet.länk till annan webbplats

 Granskning - Hur kan jag skriva ut de omdömen/yttranden som jag har skrivit?

Du kan bara ladda ned och skriva ut dina omdömen och/eller förslag till yttranden eller yttranden när du väl har skickat in dem. Om du vill skriva ut dem innan du skickar in, går de i dagsläget bara att ladda ned som en excelrapport: Samlade individuella omdömen. Läs mer om det genom att klicka här.länk till annan webbplats

 Granskning- Jag vill skriva mitt omdöme nu men det går inte, jag kan inte se knappen “skriv”?

Det beror antagligen på att datumet för att skriva ditt omdöme antingen har passerat eller ännu inte är aktuellt. Kontrollera datumen i kalendern på beredningsgruppens startsida. Om datumet har passerat, kontakta din handläggare för beredningsgruppen

Grundläggande systemkrav för Prisma

Prisma är ett webbaserat ansöknings- och granskningssystem. Grundkravet är därför att din dator är ansluten till internet. Prisma är byggt för att fungera med persondatorer (PC) och vi garanterar i dagsläget inte funktionaliteten på telefoner och surfplattor.

Prismas utseende kan påverkas negativt om du har låg upplösning på din skärm. Använd därför så hög upplösning som möjligt med systemet. Funktionaliteten påverkas inte av låg upplösning, men du kan behöva scrolla för att se allt innehåll på skärmen.

Vilka webbläsare fungerar med Prisma?

Prisma är byggt för att fungera med Microsoft Internet Explorer (version 10 och framåt ) och Google Chrome. Vid användning av äldre versioner av Internet Explorer kan problem uppstå med Javascript-baserade funktioner som popup-fönster och tabeller. Vi rekommenderar att du alltid uppgraderar din webbläsare till senaste versionen.

Använd inte Firefox då den inte är kompatibel med filuppladdaren.

För att kontrollera vilken version av Internet Explorer du använder klickar du på menyn Hjälp och sedan Om Internet Explorer:

Versionsnumret måste vara minst 10 och uppåt för att alla funktioner i Prisma ska fungera utan problem.

Om du har tillåtelse från systemadministratören att göra detta bör du kryssa i rutan Installera nya versioner automatiskt. Då kommer du alltid ha den senaste versionen installerad med alla aktuella säkerhetsuppdateringar.

Ska jag tillåta popup-fönster för Prisma?

Ja, du måste tillåta popup-fönster för Prisma. I de flesta webbläsare finns en funktion för att tillåta popup-fönster från en specifik webbplats, lägg till https://prisma.research.se som godkänd sajt för att visa popup-fönster. Exempelvis ansökansutkastet öppnas i ny flik.

Vilka PDF-läsare fungerar med Prismas PDF-filer?

Vi rekommenderar Adobe Acrobat och Acrobat Reader av version 7 och senare för användning med PDF-funktionerna i Prisma. I vissa fall kan det uppstå problem med att PDF-filer som har laddats upp i formuläret inte visas direkt i formulärsvyn. Detta beror oftast på att ingen PDF-plugin, eller en gammal version, har installerats i webbläsaren. Om du är osäker på om filerna verkligen har laddats upp kan du klicka på knappen Välj och välja att Förhandsgranska som PDF för att se så att allt material finns med.

Varför fungerar Prisma dåligt på mobiltelefonen/läsplattan?

Prisma är i dagsläget inte anpassat för mobiltelefoner eller surfplattor. Vi garanterar därför inte funktionaliteten på dessa plattformar. Om du har problem med att använda Prisma på din mobiltelefon rekommenderar vi att du istället använder en dator.

Jag vill bli organisationskontoanvändare

Vänligen kontakta organisationskontoansvarige i Prisma på organisationen. Vet du inte vem det är kontakta Prisma support tex genom frågeformuläret i Prisma användarstöd

Senast uppdaterad: 2018-10-29

FORMAS

Drottninggatan 89, Box 1206, 111 82 Stockholm. Telefon: 08-775 40 00.

FORTE

Östra Järnvägsgatan 27, Box 894, 101 37 Stockholm. Telefon: 08-775 40 70.

VETENSKAPSRÅDET

Västra Järnvägsgatan 3, Box 1035, 101 38 Stockholm. Telefon: 08-546 44 000.